Современные программные средства электронного документооборота

7. Система электронного документооборота Optima WorkFlow

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального  документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена  для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Использование системы в практической деятельности вашей организации  позволит значительно облегчить  выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

• Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.
• Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
• Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.
• Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.
• Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
• Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.
• Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
• Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

8. Система электронного документооборота LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена  для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота , основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
• корпоративное хранилище (архив) электронных документов , обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
• система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
• система автоматизированной поддержки деловых процессов организации , реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных  проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

9. Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения  управления БОСС-Референт - это программный  пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

• Повысить скорость принятия решений и их качество
• Усилить контроль исполнительской дисциплины
• Повысить управляемость организации
• Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое  число внедрений и предназначена  для предприятий различных размеров и форм собственности:

• Крупные коммерческие предприятия и холдинги
• Федеральные органы власти
• Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
• Территориально распределённые предприятия
• Компании со сложной организационной структурой
• Компании с большим объёмом документооборота
• Небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

• Работа с внутренними документами организации
• Обработка входящих и исходящих документов
• Управление внешними контактами
• Работа с договорами организации
• Организация новостных каналов и конференций
• Ведение справочника организации в электронном виде
• Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
• Организация и планирование мероприятий.

10. Система электронного документооборота DIRECTUM.

DIRECTUM – корпоративная система  электронного документооборота  и управления взаимодействием,  нацеленная на повышение эффективности  работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается  в электронный документооборот  организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием  с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; интеграция с другими системами.

11. Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества  системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами

• система является лидером среди российских систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра" в октябре 2005 года);
• низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии с справочником "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения");
• простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
• гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
• веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
• кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
• возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
• возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Преимущества  использования электронного документооборота

Первый вопрос, который  возникает перед принятием решения о внедрении системы документооборота: "А что нам это даст?". И речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота на предприятии.

Итак, какие принципиальные преимущества имеют системы электронного документооборота по сравнению с бумажным документооборотом компании?

 Основные особенности электронного документооборота:

• оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
• ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
• надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;
• снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
• снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
• отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
• резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
• система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
• инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе,  существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
• накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по  интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.