Трудовые книжки

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную

часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Порядок оформления и  ведения вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш вшивается в трудовую книжку в случае, если в ней заполнены  все страницы хотя бы одного из разделов и дальнейшее ведение в документе записей не представляется возможным.

Оформление и ведение  вкладыша осуществляется работодателем  с соблюдением правил, установленных  для оформления и ведения трудовых книжек. При необходимости в трудовую книжку вшивается два и более вкладышей. О выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш серия…номер…».

Вкладыш без трудовой книжки, даже оформленный надлежащим образом, является недействительным (см.п.39 Правил).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта.⁵

1.2 Оформление титульного листа

Организация может выдать работнику трудовую книжку только в  том случае, если работник поступает на работу впервые.  Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

Записи в трудовой книжке являются основанием для назначения работнику пенсии. Поэтому форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателя устанавливается Правительством Российской Федерации. В настоящее время действуют два нормативных документа:

1.Правила ведения и хранения трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках».

2.Инструкция по заполнению  трудовых книжек, утвержденная постановлением  Минтруда России от 10.10.2003г. № 69.

Рассмотрим требования новой Инструкции по заполнению первого (титульного) листа трудовой книжки.

Во-первых, записи в трудовую книжку вносятся перьевыми, гелиевыми ручками, ручкой- роллером (в том числе шариковой), цветоводостойкими чернилами. Разрешено использовать чернила трех цветов: черного, фиолетового, синего.

Во- вторых, в отличие от старой инструкции основанием для внесения сведений о работнике в титульный лист трудовой книжки являются не только паспорт и свидетельство о рождении, но и иные документы, такие, например, как загранпаспорт, водительские права и другие, содержащие персональные данные работника.

Сведения о работнике  заполняются следующим образом:

• Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчество инициалами;
• Дата рождения записывается полностью( число, месяц, год)⁶.

Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения.

В титульном листе  трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.

Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно не допустимо.  Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 25.04.71 г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения (например, 15 мая 72г.). Согласно Инструкции дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, например 8 сентября 1973г.

Информация об уровне образования работника в современной  форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

Другой ошибкой в  данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

Допускаются ошибки и  при заполнении сведений о профессии или специальности⁷. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

Правильность внесенных  в титульный лист сведений проверяет  владелец трудовой книжки (работник) и  заверяет своей подписью.

В титульном листе  предусматривается еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Достаточно четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листа трудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, вызывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа⁸.

При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии -ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный  лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.⁹

В таком же порядке  при необходимости вносятся изменения  в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

Довольно часто работники  организаций и предприятий, получая  новые профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке.

После внесения всех сведений указывается дата заполнения трудовой книжки. Дата заполнения титульного листа  трудовой книжки, как и любые другие даты, оформляется арабскими цифрами по две на число и месяц и четыре на год (ГОСТ Р 6. 30 – 2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.) Например, запись от 02 января 2004 г. в трудовой книжке будет оформлена как 02.01.2004.¹⁰ Все записи производятся в присутствии работника, который своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесения сведений в трудовую книжку. Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или печать кадровой службы в специально обозначенном месте (МП)¹¹.

Содержательная часть  трудовой книжки имеет табличную  форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии. Оформление титульного листа см.в приложении №1.

1.3 Оформление сведений о работе

Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на 3 группы:

• информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;
• информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;
• дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о  приеме на работу выяснить, имеются  ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения:

• о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва

(зачисления) и даты  увольнения со службы;

• о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
• о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);¹²

Чаще всего такие  записи приходится вносить при первичном  оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных  заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание  ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации  нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а)¹³. Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

• записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;
• номера записей исправляются, зачеркиваются;
• даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;
• даты написаны римскими цифрами вместо арабских;
• даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);
• в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;
• нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);
• ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;
• в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).