Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.      От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность.

 

 

5. Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:

•  типовая номенклатура является нормативным документом. Она  составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования и науки РФ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);

•  примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;

•  индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел. Состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Подписывает руководитель структурного подразделения, согласовывает с руководителем архивного подразделения предприятия.

Типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  службами документационного обеспечения  министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

 

6. Какие данные  указываются на титульном листе  описи постоянного хранения?

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно - справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

На титульном листе описи дел постоянного хранения указываются:

- название организации; 

- номер организации; 

- номер описи; 

- название описи, которое  включает указание категории  документов (постоянного, временного  хранения, по личному составу  и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

- крайние даты дел,  включенных в опись. 

Перед названием фонда  на титульном листе оставляется  место для написания полного  названия государственного архива, в  котором будут постоянно храниться  дела данной организации.

 

7. В справочно-правовой  системе «Консультант Плюс» или  «Гарант» найти документы, содержащие  требования бланков и реквизитов, сохранить эти файлы в файлах  на дискете. 

 

 

8. В текстовом  процессоре Microsoft Word оформить по своему предприятию:

- Приказ о предоставлении отпуска

-  Образец докладной записки

-  Разработать штатное расписание

 

Приказ о предоставлении отпуска 

 

Образец докладной записки 

 

Штатное расписание   

 

9. В табличном  процессоре MicrosoftExcel разработать шаблон

- Журнал учета  движения личного состава

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
3. Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004
4. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.
6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20
7. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
8. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
9. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об-зор по зарубежным материалам. - М., 2004.
10. Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001
11. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
12. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.
14. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.
15. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004.
16. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.
17. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
18. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1999.
19. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

Цццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццц

цццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццццц