Требования к оформлению документов

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего

 образования

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ им. К.Г. Разумовского (Первый Казачий Университет)

Филиал ГО УВО «МГУТУ» в г. Мелеузе

_____________________________________________________________________________________

Контрольная работа

    

По дисциплине : Документирование управленческой деятельности.

На тему: Требования к оформлению документов.

                                                    

 

                                                 

                                                       Выполнил(а)

Студент 2 курса

                                                                       Султанова Реналия Р.

Специальность: 080100.62

Шифр: 029364

Работа сдана на проверку:____

Преподаватель: Павлова Л.Г.

Оценка:___________________

Мелеуз 2014г.

Содержание.

 

Введение.

1.        Требования к оформлению документов.  ………………………………..

1.1      Реквизитов документов.  ……………………………………………….....5

1.2      Требования к бланкам документов. ……………………………………...6

1.3      Требования к оформлению реквизитов.  ………………………………...8

2.       Оформление некоторых видов управленческих документов. ……...…

2.1.    Организационно-правовые документы. ………………………………..12

2.1.1.  Инструкция.  ……………………………………………………………...12

2.2.     Распорядительные документы.  ………………………………………..13

2.3.     Справочно-информационные документы. . ……………………………17

2.3.1. Справка.  ………………………………………………………………….18

2.3.2.  Акт.  ……………………………………………………………………….19

2.3.3.  Протокол. …………………………………………………………………21

Список литературы.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

Слово документ в переводе с латинского означает поучительный пример, образец, доказательство. Этот термин имеет несколько значений: а) деловая бумага, которая подтверждает определенный юридический факт, подтверждает право на что-либо, б) письменное свидетельство, которое официально подтверждает личность, в) письменное произведение, рисунок, грамота, свидетельствующая об историческом событии. Документы, как основной вид делового языка, носители информации, являются способом засвидетельствования, являются основой для принятия решений, для доказательств, т.е. имеют большое правовое значение. Документы должны быть правильно сложены по форме и по содержанию, с соблюдением соответствующих реквизитов. Итак, документ является носителем объективной, достоверной информации, материальным объектом с содержанием информации, закрепленной выгодным для человека способом для передачи ее в пространстве и времени, и имеет, в соответствии с действующим законодательством, юридическую силу. Деловые документы классифицируются по содержанию, способу фиксации и изготовлению, названию, сложности и степенью гласности, местом составления, по происхождению, по юридической силе и назначению. По способу фиксации информации документы могут быть написанные, графико- , фото-, кино- и фонодокументы, по технику воссоздания - рукописные и созданные машинным способом. По содержанию и назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, справочно-информационные, хозяйственно-договорные, финансово-расчетные, документы по личному составу, личные официальные документы, удостоверяющие. По названию документы различают: акты, аннотации, отзывы, ведомости, справки, договора, приглашения, отчеты, письма различного назначения, приказы, планы работ, положения, правила, постановления, удостоверения, распоряжения и т.п. По способу изготовления различают типовые, стандартные (трафаретные) и индивидуальные документы. Типовые составляются заблаговременно, преимущественно по трафарету, и являются текстом-примером для индивидуальных. В стандартных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается во время заполнения. Трафаретные документы в настоящее время получили широкое распространение, когда в делопроизводстве стал использоваться компьютер. Индивидуальные документы сложно стандартизировать, они свободны по форме, но необходимые реквизиты в них имеются. Это автобиография, записки, телеграммы, жалобы. По степени сложности различают простые и сложные документы, первые содержат один вопрос, сложные - два и более. По месту создания и функционирования различают внутренние и вешние документы, по направлению - входящие и исходящие. Внутренние документы создаются на определенном предприятии, в учреждении, организации и там функционируют. Внешние документы поступают с предприятий. По сроку исполнения документы могут быть срочными и несрочными. Первые требуют исполнения, отсылки или получения в сроки, установленные законом, правовым актом или руководителем (телеграммы, факсы). Прочие документы считаются несрочными и выполняются в сроки, установленные администрацией. По происхождению различают: служебные и официально-личные. Служебные создаются в организациях, учреждениях и касаются вопросов их деятельности, официально-личные пишутся конкретными лицами (автобиография, рапорты, заявления, пояснительные записки). По степени гласности документы делят на обычные, секретные, абсолютно секретные и для служебного пользования. В правом углу документа делают специальную пометку: «Секретно», «Для служебного пользования», «Абсолютно секретно». По стадиям изготовления документы подразделяют на оригиналы и копии. Копия в правом верхнем углу имеет пометку «копия». Также существует дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую с оригиналом юридическую силу, и выдаётся в связи с потерей оригинала.

