Шпаргалка по «Делопроизводству»

Однако на архивное хранение не могут передаваться документы, включенные (после проведения экспертизы ценности государственным учреждением) в состав Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке, без согласования с государственным архивным учреждением. Только оно вправе решать вопрос о приеме документов на постоянное хранение в государственный архив. В случае невозможности приема документов по ряду причин, после обследования помещений фирмы госархив дает согласие на временное (депозитарное) хранение этих документов на территории фирмы.

Передача на депозитарное хранение массива документов по личному составу также может создать дополнительные сложности в исполнении социально-правовых запросов. Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы принимают архивные справки только от самих организаций-работодателей, их правопреемников или юридических лиц, в уставных документах которых имеется пункт об ответственности за сохранность и использование документов по личному составу юридического лица, чьи полномочия и функции они взяли.

Архивные компании, осуществляющие услуги по депозитарному хранению, не всегда имеют такие полномочия. Однако если в договоре прописан соответствующий  пункт, сотрудники архивной компании могут найти в архивных документах по личному составу клиента необходимую информацию и подобрать требуемые сведения. Но их правовое оформление остается прерогативой юридического лица – собственника документов.

Обычно в архивные компании выгодно «сбрасывать» большие объемы финансовой, банковской, снабженческой и иных видов массовой документации. Она имеет кратковременное оперативное применение, но хранится в течение долгого (не менее 5 лет) времени в силу ее правового и фискального значения.

В-с 27. Использование документов 
Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности. 
Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако употребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций, 
мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд 
Ьйбпутствующих функций: выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п. 
Суть документа — в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно говорить об использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный массив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях. 
Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляющим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой предоставить неопределенную совокупность документов по конкретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную потребность. Запрос может быть конкретный, касающийся определенного документа, факта (совокупности фактов), имеющихся в его содержании, либо неопределенный (тематический). В ответ на запрос выдается справка, характер которой определяется запросом. Документы, которые вьщаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называются релевантными. 
Но нередко потребитель не может четко осознать и сформулировать свою потребность в документах в форму запроса. Поэтому среди представленных на запрос документов могут оказаться и ненужные ему. Документы, соответствующие истинной потребности, даже первоначально неосознаваемой, называются пертинентными. 
Справки, выдаваемые потребителю, подразделяются на тематические, документные, фактографические и адресно-библиографические. Тематические справкипредставляют собой подборку документов по теме, заданной потребителем. Документные справки предполагают в ответ на запрос выдачу самого документа или его копии. Фактографические справки предполагают извлечение из текста документа каких-либо сведений. Например: 
• сведения о каком-либо лице (дата, место рождения, стаж трудовой деятельности, работы, награды, заслуги и т.д.); 
• имена собственные (названия стран, городов, географических объектов); 
• даты каких-либо событий; 
• физические, химические и математические формулы; 
• статические данные; 
• технико-экономические показатели и т.д. 
Адресные справки устанаачивают местонахождение нужного документа и содержат его поисковые признаки. Библиографические справки представляют библиографическое описание документа, которое позволяет его отыскать в каталоге, библиографическом указателе, библиографической базе данных. 
Кроме того, совокупность документов, подобранная в массив, позволяет осуществлять более сложные виды деятельное-, ти. Например, аналитическую, экспертную и мониторинговую. Эти виды деятельности предполагают глубокую смысловую •обработку текстов документов, в результате которой из имеющейся в массиве информации путем логической переработки создается новая. 
Анализ имеющихся документов по тому или иному вопросу позволяет установить современный уровень решения проблем в конкретной области деятельности, используемые подходы к решению, содержательные аспекты, хронологические и географические границы, круг авторов и учреждений, работающих над проблемой и т.д., что и является задачей аналитической деятельности. 
Анализ документов по данным параметрам весьма часто используется и при проведении различного рода экспертиз. Экспертиза — процедура оценки качественного состояния того или иного объекта (процесса) независимыми экспертами. Экспертиза позволяет оценить значимость событий, явлений, '.предметов и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость &В других документах, на основе этих данных сделать выводы, выходящие за пределы информации, непосредственно зафиксированной в тексте документов. 
Мониторинговые исследования — постоянное отслеживание по Документам различного рода изменений, происходящих в различных социальных сферах: законодательстве, общественном 
мнении, технике и технологии, потребительском спросе и т.д. Мониторинговая технология дает возможность исследовать объект в хронологической последовательности, в развитии, периодически получать данные об изменениях его параметров и на этой основе вырабатывать конкретные практические решения, делать текущие и стратегические прогнозы.

В-с 28. Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.

Первоначально, управление документацией  требует определить виды документации. Существуют различные варианты классификации  видов документации. Для отдельных  из них разработаны нормативные  документы (например,ГОСТ Р 6.30-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документацией. Требования к оформлению документов»). Однако никто не запрещает использовать свою классификацию. Выбор признаков классификации видов документации будет зависеть от отрасли, в которой работает организация, видов выполняемых работ, масштабов организации и конечно обязательных нормативных требований.

Часто, документацию классифицируют по функциональным видам  деятельности, например:

• организационно-распорядительная документация;
• юридическая;
• технологическая;
• конструкторская;
• документация по закупкам и пр.

Следующим этапом разработки процедуры управления документацией  будет определение состава документов, входящих в каждый из видов документации. Например, в состав документации по закупкам могут входить – заявка на закупку, требование накладная, закупочная ведомость и т.п.

Далее необходимо сгруппировать  документы, входящие в каждый из видов  документации по общим схемам управления. Это позволит сократить количество схем движения документов, а также  определить общие правила для  документов со схожими схемами движения. Чтобы осуществить группировку  документов по схемам управления предварительно необходимо определить, как осуществляется работа с каждым из этих документов.

Чтобы управление документацией  не затрудняло работу необходимо определить применимость требований стандарта  ИСО 9001:2008 к выбранным группам  документов. Отдельные требования стандарта  могут оказаться не применимы к тем или иным документам или группам документов. Кроме того, на этом этапе необходимо проверить применимость обязательных требований, предъявляемых другими нормативными документами (например, стандартами бухгалтерской или налоговой отчетности).

Последний этап разработки процедуры  управления документацией – это  дополнение существующих схем теми действиями, которые предусматривают требования стандарта ИСО 9001:2008. Чтобы управление документацией было эффективным  необходимо определить наиболее приемлемый метод реализации этих требований для  организации. Например, требование по идентификации документов для одной  организации может быть реализовано  за счет применения информационной системы, а для другой за счет организационных  мероприятий и ручной работы персонала.

Форма представления процедуры  может быть различной – в виде схем процессов, в табличном виде, в простом текстовом описании. Главное, чтобы эта форма не нарушала единую форму установленную для всех процедур в организации.

Другим вариантом разработки процедуры может являться случай, когда управление документацией  прописано в виде общих правил, но в таком варианте все конкретные действия по управлению тем или иным документом необходимо представить  в картах процессов.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

Хранение и использование  документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.