Автор работы: Пользователь скрыл имя, 02 Мая 2013 в 00:11, отчет по практике
Цель практики – практическое закрепление профессиональных знаний, умений и навыков, полученных мною в процессе теоретической подготовки, а также освещение вопроса организации документооборота на предприятии.
Общие задачи производственной практики:
ознакомление со спецификой работы предприятия, его структурой и так далее;
изучение документооборота предприятия;
формирование навыков практической работы посредством участия в повседневной деятельности предприятия.
введение. . . . . . . …….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ. . . . . . . . . . . . . . . . . 4
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ. . . . 4
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА
ПРЕДПРИЯТИИ . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Оформление реквизитов документов………………………………...13
Прием, регистрация и исполнение входящих документов. Контроль исполнения документов и поручений……………………………….24
Регистрация и отправка исходящих документов………………….28
Регистрация и исполнение внутренних документов………………30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ . . . . . . . . . . . . . .32
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом и передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.
Заказ на размножение документов - содержит просьбу о воспроизведении или размножении документов каким - либо способом.
Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
Отзыв - документ, содержащий мнения учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем и конкретных исполнителей.
Отчет - документ, содержащий
сведения о выполнении плана,
задания, подготовке мероприятий, поручений
и проведении мероприятий, представляемый
вышестоящий организации или должностному
лицу.
Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Можно сформулировать основные принципы организации движения документов:
Документооборот делится на следующие документопотоки:
Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Не подлежат регистрации:
Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.
В СООО «Либретик» принята журнальная форма регистрации документов.
4.1 Оформление реквизитов документов
. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.
Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь». Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).
Реквизит «Код организации». Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Реквизит «Код документа». Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.
При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».
Реквизит «Наименование
Реквизит «Наименование
Реквизит «Наименование
Реквизит «Почтовый адрес
Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные». Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Иногда указывается адрес электронной почты и другие сведения. Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.
Реквизит «Название вида документа». Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.
Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией. Даты подписания, утверждения, согласования оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
Реквизит «Адресат». Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата. При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже. При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже. Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту. Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов иногда применяются конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес. Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
Реквизит «Гриф утверждения». Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации. Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Гриф утверждения
проставляется в правом верхнем
углу документа. При утверждении
документа несколькими
Реквизит «Резолюция». Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.