Основные формы и направления использования архивных документов

      ПЕРВЫЙ  ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

      ИНСТИТУТ  АДМИНИСТРИРОВАНИЯ  МЕЖДУНАРОДНОГО ТУРИЗМА 

Специальность 032001:

«Документоведение и документационное обеспечение  управления» 

      Курсовая  работа 

По  дисциплине: «Архивоведение» 

На  тему:

«Основные формы и направления использования архивных документов» 

Выполнила: студентка 3 курса,

Группа  ТДШЗ-21/7 НВ-1-1

Петрова Ольга Александровна

Проверил:  
 
 
 

     Москва 2009

     Содержание 

Введение…………………………………………………………………………3-8

1.Направления  использования архивных документов……………………...9-10

2. Цели  использования архивных документов……………………………..10-11

3. Формы  использования архивных документов………………………………11

3.1. Информирование  руководства и структурных подразделений  организации, а также других  организаций о наличии в архивах  тех или иных документов и их содержании……………………………………………..…11-13

3.2. Исполнение  запросов социально-правового характера……………….13-19

3.3. Использование  документов в средствах массовой  информации……..19-21

3.4. Организация  информационных мероприятий…………………………….21

3.4.1. Организация выставок документов……………………………..……21-22

3.4.2. Организация  встреч с общественностью…………………………..……22

3.4.3. «Дни  открытых дверей»………………………………………………22-23

3.4.4. Экскурсии  в архивы………………………………………………………23

3.4.5. Устные  журналы…………………………………………………………..23

3.4.6. Лекции, доклады…………………………………………………………..23

3.5. Предоставление  документов пользователям в читальный  зал……….24-26

3.6. Выдача  подлинных документов и дел  во временное пользование…..26-27

3.7. Публикация  документов………………………………………………...27-29

Заключение…………………………………………………………………...30-31

Список  использованных источников и литературы…………………….....32-33

 

      Введение 

     Цель  работы – объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.

     Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

     Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

     1. Определение направлений использования архивных документов;

     2. Постановка целей использования  архивных документов;

     3. Характеристика форм использования  документов.

     При написании работы использовались различные  источники и литература.

     Источники можно разделить на несколько  групп:

1. нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);
2. нормативно-методические документы (Правила);

     Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных  и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» ¹.

     Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации"  обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».²

     Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.³

     В подпрограмму выделена программа «Архивы  России», которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

     Предполагались  следующие виды работ:

     1)Осуществление  комплекса работ по совершенствованию  и модернизации системы использования  государственными архивами документированной информации;

     2) Создание и поддержание в работоспособном  состоянии механизма преимущественно  планового рассекречивания документов  государственных архивов с прогнозируемым  объемом в 2,5 млн. дел;

     3) Информационное обеспечение подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

     4) Организация и проведение документальных  выставок, в том числе международных,  посвященных юбилейным датам, памятным событиям государственного и международного значения;

     5) Оснащение выставочного зала  федеральных государственных архивов  современными техническими средствами;

     6) Подготовка каталогов, путеводителей,  сборников архивных документов (в том числе в электронной форме);

     7) Совершенствование технологий, связанных  с организацией процессов и  работы читальных залов государственных  архивов.

       Также в работе широко использовались  такие нормативно-методические документы,  как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР.

     Правила работы ведомственных архивов (стоит заметить, что они утратили силу) основными    формами    использования    документов ведомственного  архива  указывают:   информирование  руководства и структурных   подразделений   организации,   в  структуре  которой функционирует архив,  других организаций и исполнение их запросов; культурно   -  просветительная   и агитационно  - пропагандистская работа   архива,   исполнение   запросов   социально   - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.⁴

     Основные  правила работы государственных  архивов РФ предусматривают то, что  основными формами использования  документов в архиве являются:

     - информационное обеспечение пользователей  (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

     - представление документов пользователям  для исследований в читальном  зале;

     - экспонирование документов на выставках;

     - использование документов в средствах  массовой информации;

     - проведение информационных мероприятий  (встреч с общественностью, экскурсий  в архивы, презентаций, "дней открытых  дверей", лекций, докладов, устных  журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

     - выдача документов во временное  пользование;

     - публикация документов в различных  формах.⁵

     Основные  правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».⁶

     Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования архивных документов.

     Правила работы исследователей в читальных  залах государственных архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно.

     Использованная  литература может быть разделена на две группы:

1. пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова.
2. Периодические издания, прежде всего журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста».

     В «Организации использования документов ГАФ СССР» довольно полно дана характеристика форм использования  документов. Авторы подробно останавливаются  на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

     «Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

     Статьи  «Отечественных архивов» рассматривают  различные формы использования  документов на примерах архивов и архивных органов.

     Например, Н.И. Капустина  считает, что «одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан  по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций».⁷

     В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева  сообщается, что «…основными формами  использования документов ЦГАСА… в  последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование  документов архива исследователями  через читальные залы».⁸

     «Вестник  архивиста» дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

     Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

     Во  введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура доклада.