Вместе  с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.

     В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей  о приеме на работу:

• наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;
• указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
• наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
• не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;
• наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
• наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
• указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

     Оформление  сведений о работе см. в прил. 6, п. 2

     3. Практика кадровых  служб

     3.1. Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку

 

     Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующим образом.

     Согласно  Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

     Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш  к ней), обязано немедленно заявить  об этом администрации по месту последней  работы. Не позднее 15 дней после заявления  администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие. (прил. 6)

     3.2. Внесение сведений о награждении юбилейными медалями

     Согласно  Инструкции в раздел "Сведения о  поощрениях" трудовых книжек вносились  сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

• в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);
• ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);
• в графе 2 - дата награждения;
• в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и

наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

     3.3. Выдача на руки трудовой книжки

     Согласно  разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия  в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

     Согласно КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

     Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

     3.4. Оформление исправлений

Пример  оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней

     Трудовая  книжка оформлена правильно, за исключением  того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.

     3.5. Выписка из трудовой книжки

     Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей  форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

          Трудовая книжка повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

Однако сегодня  далеко не все руководители негосударственных  организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. Допущение ошибок можно  объяснить тем, что до недавнего времени работники кадровых служб имели небольшую возможность доступа к нововведениям в трудовом законодательстве.  На сегодняшний же день с развитием средств информационной поддержки (СМИ, Интернет, программа «Консультант Плюс») ошибок в заполнении, оформлении трудовых книжек  стало гораздо меньше. Следует отметить, что иногда возникает проблема несоответствия действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике, поэтому в трудовом законодательстве, начиная с 1918 г., когда была предпринята первая попытка упорядочить трудовые отношения (Декрет "О трудовых книжках для нетрудящихся") и до нашего времени происходили и происходят  множественные изменения. И сегодня, несмотря на недавние слухи в СМИ о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось, прежде всего, с принятием Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.

 

Приложение 1

 
 

     Книга учета движения трудовых книжек и  вкладышей к ним

 

      Приложение 2

Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

 

     Приложение 3.

 

     М.П.         Утверждаю

         Руководитель предприятия

               (учреждения, организации)

               "__"_____ ____ года

 

     АКТ

 

     "__" ________ г.                                                                Город _____________________

Нами____________________________________________________________________________

(указать  должность, фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ______ ____ г. по "__" ______ ____ г.

_________________________________________________________________________________

(полное  наименование предприятия, учреждения  или организации)

испорчено ________________________________________________________________________

(указать  подробную причину порчи)

" __" штук ________________________________________________________________________

(указать  прописью)

бланков трудовых книжек (или вкладышей к  ним) ______________________________________

__________________________________________________________________________________

(перечислить  серию и номер каждого бланка  трудовой книжки (или вкладыша к ней)

на _______________ языке, которые "__" ________ ____ г. уничтожены путем сожжения.

   (название  языка)

Акт составлен  на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета _________________________________________________________________________

(полное  наименование предприятия, учреждения  или организации)

Подписи:

 

      Приложение 4

Оформление  записей сведений о работе в трудовой книжке или вкладыше к ней

 

А)