Электронный документооборот

Содержание:

 

Теоретическая часть………………………………………………………………3

 

Теоретическая часть

1.1 Электронный  документооборот.

 

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

 

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными  в электронном виде, с реализацией  концепции «безбумажного делопроизводства».

 

Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

 

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

 

Аналогично тому, как  бит является единицей информации в  кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.

 

Большинство предприятий  признают достоинства электронного документооборота, который имеет  следующие преимущества:

 

·  многокритериальный поиск документов;

·  контроль исполнения документов;

·  регистрация документов;

·  ввод резолюций к документам;

·  распределенная обработка документов в сети;

·  распределение прав доступа  к различным документам и функциям системы;

·  ведение нескольких картотек документов;

·  работа с проектами документов;

·  распределение находящихся  на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

·  формирование стандартных отчетов;

·  обмен документами по электронной  почте;

·  списание документов в дело;

·  отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

·  ведение пользовательских списков  должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

·  редактирование шаблонов выходных печатных форм.

 

Введение электронного документооборота позволяет снизить  количество служб, занятых работой  с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• 1.2 Что необходимо для построения электронного документооборота?

 

Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям.

 

Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

 

·  средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;

 

·  обязательна стопроцентная  оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;

 

·  средств связи  адекватной пропускной способности  между всеми рабочими местами;

 

·  автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;

 

·  психологической  готовности руководителей к использованию  электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

 

·  служб и технических  возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

 

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие  постоянного доступа к электронным  документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.

 

Запуск любой комплексной  информационной системы требует  не только установки оборудования и  настройки ПО, но и перестройки  бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

 

С технологической точки  зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов.

 

Предварительное внедрение  и эксплуатация системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое  внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.

 

Основной технологической  проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку.

 

Полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства». Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу.

• Практическая часть

 

Задача 1

Расчет возвращаемой суммы при получении кредита

 

 

Исходные данные
Переменные	Вычисления
Годовая ставка	10%
Дата выдачи кредита	14.03.2010
Дата возврата кредита	17.12.2010
Сумма кредита	$785 000,00
Расчеты по БС
Срок кредита  в днях	278
Срок кредита  в годах	0,8
Ставка для  периода	0,63%
Сумма возврата (по формуле)	788 791,97
Сумма возврата с функцией	3 791,97
Расчеты по формуле наращенной суммы
S наращенная  сумма	40251,00

 

 

 

Задача 2

Расчет постоянной ренты

 

 

Исходные данные
Переменные	Вычисления
Срок	20
Сумма	$10 250,00
Годовая ставка	10%
Расчеты
Плата в конце  периода	$68 956,87
Плата в начале периода	$68 956,87

 

 

 

Задача 3

Проектирование базы данных

 

 

 

 

 

• Список использованной литературы:

 

1. Печникова А.В.Печникова. М.: Практика работы с документами в 

     организации:  учебное пособие/ Т.В. ЭМОС, 1999. 208с.

2. Патрушина С.М. Информационные системы в экономике: учебное

пособие/ Мини Тайп, 2012.- 144 с.

3. Уткин В.Б. Информационные системы и технологии в экономике:

     рек.УМО  в кач-ве учебника для вузов  / - М.:ЮНИТИ, 2003. – 335 с.