СОДЕРЖАНИЕ

Введение             3

1. Назначение, структура  и состав службы ДОУ     4

2. Общие требования          7

3. Организационные  формы работы с документами     9

4.Задачи и  функции службы делопроизводства      11

5.Функции структурных  подразделений службы делопроизводства  13

6.Должностной  и численный состав службы  делопроизводства   17

Заключение           18

Список литературы          19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Даже  беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности. И во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.

Исходя  из сказанного, целесообразно предоставить на откуп выполнение задач документационного обеспечения управления отдельному подразделению организации. Роль этого подразделения в современных условиях призвана выполнять специальная служба - служба документационного обеспечения (ДОУ).

1.Назначение, структура и состав службы ДОУ

Для лучшего  понимания освещаемого вопроса  следует в самом начале отметить, что объем и специфика работы по документационному обеспечению управления диктуются в первую очередь объемом и содержанием задач, решаемых той или иной организацией (учреждением, предприятием) в целом. Соответственно, и решение задач документационного обеспечения в стенах организации будет возложено либо на группу людей (в общепринятом понимании - на секретарей), либо на группу подразделений, объединенных общим названием «служба ДОУ» Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000. - С. 247. . На практике чаще приходится сталкиваться с промежуточными вариантами организации подобной работы: над документами трудятся управления делами и малые секретариаты, канцелярии и общие отделы, разнообразные бюро и т. д.

И все  же оптимальным решением проблемы организации  документационного обеспечения  управления является именно формирование и функционирование в организации службы ДОУ (при условии, конечно, что в этой организации существует достаточный объем работы с документами). Такая служба—в силу разделения функций по работе с документами—лучше приспособлена для решения задач документационного обеспечения управления, она легко управляема благодаря наличию в каждом подразделении службы квалифицированного управленца (при небольших размерах - ответственного исполнителя), наконец, она соответствующим образом оснащена в техническом и технологическом плане.

Таким образом, служба документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации  представляет собой одно из ее самостоятельных  структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

Как и  всякое самостоятельное подразделение  организации, служба ДОУ возглавляется начальником. Начальник службы ДОУ, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или заместителю руководителя по управлению).

В необходимых  случаях в штат службы могут вводиться  также и должности заместителей (по общим вопросам, а также по важнейшим направлениям работы службы).

Если  служба насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником подразделения (о том, какие именно это подразделения, будет сказано дальше).

Весьма  выигрышным является совмещение должностей начальников подразделений службы с должностями заместителей начальника службы ДОУ—компетентность «замов» в этом случае не подвергается сомнению подчиненными, экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих «совмещенные» должности.

Впрочем, управленческий слой (если переходить непосредственно к рассмотрению структуры службы ДОУ) лишь один из ее основных компонентов, представляющий собой, так сказать, верхний уровень ее служебной иерархии. Второй, можно сказать несущий, компонент структуры службы ДОУ представляют собой ее специалисты.

Исходя  из объема, и содержания задач, решаемых службой ДОУ, различают категории  главных (старших) и второстепенных (младших) специалистов. За каждым из специалистов закрепляются не только конкретные функции, но и определенный участок работы, за результаты деятельности которого данный специалист отвечает.

Специалист  нередко совмещает в своей  работе организаторскую и исполнительскую функции, поскольку не только осуществляет непосредственную организацию работы на порученном участке, но и лично выполняет наиболее сложные, а также новые и особо срочные виды работы с документами. В частности, именно младшие специалисты ведут по документам организации контрольно - поисковую и информационно-справочную работу.

В круг важнейших обязанностей старших специалистов входит также разработка предложений по дальнейшему совершенствованию процессов документационного обеспечения, освоение и внедрение новых программно-технологических и технических средств работы с документами, систематический анализ состояния документооборота и его оптимизация на основе аналитических данных.

К категории старших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников: документовед, переводчик, юрисконсульт, старший секретарь-референт (секретарь-референт).

К категории младших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников: инспектор по контролю за исполнением документов, секретарь-стенографистка, архивариус.

Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов несут на себе исполнители службы ДОУ—третий важный компонент ее структуры.

В число  основных исполнителей службы ДОУ входят: делопроизводитель-оператор, машинистка-оператор, секретарь-ресепционист (в приемной).

Количество  исполнителей на участках работы, порядок  распределения между ними обязанностей устанавливаются начальниками соответствующих подразделений, входящих в состав службы ДОУ. Подчеркнем в этой связи, что в большинстве крупных и средних организаций состав службы является достаточно многочисленным и обычно включает в себя: секретариат, общий отдел (может объединяться с секретариатом в управление делами); экспедиционный отдел (группа), включающий в себя группу (участок) обработки корреспонденции и курьерскую группу (курьера), учетно-справочный отдел (группа), контрольно-инспекционный отдел (группа), юридический отдел (группа), отдел архивного хранения (архив), вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.

2.Общие требования

В любой  организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение—управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников—секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор  оптимальной организационной формы  работы с документами;

- разработка  внутренней организационной структуры  службы делопроизводства;

- определение  должностного и численного состава службы делопроизводства;

- регламентация  задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений,  а также сотрудников службы  с целью определения их статуса и разграничения функций;

- выбор  оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

- рациональная  организация рабочих мест и  условий труда;

- повышение  квалификации сотрудников службы.

3.Организационные формы работы с документами

Практика  выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате—централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная  форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регат рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документ~~ является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях документооборота до 10 тыс. документов в год. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл по созданию, хранению, систематизации документов .структурного подразделения. Эта форма характерна для и учреждений, аппарат которых территориально, а также для тех, в которых документирование дел имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами—самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего ' обработка поступающих и отправляемых документов, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.