Шпаргалка по "Основы делопроизводства"

-         Отбор документов на постоянное хранение в государственный архив, и временное хранение в организации;

-         Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практической значимости;

-         Установление и изменение сроков хранения документов.

Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Ежегодно в делопроизводстве организации проводят отбор документов на постоянное временное хранение, а так же для уничтожения.

В результате работы экспертной комиссии образуются группы документов с различными сроками хранения:

1 Постоянного хранения в государственных архивах. «Постоянно»

2        Долговременного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

-  устав и учредительные документы

-         по личному составу

-         годовые отчеты и планы предприятия

-         протоколы заседаний общего собрания и Совета директоров и т.д.

3          Временного хранения (до 10 лет) – остаются в службе ДОУ

4        ДМН (до минования  надобности) – срок хранения определяет само предприятие.

5        Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и долговременного хранения по личному составу.  Дела временного хранения не подлежат сдачи в ведомственный архив, они хранятся в службе делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов, годового баланса и отчетов)  и переписка предприятия, за редким исключением, в архив не передается.

Но не выделяются к уничтожению бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если срок хранения истек.

Передача дел в архив осуществляется по описям.

32 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Прежде чем сдать в архив  дела постоянного, долговременного и временного хранения их необходимо оформить.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Полному оформлению подлежат дела  постоянного и долговременного хранения.

Полное оформление документов предполагает следующее:

-         Документы дела подшивают или переплетают (в 4 прокола)

-         листы нумеруют (кроме  листа-заверителя и внутренней описи)

-         составляют лис-заверитель дела (при передаче в архив)

-         составляют внутреннюю опись документов дела (при необходимости).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела временного хранения остаются в скоросшивателях, листы нумеруются. Дела по усмотрению руководителя могут сдаваться в архив предприятия.

Внутренняя опись документов составляется на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения.

Внутренняя опись подшивается в начале дела.

Лист-заверитель составляют на дела, передаваемые в архив.  В нем отражаются изменения в составе  и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями), а так же особенности нумерации листов (наличие литерных листов).

Лист-заверитель подшивают в конце дела.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела, которая содержит следующие сведения:  полное наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, дата дела, количество листов в деле, архивный шифр дела.

Передача дел в архив производится по описям.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся группы:

-         дела постоянного хранения;

-         дела долговременного и хранения (свыше 10 лет);

-               дела по личному составу (книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки).

Дела временного хранения (до 10 лет) в ведомственный архив не передаются  и хранятся в службе ДОУ.

На каждую группу дел  составляют опись.

Опись составляют на дела  одного года.

Дела вносятся в опись по степени важности: устав, протоколы, общего собрания, Совета директоров, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты.

Ежегодно составляемая опись завершенных дел обеспечивает их учет.

При передаче дел в архив по описям во всех ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела проставляется отметка  о его наличии.

При составлении описи дел необходимо соблюдать несколько правил:

1 Каждое дело и его части имеют самостоятельные порядковые номера.

2             Систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел.

3             Ведомственным архивом описям дел   присваиваются номера: № 5п-98 (5 – номер структурного подразделения, п- постоянное хранение, 98 – дело заведено в 1998 году).

В опись дел временного хранения добавляется графа «Срок хранения дела (тома)»

Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах (1 – остается в подразделении, 2 –  с делами в ведомственный архив).  На дела постоянного хранения, которые передаются в государственный архив опись составляется в 4-х экземплярах.

Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

Уничтожение дел оформляется актом.