Отчет по практике в СООО «Либретик»

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

введение. . . . . . . …….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ. . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ. . . . 4
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА

ПРЕДПРИЯТИИ . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 7

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1. Оформление реквизитов документов………………………………...13
2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов. Контроль исполнения документов и поручений……………………………….24
3. Регистрация и отправка исходящих документов………………….28
4. Регистрация и исполнение внутренних документов………………30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ . . . . . . . . . . . . . .32

приложение

 

Введение

В соответствии с учебным планом практика была мною пройдена с 11 марта по 7 апреля 2013 года в СООО «Либретик».

Совместно с руководителем практики непосредственно в СООО «Либретик» был составлен план осуществления работы, который мною был успешно выполнен.

Цель практики – практическое закрепление профессиональных знаний, умений и навыков, полученных мною в процессе теоретической подготовки, а также освещение вопроса организации документооборота на предприятии.

Общие задачи производственной практики:

• ознакомление со спецификой работы предприятия, его структурой и так далее;
• изучение документооборота предприятия;
• формирование навыков практической работы посредством участия в повседневной деятельности предприятия.

В соответствии с индивидуальным заданием во время прохождения практики передо мною стояли следующие задачи:

• ознакомиться с документами, регулирующими деятельность секретаря в СООО «Либретик»;
• изучить работу секретаря по ведению делопроизводства;
• участвовать в подготовке различных видов документов;
• знакомиться с деятельностью секретаря по сдаче дел в архив;
• изучить работу секретаря по регистрации корреспонденции;
• изучить порядок ведения журналов.

Во  время прохождения практики я  изучила должностную инструкцию секретаря, приказы, письма и прочую внутреннюю документацию.

 

1 общие сведения  о предприятии

Совместное общество с ограниченной ответственностью «Либретик» представляет собой огромную торговую сеть предприятий.

СООО «Либретик» владеет торговыми сетями «Соседи» и «Тропинка».

История торговой сети «Соседи» берет  начало с 2001 года, когда был открыт первый универсам в торговом центре «Веснянка» в Минске. Торговая площадь  первой торговой точки составила 1025 кв.м., а ассортимент предлагаемых товаров – около 11 000 наименований.

В 2009 году компания выкупила контрольный  пакет в ОАО «Падзея» (Минск), что ознаменовало окончательный переход этого пищеторга в собственность СООО «Либретик».

В 2011 году в состав торговой сети «Соседи» вошел рынок «Ракаускi кiрмаш» площадью ок. 3000 кв.м.

В настоящее время в  сеть магазинов «Соседи насчитывает 29 торговых объектов в городе Минске и регионах.

В 2005 году начала работать сеть магазинов  формата «у дома» под общей  торговой маркой «Тропинка». Сегодня  сеть магазинов «Тропинка» - это 12 магазинов, с площадью от 75 до 280 м², на постоянной основе сотрудничающие более чем 200 поставщиками.

2 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ  СЕКРЕТАРЯ

Секретарь осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Секретарь принимает поступающую  на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения  или конкретным исполнителям для  использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с  применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки  и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Секретарь организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.).

По  поручению руководителя секретарь  составляет письма, запросы, приказы и другие документы, ведет контрольно-регистрационную картотеку, печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

В приемной имеется копировальная  техника, и секретарь имеет возможность  копировать документы.

Секретарь формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

В обязанности секретаря входит выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Важной  функцией секретаря является осуществление контроля над исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Кроме того секретарь обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавет условия, способствующие его эффективной работе.

Секретарь должен знать:

• нормативные правовые акты и другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности предприятия и ведения производства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной деятельности; основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Секретарь имеет право:

• вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями;
• знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей;
• повышать свою квалификацию в установленном порядке;
• требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
• Секретарь приемной руководителя несет ответственность: 
  за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;
• за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;
• за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

3 Ведение делопроизводства в организации

Основными документами, регламентирующими ведение делопроизводства, являются:

- Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  

На основании данных нормативно-правовых актов в СООО «Либретик» разработана инструкция, определяющая порядок ведения делопроизводства, отражающая специфические особенности работы с документами, характерные для конкретного предприятия, предусматривающая порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Кроме того разработаны и утверждены должностные инструкции работников, в том числе должностная инструкция секретаря.

Как и на любом предприятии имеется собственная номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

4 Организация  документооборота в организации

Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документ – это материальный носитель с зафиксированной на ней информацией, которую можно использовать в дальнейшем. В качестве такого носителя может быть бумага, фото - и кинопленка, электромагнитные носители и другое.

Деятельность  предприятий характеризует совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных  и взаимодействующих между собой  и составляющих системы документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации.

Зафиксировав  информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также  возможность передачи ее другому  лицу, многократное повторное обращение  к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким  требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность и информативность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Перечень наиболее употребляемых разновидностей документов:

Положение - акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

Постановление - акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Решение - акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов.

Распоряжение - акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Приказ - акт, издаваемый руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчинения.

Инструкция - акт, издаваемый организацией и утверждаемый ее руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специфические стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Указание - акт, издаваемый организацией преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций.

Протокол - документ, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленное факты и события.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод комиссии организаций, специалиста, по какому либо документу или вопросу.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий абсолютное изложение какой-либо информации, с выводами составителя.

Обзор - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности предприятия за определенный период.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).