Шпаргалка по «Делопроизводству»

 1 в-с. Системы док-ции: понятия, типы

 Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации - массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются неизмененными в течение длительного времени Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. «2. С. 21. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

· Система организационно-распорядительной документации

· Система плановой документации

· Первичная учетная документация

· Отчетно-статистическая

· Документация по труду

· Система бухгалтерской  документации

· Система финансовой и  расчетно-денежной документации

· Система статистической и ведомственной отчетности и  др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение  специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это  системы:

· Проектно-конструкторской  документации

· Документации оперативного управления

· Медицинской

· Учебной и др.

По оценке специалистов, в  управленческом процессе сложилось  и функционирует в настоящее  время более 40 крупных функциональных систем документации Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов// Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83..

Корпоративная система  документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С. 17-18.. Система общего делопроизводства стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления - приказов и местных учреждений Российского государства.

Система бухгалтерского учета, возникшая в XVI-XVII веках, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а в последствии пополнявшаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д.

Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины следующего столетия, - материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации и т.п. Еще в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки обзоры прессы и др.). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского  государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности  социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются  функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая  оснащенность.

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит  в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной  по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать  ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции  выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры  и штатной численности, распределение  обязанностей между руководством, регламентация  деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием  организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации  во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную  и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут  разрабатываться по любому направлению  деятельности организации (правила  внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение  о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим  количеством разновидностей документов, например: 

 

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному  обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира  и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства  и др.

 

 

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей  и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и  задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут  иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие  показатели по организации в целом  и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации  или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся  на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством  разновидностей документов: 

 

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

 

 

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию  необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в  процессе регулирования, фиксируются  в документах, составляющих систему  распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы  также представлены большим количеством  разновидностей документов: 

 

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении  обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

 

 

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему  отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется  управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного  характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов: 

 

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской  работе
	Отчет о командировке
	Отчет о работе структурного подразделения
	Отчет о проведении рекламной  кампании и др.

 

 

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции  реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной  документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система  плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом  общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В  этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении  дел в системе управления и  о необходимости принятия решений  того или иного типа поступает  в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.