Нормативная основа делопроизводства и архивного дела

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….3

1 Архив начинается с делопроизводства………………………………...….4

2 Методическое руководство делопроизводством архивными органами……………………………………………………………………….5

3 Нормативно-правовая основа работы архивов …………………………...9

4 Проблемы архивного дела, решаемые законодательным путем….........12

5 Законодательное регулирование делопроизводства …............................15

6 Автоматизация архивного дела…………………………………………...18

Заключение…………………………………………………………………...20

Список использованных источников…………………………………….…22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному  хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с  организациями, учреждениями и предприятиями  – это количество и качество документов, поступивших на государственное  хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное  хранение временно, в течение установленных  законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким  образом, качественное комплектование государственных и муниципальных  архивов напрямую зависит от сохранности  документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных  учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое  и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства  и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Актуальность данной работы заключается в том, что одной из актуальных проблем отечественного архивоведения является разработка вопросов архивного законодательства. Изменения политической и экономической организации российского общества, пробуждение потребности у широких слоев населения в архивной информации, переоценка достижений отечественной исторической науки в начале 1990-х гг. поставили перед архивами комплекс серьезных профессиональных задач. Среди них - совершенствование нормативной базы и правового регулирования архивного дела, обеспечения сохранности, экспертизы ценности документов и комплектования архивов, а также введение в научный оборот новых архивных источников, изменение структуры управления архивами.

 

 

1 Архив начинается с делопроизводства

 

В соответствии с понятиями, данными в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архив определяется как «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов», а архивное дело как «деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

Остаётся определить, что  же такое архивный документ. В Законе это «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Таким образом, главная задача архива – собрать и сохранить документы с целью использования, когда потребуется зафиксированная в них информация.

Но до того как документы  попадут в архив, они сначала  должны возникнуть в процессе деятельности организации или отдельной личности и выполнить те функции, ради которых  они были созданы. Основное назначение документа, его главная функция, и заключается в том, чтобы  закрепить и сохранить информацию, что позволит вернуться к ней  через любые промежутки времени.

Однако документы составляются, оформляются и сохраняются не как попало, а в соответствии с  требованиями, выполнение которых подтверждает их подлинность и придаёт им юридическую  силу. Деятельность, обеспечивающая документирование, то есть создание документов по правилам, помогающим приобрести им юридическую  силу и организующая работу с документами  в процессе управленческой деятельности называется делопроизводством. Именно от постановки делопроизводства зависит что, как и когда будет задокументировано и как будут организованы и сохранены документы, в которых информация закреплена.

Основными задачами и функциями свойственные архивам являются комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, создание архивного научно-справочного аппарата. Данные задачи и функции определяются законодательством, представленные документами нормативного характера, которые касаются таких глобальных вопросов, как постановка делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и организация работы государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек по хранению, комплектованию, учету и использованию документов.

2 Методическое руководство делопроизводством архивными органами

 

Документ с древнейших времён составляют по особым правилам, первоначально выработанным традициями, а затем установленным нормативными актами.

Развитие человечества объективно сопровождает постоянный рост объёмов  информации и её носителей – документов. Естественно, что работа с ними требует  больших трудозатрат и привлечения  всё большего количества людей, занятых  в этой сфере. Резкое увеличение объёмов  документов начинает отчётливо прослеживаться в XIX веке и именно в это время  изобретаются новые средства связи  – телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX в. начинается применение пишущих машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним.

К работе управленческого  аппарата предъявляются повышенные требования оперативности, которая  может быть достигнута только за счёт более быстрой обработки и  доставки документов, более тщательного  их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов и более качественного и быстрого составления документов. Ведомства  расписывают работу с документами  уже в своих конкретных инструкциях  по делопроизводству и начинают предпринимать  попытки улучшить работу с документами  в рамках ведомства (например, военное  ведомство, Министерство путей сообщения). Можно сказать, что с последней  четверти XIX века начинается поиск путей  рационализации делопроизводства на базе внедрения средств механизации. Однако эту работу прерывает начавшаяся Первая мировая война, а затем Октябрьская революция.

