Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства

Система храпения электронных Документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, в том числе и электронных  документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных— прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями той подсистемы являются:

• организация работы с электронными документами;
• контроль исполнения документов;
• распечатка и тиражирование документов;
• электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntcxt, World View и др.

Особо следует выделить универсальные интегрированные  программные системы, частично или  полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др. 

Упомянутая выше отечественная  система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации,   имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно    может использоваться совместно с универсальными средствами   подготовки, хранения и обработки документов - текстовым    редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами.

 Получила распространение  мощная корпоративная система   управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметим  интегрированную систему Team Office — это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

В заключение можно предложить общие рекомендации но выбору систем управления электронными документами:

1. Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.
2. Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом (Дело 96, Docs Open).
3. Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы.

2.2 Основные положения  по документированию управленческой деятельности

 Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы  документации  — это комплекс   взаимоувязанных документов, созданных  по единым правилам  и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

       Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

 Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда  необходимо принять нормативный пли индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация, решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих  интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются па основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции  организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании  положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и  иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными,  территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными  за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым подразделением  или главным бухгалтером (бухгалтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного  обеспечения; с заместителем председателя  коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросам, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными организациями,  а также неподчиненными, когда  последние выступают обязанной  стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и  научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями  — при необходимости или в  случаях, предусмотренных документами  этих органов. ааааааааааааааааааааайййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййййй

Заключение 

Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три  класса или уровня. Системы первого  уровня (их можно определить как  автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом.

На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях  можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком  этого второго уровня является наличие  в системе полной электронной  версии каждого документа, что позволяет  вести полнотекстовый поиск по его  содержанию, передавать документ по локальной  вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Ответы на вопросы  по теме «Информационные технологии в делопроизводстве».

1. Что представляют собой информационные технологии управления?

"Управление" применяется  во всех сферах человеческой деятельности:

- в технике (управление  машинами, техническими процессами);

- в производственно-хозяйственной  деятельности (управление производственными  процессами).