Требования к оформлению документов

Отметка о наличии приложения.  Реквизит печатают под реквизитом Текст в виде: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например,  

 

Приложения: 1. Штатное расписание…                      на 6 л. в 3 экз.  

2. Смета расходов…                               на 8 л. в 3 экз. 

 

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Подпись. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи.

Генеральный директор                            Подпись                           В.А. Соловьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Председатель Комиссии                    Подпись                           И.О. Фамилия

Секретарь  Комиссии                         Подпись                           И.О. Фамилия

Член Комиссии                                   Подпись                           И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

СОГЛАСОВАНО Должность Личная подпись                    И.О. Фамилия 05.07.2006

 

Гриф согласования. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Оформляется в нижней левой части страницы. Например, 

 

Печать. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты расходования денежных средств, а также на иных документах, специально предусмотренных  
правовыми актами. Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например,

И.С. Ларин  215 01 21

Идентификатор электронной копии документа. Колонтитул, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например, D:\Documents\Important\letter.doc

2.   Оформление некоторых видов управленческих документов.

Документы подразделяются на следующие основные группы:

·        Организационно-правовые документы

·        Распорядительные документы

·        Справочно-информационные документы

2.1.  Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы содержат положения, которые основаны на нормах административного права. Данные документы обязательны для исполнения, так как являются основой деятельности организации.

2.1.1.  Инструкция

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, основания для введения инструкции и другие сведения общего характера. Текст разбивается на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Реквизиты документа:

·        Гриф утверждения

·        Наименование организации

·        Наименование вида документа

·        Дата

·        Номер документа

·        Место составления

·        Заголовок к тексту

·        Текст

·        Гриф согласования

·        Подпись 

 

2.2.                   Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. С их помощью происходит управление и координация деятельности организации, решаются важнейшие вопросы управления. В любой организации руководство имеет право издавать распорядительные документы, в которых содержатся решения, обязательные для исполнения. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления.

В конкретной организации порядок составления распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами. В подготовке проекта распорядительного документа может участвовать несколько структурных подразделений или должностных лиц, а если проект сложный, то возможно создание рабочих групп. При этом одним из основных факторов создания качественного документа является квалификация и компетентности лиц, его готовящих. В качестве основания для разработки распорядительного документа можно рассматривать поручение вышестоящего органа, издание документа органами власти, необходимость осуществления распорядительной деятельности в рамках организации.

2.2.1.  Приказ

Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, направленный на решение основных задач, стоящих перед данным органом.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, оформление проекта приказа, его согласование, подписание приказа руководителем, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визирует проект его разработчик, руководитель структурного подразделения, предлагающий проект, юрист и все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица бухгалтерского управления.

Приказы в организации делятся на два вида: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

Приказы по личному составу касаются всех изменений, происходящих с кадрами – прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков и так далее. Для создания таких приказов используются унифицированные формы, утвержденные положением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Приказы по основной деятельности охватывают все изменения, происходящие в структуре организации – реорганизация, ликвидация, реструктуризация, регулирование финансовых вопросов, вопросов материально-технического снабжения и так далее. Приказы оформляются либо на общем бланке, либо на бланке конкретного вида документа и имеют следующие реквизиты:

·        Название вида документа (ПРИКАЗ);

·        дата (датой приказа является дата его подписания);

·        порядковый номер приказа;

·        место издания приказа;

·        индекс документа;

·        заголовок к тексту;

·        текст;

·        подпись руководителя;

·        отметка о согласовании;

·        фамилия и телефон исполнителя.

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. Констатирующая часть начинается словами “В связи с…”, “В целях…” и так далее.

Распорядительная часть начинается словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, написанным прописными буквами в единственном числе и излагается в повелительной форме. Текст распорядительной части разбивается на пункты и разделы, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом. Например, Контроль  исполнения приказа оставляю за собой. 

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то эти документы оформляются в виде приложения к приказу.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В таких случаях текст приказа начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое пишут прописными буквами.

Приказ подписывается руководителем организации. После подписания не допускается введение каких-либо изменений в его текст. При  регистрации приказы нумеруют порядковыми номерами в пределах календарного года, начиная с первого января.

2.2.2.  Распоряжение

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия, охватывает узкий круг организаций и должностных лиц, которым адресовано и не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.  

 

Распоряжение оформляется на бланке конкретного вида документа и имеет следующие реквизиты:

-       Наименование организации;

-        название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

-       дата;

-        номер документа;

-        место составления или издания;

-        заголовок к тексту;

-         текст;

-        подпись;

-        гриф согласования.          

  Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ, только распорядительная часть текста документа начинается со слова “ОБЯЗЫВАЮ”.  

 

2.3.                   Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы, в отличие от организационно-распорядительных, не являются обязательными к исполнению и носят справочный характер. Они могут либо побуждать к действию, либо просто приниматься к сведению. К таким документам относятся справки, акты, протоколы, письма, телеграммы, заявления.

2.3.1.  Справка

Справка – это документ, в котором содержится описание или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают двух видов: служебные и личные. В служебных справках излагается информация о каких-либо фактах в работе организации, например справка о наличии материалов на складе. Личные справки выдаются гражданским лицам или организациям для удостоверения тех или иных юридических фактов. В качестве примера можно привести справки-вызовы на учебную сессию, справки с места учебы или работы и так далее.

Основными реквизитами справки являются:

-        наименование организации (или наименование структурного подразделения);

-        наименование вида документа;

-        дата;

-        номер;

-        место составления;

-        адресат;

-        заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4);

-        текст;

-        отметка о наличии приложения (если необходимо);

-        подпись;

-        печать.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос “о чем?”. Для справок, оформленных на формате А5, заголовок к тексту допускается не составлять. Справки оформляются на общем бланке организации.

ООО “Центр-Автомасел ” СПРАВКА г. Оренбург                                                                                            14 октября 2014 года Настоящая справка дана сотруднице ООО “Центр-Автомасел” Никодимовой Светлане Александровне в том, что она работает заместителем главного бухгалтера в ООО “Центр-Автомасел” с 01.01.2006 и по настоящее время. Генеральный директор ООО “Центр-Автомасел”                                  Подпись, Печать            Кукташев И.И.