Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства

Содержание

 

Введение...................................................................................................................3

1. Делопроизводство и информационные технологии…………………………5

1.1. Определение терминов "делопроизводство" и " информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы………………………………...5

1.2. Автоматизация делопроизводства…………………………………………..10

1.3. Электронный документооборот……………………………………………..12

2. Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства.....................................................................................................16

2.1. Системный подход к управлению электронными документами...........................16

2.2.Основные положения  по документированию управленческой деятельности..........................................................................................................19

Заключение ...........................................................................................................23

Ответы на вопросы по теме «Информационные технологии в делопроизводстве.24

Список литературы............................................................................................... 0

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

ввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв

Введение

 

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и  способностью приспосабливаться к  различным условиям работы является непременным условием повышения  эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

 Не менее важная  задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение  документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

 Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Цель реферата - построить концепцию новых информационных технологий обработки документов, оценить их влияние на организацию службы делопроизводства. Для достижения данной цели ставятся следующие задачи:

• проанализировать сущность процесса автоматизации работы с документами;
• выявить автоматизированные рабочие места;
• показать сущность электронных офисных систем;
• раскрыть технические средства рабочих мест в ДОУ;
• раскрыть модель операционной системы компьютера;
• показать сущность системного подхода к управлению электронными документами.

Методологическую основу составили принципы объективности, всесторонности, комплексности, методы анализа и синтеза, конкретно-исторический метод, сравнительно-правовой метод.

 

 

1. Делопроизводство и  информационные технологии

1.1 Определение терминов "делопроизводство" и " информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

 

Для рассмотрения темы реферата - "Информационные технологии в делопроизводстве организаций" прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с.23]

Управление можно представить  как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов. [21; с.142-144]

При этом необходимая  информация для принятия решений  и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном  виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с.117-118]

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных  программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация  документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с.145]

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий  класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с.54]

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. [4]

В настоящее время  под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения  для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система - это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. [14; с.75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]

Информационная система  должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);
2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);
3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет - например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с.77-78]

Обычно термином "информационные системы" в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения  информационных технологий в различные  системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как "умная пишущая машинка". С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов - к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время  на рынке производителей программных  продуктом в наличии имеется  достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как "БОСС-референт", "ДЕЛО", "DocsVision", и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы ("КонсультантПлюс", "Гарант", и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как "БОСС-кадровик", и др.).