- подготовку  дел к передаче на государственное  хранение

Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По  мнению специалистов - документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе процесса к перечисленным функциям добавляются новые, свойственные делопроизводственной службе—внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление - самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование» применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные ей технических средств). Можно предположить, что в они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии - М., 1998, С. 5-6..

6.Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом—Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования дел, костей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. - М., Мин руд РФ, 1998.. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего  службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего  общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя—планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Заключение

Структура службы ДОУ и задачи соответствуют  технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели  службы ДОУ: организация работы; руководство документационным потоком; координация видов работ с документами; контроль за последовательностью работы с документами; организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи  службы ДОУ: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования; обеспечение единого порядка работы с документами; контроль за исполнением документов; хранение документов; унификация форм документов; сокращение по возможности документооборота; методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ: разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа; доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству; контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки; изготовление и размножение документов; разработка номенклатуры дел, хранение дел; контроль за работой с документами в структурных подразделениях; организация работы архива; повышение квалификации работников службы ДОУ.

Список  литературы.

1. Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с.

2. Воронин  М.Г. Назначение и состав структуры  службы делопроизводства. - М., 1999. - Высш. шк., 348 с.

3. Рогожин М.Ю. Задачи и функции службы делопроизводства. - М., Изд-во РДЛ, 2000. - 400 с.

4. Рогожин  М.Ю. Документационное обеспечение  управления. Практическое пособие  - М. Издательство РДЛ, 2000. - С. 247.

5. Общероссийский  классификатор профессий рабочих,  должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. - М., Мин руд РФ, 1998.

6. Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.64 - 66.

7. Ларин  М.В. Управление документацией  и новые информационные технологии - М., 1998, С. 5-6.

8. Андреянова  В. В. Как организовать делопроизводство  на предприятии. - М.: Инфра-М, 2001

9. ГОСТ  Р 51141-98 Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. - М., 1998, с.3.

10. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.

11. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

12. Справочник  по делопроизводству, архивному  делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001 - 299 с.

13. Стенюков  М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности  предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.