Отчет по практике в СООО «Либретик»

Контроль осуществляется руководителем организации, секретарем и ответственными исполнителями.

На контролируемых документах проставляется отметка  о контроле.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней. Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

Изменение срока исполнения возможно лицом, установившим его.

Исполнение  документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным  исполнителем и отвечает за своевременное  и качественное исполнение задания  в целом. Ответственному исполнителю  предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые  материалы, давать поручения и др.

Система контроля исполнения включает:

• учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
• контроль за сроками исполнения;
• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
• учет и отчетность о результатах исполнения;
• оценку состояния исполнительской дисциплины.

Регистрационно-контрольные карточки группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.

Регистрационно-контрольные  карточки с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

Картотека ежедневно просматривается секретарем с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении либо истечении сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2–3 дня до истечения установленного срока.

Свидетельством  исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный  руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ.

На исполненном  документе оформляется отметка  об исполнении документа и направлении его в дело.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Секретарь переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

4.3 Регистрация и отправка исходящих документов

Исходящие документы регистрируются секретарем после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные. Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором  будет храниться копия ответного  документа, и регистрационный номер  поступления инициативного документа.

В СООО «Либретик» исходящая корреспонденция регистрируется в журнале.

На ответном документе обязательно проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса

Отправка документов осуществляется секретарем. При этом проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные  документы возвращаются исполнителям.

Отправляемые документы передаются секретарю в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

Документы на дисках, дискетах и других машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.

Иногда  документы направляются более чем в четыре адреса. В таком случае они передаются для отправки со списком на рассылку.

Обработка и отправка документов должна осуществляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

 

 

4.4 Регистрация и исполнение внутренних документов

Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами.

Внутренние документы в СООО «Либретик» регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.

Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные  документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным  вопросам регистрируются отдельно.

Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Распорядительные  документы по личному составу  в СООО «Либретик» регистрируются в отделе персонала.

Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

Таким образом, структуру документооборота предприятия можно представить следующим образом:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- регистрация документов;

- рассмотрение и распределение документов;

- контроль над исполнением;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка  или направление в дело.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Преддипломная практика в процессе обучения является важнейшей частью подготовки   высококвалифицированных  специалистов. Ее цель состоит в  закреплении  теоретических  знаний и приобретении практических навыков  в работе по специальности.

Секретарь должен в совершенстве владеть своей специальностью, иметь широкую научную и практическую подготовку, уметь работать с людьми, быть умелым организатором.

Программа практики выполнена мною в полном объеме. Мною получены необходимые  практические навыки и закреплены теоретические  знания. В связи с этим  цель практики считаю достигнутой.

За время прохождения практики мне удалось приобрести большой  опыт в составлении различных  документов, также  мне удалось разобраться в структуре документооборота предприятия, что поможет мне в моей будущей работе.

Кроме того практика в СООО «Либретик» позволила мне окунуться в повседневную жизнь коллектива и изнутри оценить все работу в конкретном предприятии на должности секретаря.

Безусловно, продолжительность практики не позволяет в полном объеме освоить  все направления деятельности предприятия, однако дает возможность получить практическую подготовку, оценить свои возможности и окончательно выбрать будущую специальность.

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Письмо Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
2. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, от 17.02.2009 г., № 42, 8/20434;
3. Типовые правила внутреннего трудового распорядка: Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 г. № 46 (с изм. и доп.).