Начало ХХ века приносит коренные изменения в организацию  труда. Возникает понятие научная  организация труда – НОТ, которое  касается и сферы управления и, в  первую очередь, делопроизводства. Согласно НОТ, всякую работу надо поставить наилучшим  образом, выполнять её легче, быстрее  и качественнее. В 1920-е годы возникают  первые оргпроектные работы по документационному  обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации.  
Надо сразу же указать, что при совершенствовании работы госаппарата, упор всегда делался и делается сегодня, прежде всего, на информационно-документационное обеспечение его деятельности, то есть делопроизводство.

Однако рационализаторские работы в сфере управления были закрыты  в начале 1930-х гг. и именно с  этого момента в общегосударственном  масштабе вопросами постановки делопроизводства в ведомствах интересуется лишь архивная служба. Это было связано с тем, что к 1930-м годам в советских  учреждениях уже отложилось значительное количество документов, созданных в  процессе их деятельности. Приём дел  от учреждений на архивное хранение отчётливо  выявляет плохое состояние делопроизводства в учреждениях, что напрямую сказывается, прежде всего, на сохранности документов, а порядок формирования документов в дела, описания дел, составления описей и т.п. отражается на работе архива. Архив, принимая правильно сформированные дела, может сразу организовать их хранение и использование. В противном случае архив вынужден переформировывать дела, заново их обрабатывать, описывать, проводить дополнительную экспертизу ценности, т.е. заниматься теми видами работ, которые должны были быть выполнены самой организацией в текущем делопроизводстве.

Поэтому помощь ведомствам в составлении перечней документов со сроками хранения и инструкций по делопроизводству в 1930-е годы стало  для архивных органов основным направлением работ по упорядочению делопроизводства. 

В 1943 г. Главное архивное управление создает проект «Инструкции  по поставке документальной части и  охране документальных материалов в  текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР», в котором была проведена мысль единства требований к документу в делопроизводстве и архиве и предпринята попытка унифицировать требования к поставке делопроизводства в общегосударственном масштабе. В работе над проектом приняли участие не только работники архивов, но и канцелярий крупных учреждений.

В Положении о Государственном  архивном фонде Союза ССР 1958 г. уже  было записано право контроля со стороны  архивных учреждений за постановкой документальной части делопроизводства учреждений: «Контроль за проведением мероприятий по обеспечению сохранности и за состоянием документальных материалов, находящихся в распоряжении министерств, ведомств, совнархозов, учреждений, организаций и предприятий, а также за постановкой документальной части текущего делопроизводства осуществляется Главным архивным управлением Министерства внутренних дел СССР и соответствующими республиканскими и местными архивными органами…».

В 1963 г. Главное архивное управление (ГАУ) подготавливает и издает «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», в которых исходит из того, что работа учреждений с документами, как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс, что основы государственного архивного фонда закладываются именно в делопроизводстве.

К началу 1960-х годов отставание в развитии управления заставило  правительство обратить внимание на организацию работы с документами. Увеличивающиеся большими темпами объемы информации (в связи с НТР) привели к существенному увеличению объемов документов, что осложнило их оперативную обработку. Это выдвигает на первый план задачу внедрить средства механизации в сферу управления, для чего документы и работу с ними необходимо было подвести к машинной обработке, создать соответствующие службы, подготовить кадры.

Правительственными постановлениями  конца 1950-х–начала 1960-х гг. ставится задача разработки в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) как базы, предпосылки механизации управленческого труда. Головной организацией в этих работах выступает специально созданный в 1966 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Главного архивного управления Совета Министров СССР. Таким образом, делопроизводство прочно вошло в круг интересов архивных органов.

В Положении о Главном  архивном управлении при Совете Министров  СССР от 4 марта 1980 г. на Главархив были возложены задачи внедрения, развития и совершенствования Единой государственной  системы делопроизводства и Унифицированной  системы организационно-распорядительной документации, проверка организации  документов в делопроизводстве. В  соответствии с этим Положением ГАУ  при СМ СССР «разрабатывает и утверждает обязательные к исполнению всеми  министерствами, ведомствами, учреждениями, организациями, предприятиями правила  по вопросам … организации документов в делопроизводстве».  
Эти же функции остаются за Государственной архивной службой России, что находит отражение в Положении, утверждённом Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 и затем в Положении о Федеральной архивной службе России, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.

Среди главных задач Росархива  указано: «Развитие и совершенствование  совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов  Российской Федерации … делопроизводства, в том числе государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации».

Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществлял  межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных  органов власти, координировал и  направлял научно-исследовательскую  работу в области документоведения, разрабатывал и утверждал обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации делопроизводства.