Требования к оформлению справок, докладных записок, объяснительных записок

 

 

 

 

 

 

18. Требования  к оформлению справок, докладных  записок, объяснительных записок

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              СОДЕРЖАНИЕ 

 

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                               3                                                                                                            1 Понятие, виды справок и требования к их оформлению                                   6     

2 Докладные и объяснительные записки: правила составления

и оформления                                                                                                           15     

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                        25

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ                                                       28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность  исследования. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы:

- акты;

- справки;

- сводки;

- докладные записки;

- предложения;

- переписка и др.

     Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

     Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

- от работника к руководителю подразделения,

- от руководителя подразделения к руководителю организации,

- от подведомственной организации в вышестоящую.

     Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего. Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители организации (или их заместители). Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 и являются едиными для всех документов.

     Нормативной  базой контрольной работы послужили такие нормативно-правовые акты, Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2010)¹, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»² и «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93»³ (ОКУД) (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (ред. от 23.12.2010).

     Изучаемому  в данной работе вопросу посвятили  свои труды такие авторы как: Л.А. Доронина, Е.М. Каменева, Т.В. Кузнецова,

     Статья Л.А. Дорониной «Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?»⁴ посвящена таким информационно-справочным документам как записки и справки. В своей статье автор анализирует виды докладных записок, дает определение служебным запискам и отмечает их отличие от докладных записок. Обстоятельно и подробно, на примерах, в статье рассматриваются правила оформления данных видов информационно-справочных документов. 

Помимо записок, автор  статьи также рассматривает такой  вид документов как справка: дает определение справке, обращает внимание на правила ее оформления и исследует виды справок.

     В статье  Е.М. Каменевой «Справки, копии и выписки из документов»⁵ автор дает определение справке, рассматривает ее виды, и особое внимание автор статьи уделяет оформлению реквизитам данного документа.

     В Кратком словаре видов и разновидностей документов⁶, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения документам «докладная записка», «служебная записка», «справка», из которых следуют некоторые различия в их назначении.

     В статье  Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство»⁵ автор сосредотачивает свое внимание на правилах оформления справок, анализирует их назначение и правила составления.

     В статье  И.П. Нехаева «Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок»⁶ анализируются требования, предъявляемые к составлению и оформлению докладной, служебной и объяснительной записок.

     Цель работы: изучить требования к составлению и оформлению справок, докладных и объяснительных записок. Для достижения поставленных целей, требовалось решить следующие задачи:

- рассмотреть понятие, виды справок и изучить требования к их оформлению;

- проанализировать правила  оформления докладных и служебных  записок. 

     Структура  работы. Работа состоит из введения, двух пунктов, заключения и  списка источников и литературы.

 

            1. Понятие, виды справок и требования к их оформлению

     В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93⁷) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации.

Определение данного  вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в  Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа⁸:

     Справка:

- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

- документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

    В зависимости от целей составления справки могут быть⁹:

-    аналитическими,

-    отчетными или

-    информационными. 

     Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения. 

     Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2010 года.

     Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2010 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

     Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

- те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;

- те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

     Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

     Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

     Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);

- бланк конкретного вида документа (кроме письма);

- бланк письма¹⁰.

     Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. примеры 1 и 3):

- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа (СПРАВКА);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

- текст документа;

- адресат;

- текст документа;

- подпись;

- оттиск печати (для справок биографического или финансового характера)¹¹.

     Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа¹².

     В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два-четыре межстрочных интервала.

     Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 02 февраля 2009 г.

     Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

   Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

     Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

     Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

     Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий)¹³.

     Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

     Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

     В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».