Требования к оформлению документов

Датой справки является дата ее подписания.

2.3.2.  Акт

Акт – это документ, созданный несколькими должностными лицами (комиссией), и подтверждающий факты или события. Существует большое количество разновидностей актов, например акты списания, инвентаризации, ревизий. Акты содержат выводы, рекомендации, предложения. Акт оформляется либо на общем бланке организации, либо на бланке конкретного вида документа. Основными реквизитами акта являются:

-        Гриф утверждения;

-        наименование вида документа;

-        дата;

-        порядковый номер акта;

-        место составления;

-        индекс документа;

-        заголовок к тексту;

-        текст;

-        отметка о наличии приложения (если есть приложение);

-        подписи председателя и членов комиссии;

-        отметка об исполнителе.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются все члены комиссии с указанием должностей, а также все присутствовавшие при работе комиссии. Так как комиссия создается на основании приказа руководства, то во вводной части указывается дата и номер такого приказа. В констатирующей части приводится описание сущности проведенной работы, фиксируются факты или события, установленные комиссией, а также излагаются решения, выводы.  Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами. После текста указывается, кому передается каждый экземпляр акта. Акт подписывается всеми членами комиссии и лицами, принимавшими участие в его составлении. В реквизите подпись должности не указываются. Акт вступает в силу после его утверждения руководителем организации. Пример оформления акта представлен в приложении.

2.3.3.  Протокол

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях иных коллегиальных органов.

Бланк протокола состоит из следующих реквизитов: 

 

-        наименование вида документа;

-        номер;

-        дата;

-      место составления;

-        заголовок к тексту;

-        текст;

-        подписи председателя и секретаря

Протокол оформляется либо на чистом листе формата А4, либо на общем бланке.

Протоколы бывают двух видов – полный и краткий. Отличаются они тем, что в полном протоколе содержатся записи всех выступлений на собрании, а в кратком протоколе излагаются только фамилии выступавших и краткая запись по теме выступления. Мы рассмотрим полный протокол, как наиболее наглядный.

Заголовок к тексту обычно содержит наименование собрания, например: Заседание ученого совета; Собрание акционеров.

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части должно быть обязательно написано, кто является председателем собрания, кто секретарем, перечисляются все присутствовавшие в алфавитном порядке с указанием должностей. Список присутствующих оформляется во всю ширину строки с одинарным межстрочным интервалом. Если присутствовало много участников, то допустима запись “Присутствовало 35 человек. Список участников прилагается”. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Если на повестке дня рассматривается несколько вопросов, то каждый вопрос оформляется отдельным пунктом и нумеруется арабскими цифрами с точкой.

Основная часть разбивается на части по количеству пунктов повестки дня. Каждая часть строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. В разделе СЛУШАЛИ приводятся инициалы и фамилия докладчика, ставится тире и с прописной буквы излагается краткое содержание доклада. В разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения аналогичная. Раздел ПОСТАНОВИЛИ содержит принятые решения по каждому пункту повестки дня полностью (без сокращений). Текст протокола подписывается председателем и секретарем собрания. Пример оформления протокола приведен в приложении.

Список литературы.

1.     ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам.

2.     Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

3.     Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

4.     ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ В.В. Соколянский,  Бучина Н.В Учебно-методическое пособие – РИЦ МГИУ 2004г.

5.     Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.