Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение масссивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии -бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие  факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства вод выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

4.Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от е названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное  совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение  единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

- сокращение  документооборота;

- разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.66..

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля  и альбома унифицированных форм  документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка  и проектирование бланков документов.

3. Осуществление  экспедиционной обработки поступающих  и отправляемых документов.

4. Регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация  своевременного рассмотрения и  подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль  за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись  руководству.

7. Регулирование  хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в условленный срок.

8. Организация  машинописного (компьютерного) изготовления  текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка  номенклатуры дел организации,  обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация  и ведение делопроизводства по  предложениям, заявлениям, жалобам  граждан.

11. Организация  контроля за работой с документами  в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а е по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль  за правильностью оформления  и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация  работы архива учреждения (ведомственного  архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение  квалификации работников службы  делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация  рабочих мест, АРМ, условий труда  сотрудников службы делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.66..

Этот  набор функций относится к  типовым, так как регламентирован  в Общих положениях ГСДОУ. Эти  функции должны выполняться любой  службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности—от секретаря до управления делами.

5.Функции структурных подразделений службы делопроизводства

Секретариат—структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

- предварительное  рассмотрение и подготовка к  докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка  по указанию руководителя проектов  отдельных документов и их  согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;

- организация  и документационное обслуживание  совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

- бездокументное  обслуживание руководителей (организационно-техническое  обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

Протокольная  группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуры постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

- подготовка  проектов нормативно-распорядительных  документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ  справок и докладов структурных  подразделений подготовка заключений по ним;

- организация  и проведение заседаний органа  управления, документирование их деятельности;

- прием,  регистрация, организация хранения  и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов  и нх доведение до управляемых  объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может  носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

- разработка  и внедрение мероприятий по  совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка  нормативно-методического обеспечения  делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

- разработка  сборников типовых (трафаретных)  текстов; работка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

- организация  и проведение мероприятий по  совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

Экспедиция—специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- прием  поступающих документов, их сортировку  и распределение по структурным подразделениям;

- доставку  документов в структурные подразделения;

- обработку,  упаковку и отправку отправляемых  документов;

- количественный  учет поступающих и отправляемых  документов.

Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

- входящих, исходящий и внутренних документов;

- формирование  и ведение справочно-информационного  массива;

- контроль  за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа  контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

- контроль  за сроками исполнения документов;

- контроль  за сроками исполнения устных  распоряжений, руководителя;

- анализ  исполнительской дисциплины;

- информирование  руководства о ходе выполнения  документов и поручений.

Группа  писем (бюро жалоб, отдел обращений  населения и т.п.) ведет:

- прием  и учет предложений, заявлений  и жалоб граждан;

- подготовку  обращений к рассмотрению руководством;

- контроль  за сроками подготовки ответных  документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение  заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- формирование  и хранение дел с документами  по обращениям;

- анализ  и обобщение результатов рассмотрения  документов в организации и  причин обращения;

- организацию  приема граждан по личным вопросам  руководством организации.

Машинописное  бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

- перепечатку  документов с черновиков;

- считку  и правку текстов документов;

- учет  выполняемой работы.

Копнровально-множнтельное бюро выполняет:

- копирование  текстов;

- тиражирование  текстов документов;

- подготовку  рекламной продукции, буклетов, брошюр  и т.п

Архив осуществляет:

- прием  от структурных подразделений  обработанных и подготовленных  к хранению дел, оказание им  методической помощи;

- учет, систематизацию, хранение и организацию  использования документов;

- контроль  за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел  в структурных подразделениях;