Шпаргалка по «Делопроизводству»

Унифицированная система  банковской документации

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов и др.

Унифицированная система  финансовой учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система  отчетно-статистической документации

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда и др.

Унифицированная система  учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий

• отчетная бухгалтерская документация;
• регистры бухгалтерского учета;
• первичная учетная документация.

Унифицированная система  документации по труду

• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система  документации пенсионного фонда  Российской Федерации

• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система  внешнеторговой документации

• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов  подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение  уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных  методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и  унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация — это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в  том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка  занимает в объеме документации предприятия  до 80%. В целях организации более  эффективной работы предприятия, создаются  сборники трафаретных текстов. При  этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

В-с 6. классификаторы документированной информации

Общеправовой  классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ)

Классификатор [11] содержит около 470 ячеек, сгруппированных  в трехэтажную структуру. Собственно говоря, отраслями законодательства (формально именно это является объектом классификации, т.е. вершиной классификатора) можно назвать только ячейки верхнего этажа, да и то не все. Этих ячеек ровно 50, они никак не структурированы и на одном уровне оказались и “020.000.000. Гражданское законодательство”, и “320.000.000. Законодательство о гидрометеорологии”, и “660.000.000. Решения по вопросам помилования”.

Ни одну из ячеек следующего уровня (например, “010.040.000. Государственный язык”, или “020.060.105. Прокат”) нельзя назвать отраслью законодательства, поэтому формально ОКОЗ (точнее, та его часть, которая содержит именно отрасли законодательства, а это разделы с 010.000.000 по 420.000.000) является не классификатором, а простым перечнем отраслей законодательства, никак не структурированным (хотя провести логическое деление этого небольшого массива очень просто).

Совсем иначе  смотрится ситуация, если бы ОКОЗ назывался  несколько иначе, например: “Классификатор нормативных правовых актов (федерального уровня)”. В этом случае структура  и формальные связи между ячейками больше похожи на то, что характерно для классификации. Тем не менее, остаются другие ошибки.

Разделы (ячейки) верхнего уровня ОКОЗ содержат обязательное слово “законодательство” и это - правильно. Формально при смене  названия классификатора следовало  бы в каждый раздел (любого уровня) включить обязательное понятие “нормативный правовой акт”. Экономия на словах приводит к тому, что по названию раздела  далеко не всегда можно сказать, к  какой части классификатора он относится (например, раздел под названием  “Компетенция” встречается шесть  раз без упоминания, о чьей компетенции  идет речь). Это вынуждает для  понимания сути раздела проследить всю иерархическую цепочку, которая  в ОКОЗ выглядит сравнительно короткой (всего три этажа иерархии), но в реальном классификаторе (при соблюдении условия “от трех до семи” на каждом этаже классификации) может  быть более протяженной. В частности, для массива разделов, присутствующих в ОКОЗ, при их корректной классификации  среднее число этажей (из расчета  среднего коэффициента деления, равного 4) будет равно 1+log₄450»5,5, причем при строчной записи классификатора эти 5-6 строк будут разнесены в тексте на солидные расстояния и практически недоступны для одновременного обозрения. Поэтому с точки зрения удобства пользования классификатором каждая его строка (при строчной записи) должна содержать информацию обо всей иерархической надстройке.

Альтернативный  вариант - изображение классификатора в виде блок-схемы (подобной Рис.1) - позволяет  не разворачивать текст ячеек  полностью, но у него свой недостаток - необозримость всего поля классификации. Впрочем, организация записей в  форме, подобной представленной на Рис.1, помогает сравнительно просто обойти эту трудность и при ошибочном  выходе не на ту ячейку быстро вернуться  к этажу, на котором был сделан неверный выбор, и пойти по другой ветви.

Возвращаясь к конкретному ОКОЗ, можно сделать  вывод, что это не классификатор  в строгом смысле этого слова, поисковые возможности его весьма слабы, а многозначность рубрик или  разделов делает весьма субъективной и неоднозначной работу как по размещению нормативных актов, так и по поиску их.

