Требования к оформлению справок, докладных записок, объяснительных записок

      Пример 1:

     Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).

     При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:

Пример 2: Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5.

     Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.

     Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Пример 3:

      Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

     В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).

     При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

     Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа - СПРАВКА.

      При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 * 297 мм) или А5 (148 * 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4)¹⁴:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа (СПРАВКА);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);

- текст документа;

- адресат;

- подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).

                                  Пример 4. Внутренняя справка

 

     Таким образом, справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

 

2. Докладные и объяснительные  записки: правила составления  и оформления

      Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

     Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

     Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

     Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

     Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

     Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

     В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

- внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

- внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

    Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись составителя (с указанием должности).

     Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

     Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

     Пример 5: 

 

Угловое расположение реквизитов	Продольное расположение реквизитов
Наименование                                        Адресат структурного подразделения    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА     _______ № ________     заголовок к тексту	Наименование структурного подразделения                      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА    ________                                      № ________                                                               Адресат   заголовок к тексту

     Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

     Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2010, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2010 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

     Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

     Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

     В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

     Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:  Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

                         

              Пример 6: Оформление внутренней докладной записки  

 

Отдел рекламы                                                              Генеральному директору                                                   

                                      ООО «Мечта»

                                                                                        В.Л. Горюнову     

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                

20.01.2010 № 10 

 

о командировании специалистов

для участия в семинаре  

 

     В соответствии с полученным 19.01.2006 от ООО «Экспо» официальным приглашением сотрудникам ООО «Мечта» посетить организуемый ООО «Экспо» международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006 следующих специалистов: маркетолога Короткова A.M. и художника-дизайнера Сорокину А.В.  

 

Начальник отдела                         Подпись                               М.Ю. Железнов     

 

 

 

 

                  

      Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже. 

               

              Пример 7: Оформление внутренней докладной записки

 

Правительство Москвы                                              Префекту Северного     

Департамент инвестиционных                                  Административного округа

программ строительства                                             М.М. Момонову 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА  

 

27.02.2010 № 03-04/6  

 

Москва 

 

     Довожу до Вашего сведения, что представитель префектуры А.В. Соколов, являясь на еженедельные заседания Рабочей группы, приходит недостаточно подготовленным, возложенные поручения выполняет не в полном объеме, а 22.02.2010 отсутствовал на совещании. 

     Прошу принять соответствующие меры. 

 

Руководитель департамента                    Подпись                   А.В. Саленцева

 

 

                                                          

 

 

 

 

 

     В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.