7. Система электронного
документооборота Optima WorkFlow
Комплексная система управления потоками
работ и организации конфиденциального
документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена
для управления процеcсами создания,
обработки, тиражирования, хранения документов
и иных информационных объектов,
а также для организации и автоматизированного
выполнения основных процедур современного
делопроизводства.
Использование системы в практической
деятельности вашей организации
позволит значительно облегчить
выполнение задач исполнителям, занятым
формированием, согласованием и обработкой
документов, вовлеченных в документооборот,
и, кроме того, обеспечит организации в
целом достижение нового качественного
уровня в решении таких вопросов как:
- Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная
систематизация.
- Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
- Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов,
регулирование и управление системой
документооборота.
- Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.
- Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
- Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам
движения документов по их технологическим
маршрутам.
- Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
- Создание полнофункциональной
системы контроля исполнения поручений.
8. Система электронного
документооборота LanDocs
Линия программных продуктов LanDocs
разработки компании «ЛАНИТ» предназначена
для построения автоматизированных
систем документационного обеспечения
управления на предприятиях различного
масштаба и специализации. С использованием
программной продукции LanDocs может быть
реализован целый спектр разнообразных
проектных решений:
- система автоматизации делопроизводства и документооборота , основанная
на отечественных стандартах и нормах,
практике организации учета документов
и контроля исполнения поручений в организациях
различных типов и предоставляющая разные
уровни функциональности для различных
категорий сотрудников;
- корпоративное хранилище (архив) электронных документов , обеспечивающий надежную защиту
документов от несанкционированного доступа,
возможность поиска по текстам документов
с учетом языковой морфологии, протоколирование
и аудит действий пользователей, связанных
с доступом к документам;
- система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций,
функционирующая в соответствии с требованиями
Государственной архивной службы Российской
Федерации, обеспечивающая подготовку
специализированной отчетности ведомственных
архивов и предоставляющая возможность
реализации специальных технологий массового
(пакетного) ввода документов на бумажной
основе в электронный архив;
- система автоматизированной поддержки деловых процессов организации , реализующая
возможность проектирования и управления
исполнением предопределенных маршрутных
(workflow) схем обработки документов.
Информационная безопасность перечисленных
проектных решений обеспечивается
специализированной подсистемой безопасности,
реализующей механизмы электронной
цифровой подписи (в том числе – сертифицированных
ФАПСИ) для подтверждения авторства и
целостности документов, шифрования данных
для их защиты от несанкционированного
доступа, а также выполняющей функции
Центра сертификации ключей (поддерживает
сертификаты формата X.509) и осуществляющей
протоколирование действий пользователей
в специальном журнале безопасности.
9. Система
электронного документооборота
БОСС-Референт
Система документационного обеспечения
управления БОСС-Референт - это программный
пакет, который позволяет организациям
создавать эффективные системы управления
электронным документооборотом и автоматизации
делопроизводства и тем самым обеспечить
существенное повышение эффективности
работы управленческих структур. В частности,
создание в организации подобных систем
позволяет:
- Повысить скорость принятия решений и их качество
- Усилить контроль исполнительской дисциплины
- Повысить управляемость организации
- Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.
Система БОСС-Референт имеет большое
число внедрений и предназначена
для предприятий различных размеров
и форм собственности:
- Крупные коммерческие предприятия и холдинги
- Федеральные органы власти
- Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
- Территориально распределённые предприятия
- Компании со сложной организационной структурой
- Компании с большим объёмом документооборота
- Небольшие, стремительно растущие компании.
Функционалом системы БОСС-Референт
могут воспользоваться как руководители,
так и начальники отделов, IT-специалисты,
делопроизводители, исполнители, секретари
и другие сотрудники предприятий, благодаря
широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:
- Работа с внутренними документами организации
- Обработка входящих и исходящих
документов
- Управление внешними контактами
- Работа с договорами организации
- Организация новостных каналов и конференций
- Ведение справочника организации в электронном виде
- Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
- Организация и планирование мероприятий.