Тем не менее, содержание этого классификатора безусловно можно использовать для создания корректного классификатора нормативных правовых актов при соблюдении всех основных правил классификации. В Приложениях 1 и 2 показано, как могли бы выглядеть некоторые фрагменты такого классификатора.

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД)

Этот классификатор [12] является плодом работы семи “нянек”- учреждений, не считая головного ВНИИКИ. В соответствии с постановлением о введении в действие ОКУД целями его создания и использования  провозглашены:

- регистрация  форм документов; 
- упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве; 
- сокращение количества применяемых форм; 
- исключение из обращения неунифицированных форм документов; 
- обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; 
- контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления; 
- рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов

 

В-с 8. Документальные фонды учреждений, организаций

Отнесение документальных материалов к фондам

127. Весь комплекс документальных  материалов, образующихся в деятельности  самостоятельного учреждения (организации,  предприятия, организационно обособленной  структурной части), составляет его  документальный фонд.

Примечание. В состав документального  фонда учреждения могут входить  и материалы его вспомогательных  и подсобных учреждений и предприятий (детских садов, столовых, библиотек, гаражей, мастерских и т.п.).

Название учреждения одновременно является названием его документального  фонда.

Хронологическими границами  материалов документального фонда  являются даты образования и ликвидации учреждения (его структурной части) на основании закона, постановления, распоряжения или какого-либо другого  правового акта.

Архивным фондом называется та часть документального фонда, материалы которой имеют научно-историческое, политическое, народно-хозяйственное, культурное, художественное или другое государственное значение и поступили  в государственный архив.

128. Учреждение (или его  структурная часть) является самостоятельным,  если оно имеет:

а) правовой акт об образовании, задачах и компенсации (закон, указ, постановление, приказ, положение, устав  и т.п.);

б) самостоятельную смету  или баланс и расчетный (бюджетный) счет в банке;

в) штатное расписание;

г) печать.

129. Документальный фонд  составляют материалы:

а) учреждения до и после  его реорганизации (преобразования), в результате которой произошло  расширение или сужение его деятельности (компетенции и задачи), изменение  территориальных границ деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.

Примечание. Реорганизация (преобразование) учреждения осуществляется на основании правового акта (закона, указа, постановления, решения, приказа и т.п.), в котором нет указаний о его ликвидации, и закрепляется обычно новым положением (уставом), определяющим компетенцию реорганизованного учреждения;

б) учреждения до и после  его переименования, полного или  частичного изменения названия в  результате реорганизации, присвоения ему почетного имени, награждения  орденом, изменения административно-территориального деления, перемещения из одного населенного  пункта в другой и т.д.;

в) учреждения, временно прекратившего  свою деятельность, а затем восстановленного с теми же функциями.

130. Разные документальные  фонды составляют материалы:

а) союзного министерства (комитета, главного управления и т.п.) и созданного на его базе в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

б) республиканского министерства и созданного на его базе союзного министерства;

в) центрального органа государственной  власти и государственного управления автономной республики и союзной  республики, если последние созданы  в результате преобразования АССР в  ССР;

г) центрального органа государственной  власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последние созданы в результате преобразования ССР в АССР.

Документальные материалы  партийных, комсомольских, профессиональных и других первичных общественных организаций составляют отдельные  документальные фонды. Их хронологическими границами являются даты образования  и ликвидации соответствующих первичных  организаций.

Определение фондовой принадлежности документальных материалов заключается  в правильном отнесении их к составу  материалов, образовавшихся в процессе деятельности соответствующего учреждения (организации, предприятия, организационно обособленной структурной части). При  этом:

а) поступившие документы  относятся к составу фонда  того учреждения, которым они получены;

б) копии отправленных документов относятся к составу фонда  того учреждения, которое является автором документов;

в) документы, составленные учреждением  для внутреннего использования, относятся к фонду того учреждения, в котором они составлены;

г) дела, производство которых  велось последовательно в двух и  более учреждениях, включаются в  состав фонда того учреждения, которое  закончило их делопроизводством. При  ликвидации учреждения с передачей  функций другому учреждению законченные  производством дела включаются в  состав фонда первого учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания производством  учреждению-преемнику, включаются в  состав его фонда;