Шпаргалка по «Делопроизводству»

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении  дел в системе, о сбоях в  системе, о ситуациях, нуждающихся  в корректировке посредством  принятия решения. Информация о положении  дел в системе может поступать  из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:                   

Система договорной документации

В процессе осуществления  своей деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения  необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут  заключаться по любому направлению  деятельности организации. Решение  о заключении договора принимает  руководитель (подписывает договор  тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                                                                                              

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим  основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.).Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

2 в-с. Историческое развитие систем док-ции.

Зарождение документоведения в России было связано с так  называемым "практическим" документоведением, т. е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т. е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись2. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

Однако уже с начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего  в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В 19 веке эта  работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки  теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе. Они были предприняты в работах  Н. Варадинова и В. Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н. В.Варадинов разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин "теоретическое делопроизводство". В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой "науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел", а также изучающую "наружные" и "внутренние свойства" деловых бумаг. Практическое же делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг3".

Однако в последующие  десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили серьёзного продолжения, за исключением работ инженера-путейца И. И.Рихтера, увидевших свет в начале 20-го столетия. В них содержались отдельные теоретические обобщения и определения ряда понятий. Кроме того, автор предпринял небезуспешную попытку классификации "делопроизводства и делохранения казённых железных дорог"4.

Приход к власти большевиков  сопровождался дальнейшим развитием  практического документоведения в  направлении унификации документов, начиная от отдельных документных  форм и заканчивая созданием унифицированных  систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические  вопросы (в частности, в книгах П. В.Верховского, С. Н.Голубова, Н. В.Русинова).

Определённое отражение  документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А. К.Гастева (Центральный институт труда), направление П. М.Керженцева, школа Е. Ф.Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники "решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела"5. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект "Общих правил документации и документооборота", в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных учёных.

К этому времени на Западе также достаточно отчётливо была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных  с функционированием документов. Так, бельгийский учёный Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: "Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива6".

Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х - 1930-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими  репрессиями, которые тяжёлым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т. п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса "Общее делопроизводство" первоначально в рамках учебной дисциплины "Теория и практика архивного дела", а с 1942 г. был введён самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР". В 1943 г. впервые появился и сам терминдокументоведение.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим  проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой  и внедрением Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД), а  также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был  создан Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились  первые специальные теоретические  работы, посвящённые выяснению объекта  документоведения и его задач7.

Начиная с 1960-х годов, в  нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих  научные исследования в области  документоведения - это МГИАИ, где  в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в  интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-е - 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1трлн в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн штук8. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в  середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению  совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как  единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие  управления значительно расширилось  и стало представляться как упорядоченное  воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно  расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода  в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г. Г.Воробьёва, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ" (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В. Д.Банасюкевича, Б. С.Илизарова, М. П.Илюшенко, В. И.Кокорева, Т. В.Кузнецовой, М. В.Ларина, В. М.Магидова, К. И.Рудельсон, Е. А.Степанова, В. Ф.Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А. Н.Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е  годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло  существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена  политического и экономического строя, в работе с документами  стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала  быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.