10. Система
электронного документооборота DIRECTUM.
DIRECTUM – корпоративная система
электронного документооборота
и управления взаимодействием,
нацеленная на повышение эффективности
работы всех сотрудников организации
в разных областях их совместной деятельности.
Система DIRECTUM поддерживает полный цикл
работы с электронными документами,
при этом традиционное "бумажное"
делопроизводство органично вписывается
в электронный документооборот
организации с развитыми горизонтальными
связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает
эффективную организацию и контроль деловых
процессов: согласование документов, обработка
сложных заказов, подготовка и проведение
совещаний, поддержка цикла продаж и других
процессов взаимодействия.
Решение описанных задач обеспечивают
модули системы DIRECTUM:
Управление электронными
документами. Создание и хранение
различных неструктурированных документов
(тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel,
рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый
и атрибутивный поиск; версии документов
и электронно-цифровая подпись; структурирование
документов по папкам; назначение прав
доступа на документы; история работы
с документами.
Управление деловыми
процессами. Поддержка процессов согласования
и обработки документов на всех стадиях
их жизненного цикла (docflow); выдача электронных
заданий и контроль их исполнения; взаимодействие
между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;
поддержка свободных и жестких маршрутов
(workflow).
Управление совещаниями. Организация подготовки и
проведения совещаний (согласование места
и времени, состава участников, повестки);
формирование и рассылка протокола; контроль
исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация
бумажных документов в соответствии с
требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры
дел с гибкими правилами нумерации документов;
контроль местонахождения бумажных документов.
Управление взаимодействием
с клиентами. Ведение единой базы
организаций и контактных лиц; ведение
истории встреч, звонков и переписки с
клиентами; сопровождение процесса продаж
в соответствии с регламентированными
стадиями; планирование маркетинговых
мероприятий; анализ эффективности продаж
и маркетинговых воздействий.
Эффективное использование системы
DIRECTUM также обеспечивают следующие
компоненты:
Сервер репликации. Создание территориально
распределенных систем, обменивающихся
в режиме off-line; иерархическая система
вторичных серверов; настраиваемый состав
реплицируемых данных.
Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ
с помощью браузера из любой точки мира
к документам, задачам, заданиям и т.д.
Предметно-ориентированный инструмент
разработки IS-Builder. Модификация и разработка
новых карточек электронных документов,
справочников и отчетов; встроенный язык
программирования; настройка форм карточек
и событий; интеграция с другими системами.
11. Система
электронного документооборота NauDoc
Назначение системы
NauDoc - качественно улучшить процесс
работы с документами руководителей и
предметных специалистов всех уровней,
сократить время рутинной работы с документами.
Преимущества
системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами
- система является
лидером среди российских систем своего
класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра" в октябре 2005 года);
- низкая стоимость
приобретения и сопровождения системы
по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии с справочником "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения");
- простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
- гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
- веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
- кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD,
Sun Solaris, Mac OS и др.;
- возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
- возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.
Преимущества
использования электронного документооборота
Первый вопрос, который
возникает перед принятием решения о внедрении системы
документооборота: "А что нам это даст?".
И речь здесь идет, в первую очередь, о
получении реальной отдачи от внедрения электронного
документооборота на предприятии.
Итак, какие принципиальные
преимущества имеют системы электронного документооборота
по сравнению с бумажным документооборотом
компании?
Основные особенности электронного
документооборота:
- оперативность поиска
нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
- ускорение обмена
информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
- надежный контроль
за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;
- снижение рисков
утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
- снижение риска несанкционированного
доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
- отсутствие необходимости
многократного копирования
и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
- резкое снижение
стоимости архивного хранения электронных
документов и оперативность доступа
к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
- система напоминаний пользователям
о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
- инструмент для оценки
загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
- накопление корпоративных
знаний, ускоренное обучение
и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.