 

 

1. Требования к оформлению документов.

1.1.                   Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

30 - идентификатор электронной копии  документа.  

 

1.2.                   Требования к бланкам документов.

ГОСТом установлено два основных формата бланков документов –  А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Данные цифры не являются обязательными, и организация сама в праве решать, какие размеры полей удобнее использовать, однако они не должны быть меньше установленных ГОСТом. Левое поле используется для подшивки документа к делу, поэтому имеет смысл создавать бланки, опираясь на срок хранения документов. Если хранение краткосрочное, то левое поле можно оставить 20мм, а если долгосрочное – то 30мм. Правое и нижнее поле необходимо на случай износа бумаги, а верхнее – для проставления нумерации страниц. В некоторых документах используется как лицевая сторона, так и оборотная. В этом случае левое поле составляет 10мм, а правое – 20мм.

Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами организации, которой этот бланк принадлежит. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков –   угловой и продольный (смотри Приложение). В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

·         бланк организации;

·         бланк структурного подразделения;

·         бланк должностного лица.

Для организации устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк – используют  для изготовления любых видов  документов, кроме письма;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк включает следующие реквизиты:

·        Государственный герб Российской федерации (или эмблема организации);

·        место составления или издания документа.

На бланке письма проставляют следующие реквизиты:

·        Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации);

·        код организации;

·        основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

·        ИНН/КПП;

·        наименование организации;

·        справочные данные об организации;

·         дата документа;

·         регистрационный номер документа;

·        ссылка на регистрационный номер и дату документа;

·        адресат;

·        заголовок к тексту;

·        отметка о контроле;

·        текст документа.

 

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты:

·        Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации);

·        наименование организации;

·        наименование вида документа;

·        место составления или издания документа;

·        дата документа;

·        регистрационный номер документа;

·        заголовок к тексту;

·        отметка о контроле.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.  

1.3.                   Требования к оформлению реквизитов.

Рассмотрим оформление некоторых реквизитов документов в соответствии с ГОСТом.

Гриф утверждения. Располагают в правом верхнем углу документа. Документ утверждается должностным лицом и состоит: из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например,

УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор ООО «Сапфир»  ___________ И. Р. Стрельников   02.07.2006

Дата документа. Это один из важнейших реквизитов документа, который обеспечивает юридическую силу документу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Реквизит Дата оформляют арабскими цифрами в следующем формате: 2 цифры – день месяца, 2 цифры – месяц, 4 цифры – год. Разделителем является точка. Например, дату 18 июля 2006 г. следует оформлять в виде 18.07.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 18 июля 2006 г., а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2014.07.18.

Адресат.  Сначала указывается, куда адресуется документ, затем – кому. Если документ адресуется должностному лицу, то инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения пишутся в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:                                                                      

 ООО «Сапфир»                                                                                  

 Отдел маркетинга                                                                          

 Начальнику отдела 

И. И. Петровой       

 

Если документ адресуется физическому лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например,

Сидорову А.Г.

ул. Лесная, д. 3, кв.24,

г. Подольск,

Московская обл., 301264 

 

Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации), и печатается прописными буквами. Например, ПРИКАЗ, АКТ, РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и  должен быть согласован с наименованием вида документа. Отвечает на вопросы “о чем (о ком)?” или “чего (кого)?”. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. Например, ПРИКАЗ о переводе, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря.

Текст документа. Текст документа составляют на русском языке, оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста следует  соблюдать правила, установленные инструкцией об организации делопроизводства на предприятии.