Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства

Целью "Управления" является повышение эффективности  функционирования подразделений, предприятий, организаций.

В связи с экономической  конъюнктурой "Управление" должно основываться на современных информационных технологиях.

Понятие "информационные технологии" можно определить как  совокупность программно-аппаратных средств  и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.

Информационные технологии управления - это методы и способы  взаимодействия управляющей и управляемой  подсистем организационной деятельности на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всех организационных включает в себя следующие категории:

- электронно-вычислительная  машина,

- системы коммуникаций  и вычислительных систем,

- банки данных и  знаний,

- программно-информационные средства,

- экономико-математические  методы и модели,

- экспертные системы.

 

2. Что составляет  формуляр документа, типовой формуляр? Как оформить приложения к  документу?

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр документа может быть представлен моделью построения документа, устанавливающей область применения, типовые форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр документа  составляет:

1) форматы бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей  и зон;

5) расположение реквизитов.

В основу унификации документов был положен принцип общей  модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют типовым формуляром -"формуляр-образец" .

Типовой формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Стандарт перечисляет  максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:

01 - Государственный герб  РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10- наименование вида  документа;

11- дата документа;

12 - регистрационный индекс (номер) документа;

13 - ссылка на регистрационный  индекс (номер) и дату документа;

14- место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст;

21 - отметка о наличии  приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор  электронной копии документа.

Типовой формуляр указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Типовой формуляр строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:  

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.  

 

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют, например: 

 

Приложение:        1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки  и оформления документов Управления  регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. 

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:  

 

Приложение:        письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 

 

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:  

 

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319 

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава  России от 05.06.2003 № 251

 

 

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа  необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:  

 

-          если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства  Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре  органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить  Положение о Комитете по связям  с религиозными организациями  города Москвы (приложение).

…

- если приложений несколько:  

 

В связи с  формированием Аппарата Правительства  Москвы в соответствии с Законом  города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить  Положения:

- об Организационно-аналитическом  управлении Правительства Москвы (приложение 1);

- о Правовом  управлении Правительства Москвы (приложение 2);

- об Управлении  по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

- о Протокольном  отделе Правительства Москвы (приложение 4);

… 

 

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

 

 

Аналогичным образом  оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем  разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении: 

 

Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г. № 38/93

 

 

При оформлении отметки  о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без  красной строки, дополнительным межстрочным  интервалом от текста не отделяется: 

 

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение:      1.  Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2.  Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз. 

 

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как  полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например: 

 

Справка о  суммах налоговых отчислений

Справка о  сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др. 

 

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

 

 

3. Каково назначение  УСОРД (унифицированная система  организационно-распорядительной документации) и ее особенности?

Унифицированная система организационно-распорядительной документации – это комплекс взаимоувязанных форм документов, процессов и правил документирования данных и документооборота, отвечающих единым правилам и требованиям, а по содержанию - средство реализации информационных процессов для документированного обмена данными, имеющими нормативно - правовую силу при управлении в различных сферах деятельности.

Необходимость упорядочения применяющихся  в организациях документов разных видов и сокращения их количества привела к принятию Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93, в котором определены формы организационно-распорядительных документов - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Целью разработки УСОРД  является создание взаимосвязанных  комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД  в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу и сокращению объема документооборота.

Альбом унифицированных  форм ОРД используется как эталонный  массив для разработки альбомов унифицированных  форм документов в организациях. Актуализированное состояние поддерживается путем включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм. Особенностью УСОРД является то, что формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые  на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством РФ.

 

4. Каким образом  последовательность делопроизводственных операций определяет порядок прохождения и исполнения документов?

Последовательность делопроизводственных операций определяет следующий порядок  прохождения и исполнения документов:

 

 

---------- - поступающие документы,

- - - - - - - - документы, отправляемые из организации,

* * * * * * - внутренние документы.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещения документов в аппарате управления организации, все операции по приему, передачи, составлению и  оформлению, отправки и подшивке документов дела. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.             Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.       Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).