Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Ноября 2011 в 11:44, курсовая работа
Цель работы – объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.
Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.
Введение…………………………………………………………………………3-8
1.Направления использования архивных документов……………………...9-10
2. Цели использования архивных документов……………………………..10-11
3. Формы использования архивных документов………………………………11
3.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании……………………………………………..…11-13
3.2. Исполнение запросов социально-правового характера……………….13-19
3.3. Использование документов в средствах массовой информации……..19-21
3.4. Организация информационных мероприятий…………………………….21
3.4.1. Организация выставок документов……………………………..……21-22
3.4.2. Организация встреч с общественностью…………………………..……22
3.4.3. «Дни открытых дверей»………………………………………………22-23
3.4.4. Экскурсии в архивы………………………………………………………23
3.4.5. Устные журналы…………………………………………………………..23
3.4.6. Лекции, доклады…………………………………………………………..23
3.5. Предоставление документов пользователям в читальный зал……….24-26
3.6. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование…..26-27
3.7. Публикация документов………………………………………………...27-29
Заключение…………………………………………………………………...30-31
Список использованных источников и литературы…………………….....32-33
Архивная
справка - документ, содержащий архивную
информацию о предмете запроса, с
указанием поисковых данных документов,
на основании которых она
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).16
В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.17
Архивная
копия - документ, воспроизводящий текст
или изображение архивного
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Машинописные
архивные копии и выписки
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
Помимо основных форм ответов на запросы, архив может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе, либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.
При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.
Тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.
Тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.
Тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.18
Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
При
отсутствии в архиве запрашиваемых
сведений отрицательный ответ
В
качестве примера по исполнению тематических
запросов можно рассмотреть РГАНТД,
в котором использование
Исполнение
запросов в РГАНТД облегчается тем,
что этот архив первым в отрасли
стал на практике применять автоматизированные
архивные технологии, в том числе
при создании автоматизированного
НСА. В настоящее время он располагает
тематической базой данных, включающей
сведения обо всех открытых документах
по космической тематике. Информация по
другим отраслям введена в БД «Архивный
фонд» на уровне фонда и описи и в БД «Промышленность»
на уровне описи с указанием основных
и поисковых терминов, включенных в опись
дел.19
3.3.
Использование документов
в средствах массовой
информации
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.
Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.
Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр.
Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы.
Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.
Корреспонденция – сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.
Информация – краткое сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.
Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.
Архивные документы широко
3.4. Организация информационных
мероприятий
Информационные
мероприятия включают организацию
выставок документов, организацию встреч
с общественностью, экскурсии в
архивы, презентации, дни открытых дверей,
лекции и доклады, читательские конференции,
уроки для студентов и
3.4.1. Организация выставок документов
Выставка – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.
По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.
По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).
По месту демонстрации различают стационарные и передвижные.
Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные – временными и краткосрочными.
Разработка
тематико-экспозиционного
В
2005 году была проведена в Выставочном
зле федеральных архивов
3.4.2. Организация встреч с общественностью
Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и кинопрограмм, слайдфильмов, прослушиванием фонозаписей, выставками архивных документов и т.д.
Информация о работе Основные формы и направления использования архивных документов