Требования к оформлению справок, докладных записок, объяснительных записок

     Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

     Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

                               Пример 8: Оформление служебной записки  

 

Административно-хозяйственный отдел                   Начальнику службы охраны

                                                                                         Д.В. Еремину

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

14.02.2006 № 10 

 

       В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров. 

 

     Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО «АэроВент» для выполнения этих работ:

1.   Королев Роман Николаевич.

2.   Машков Геннадий Сергеевич.  

 

   Начальник отдела                        Подпись                              А.С. Антипов

 

      Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ¹⁵). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки.

     Кадровому работнику всегда необходимо иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. Ведь информационный обмен в организации происходит непрерывно, и сотрудники часто обращаются в отдел кадров за помощью в составлении того или иного документа. В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы.

     На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. Если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

     Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

    Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

- наименование организации;

- данные  получателя записки,  с указанием ФИО должностного лица;

- само наименования - "Объяснительная записка";

- дата составления и зарегистрированный номер документа;

- подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

- непосредственно текст  пояснения;

- составитель и подпись.

     Документ по структуре состоит из двух частей¹⁶:

    1. Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;

     2. Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

     Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях¹⁷:

     1. Возникновение недостачи в кассе или на складе;

     2. Прогул или опоздание на рабочее место;

     3. В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность.

     Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.  В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.

 

                     Пример 9: Оформление объяснительной записки

 

Генеральному директору  ООО «Цветочек» 
Иванову И.И. 
от менеджера по продажам 
Петрова П.П.

                                              Объяснительная записка

      Я, менеджер по продажам ООО «Цветочек» Петров П.П., опоздал на работу 01.01.2010, поскольку это был официальный нерабочий праздничный день, установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал.

     Прошу оплатить мне фактически отработанное 01.01.2010 время в количестве 6 (шести) часов в двойном размере.

 

         01.01.2010                                                                        П.П. Петров

 

     Итак, докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

     Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные  записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

    Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

     Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения  поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом,  справка (справки) – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

     Справки делят обычно на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. В справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, которое занимал гражданин и период его работы в этой должности.

    Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

      Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения – оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения автора будет указано структурное подразделение.

     Дата, адресат, заголовок, текст, подпись – обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

     Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Например, справка «О подведении итогов конкурса в 2010 г.». Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

     Помимо  справок в данной работе были  рассмотрены требования к оформлению таких документов как докладная и служебная записки.

     Итак, докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

     Как правило, цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст докладной записки четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Например, инициативными докладными записками информируют руководителя о ходе выполнения работ.

     Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»).

     Оформление докладных записок зависит от адресата.

     Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Допускается рукописный способ оформления. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

     Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения формата А4 и подписывается руководителем учреждения.

      Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Их назначение - прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника событий. 
Объяснительная записка помогает разобраться в причине событий и даже снять вину с его участников, если они окажутся невиновными. 
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. 
Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата, подпись составителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

                                                 1. Источники

1.1 ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 15 с.

1.2 «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93» (ОКУД) (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (ред. от 23.12.2010). – М.: Издательство стандартов, 1994. – 7 с.

 

                                                 2. Литература 

2.1 Доронина Л.А. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2006. - № 4. - С. 42-48.

2.2 Каменева Е.М. Справки, копии и выписки из документов. - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=007924

2.3 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. ред. А.С. Малитиков. – М.: ВНИИДАД. - 1974. - 80 с.

2.4 Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство // Секретарское дело. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=513