Учет архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

     Вопросы учета документов Архивного фонда  Российской Федерации имеют огромное значение,  этим и обуславливается  выбор темы курсовой работы «Учет  архивных документов».

      Данная  тема очень актуальна, так как  исключительно важен учет исторических и культурных ценностей в деле обеспечения их сохранности. Во-первых, любой рачительный хозяин знает счет каждой вещи, тщательно сберегая свое имущество. Так и архивист должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Во-вторых, обществу в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

      В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей… Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов».¹

      Во  избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено  обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.²

      Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

      Учет  документов – это определение  их количества и состава в установленных  единицах учета и отражении этого  количества и состава в учетных  документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.³

      При изучении темы курсовой работы мною был  использован Регламент государственного учета документов АФ РФ, ФЗ Об архивном деле в РФ от 13 октября 2004 года. Основные правила работы государственных  архивов РФ. Статьи доцентов РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А., опубликованные в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» в рубрике архивное дело. На сайте «Архивы России», указаны справки о развитии системы автоматизированного центрального государственного учета документов.

      Цель  курсовой работы изучить научные  основы и этапы учета архивных документов, и способы учета автоматизированных технологий.

      Цель  достигается по средство решения  следующих задач:

-   Охарактеризовать централизованный  и внутренний учет;

- Рассмотреть  автоматизированные технологии  в области учета и обеспечения  сохранности документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ, ПРИНЦИПЫ И ВИДЫ УЧЕТА

1. Централизованный и внутренний учет

   Под учетным документом понимается, документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.

   Учет  складывается из четырех этапов:

1. Подсчет количества документов в архиве.
2. Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива.
3. Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

   Прежде  чем приступить к рассмотрению учетных  форм, необходимо указать, что научной  основной учета документов являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности, которые реализуются на:

- установление  общих для всех хранилищ документов  Архивного фонда страны единиц  учета;

- единства  организации хранения и учета  документов;

- сопоставимости  учетных показателей;

- строгой  регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

- оперативного  внесения в установленные сроки  во все учетные документы изменений  об объеме и составе документов  АФ РФ, отражающих их фактическое  количество и состав.

     Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел и др. полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа – заверителя дела.⁴

     Рассмотрим  поподробнее виды учетных документов.

     Книга учета поступления  документов – очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

     В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик – фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать  обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет – на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

     Список  фондов – представляет перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

     Указывается официально принятое название учреждения – фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование.

     Главная цель списков фондов – закрепить  за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, и его  нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.

     Лист  фонда – включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличие описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытия документов:

     Лист  фонда состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях;
2. сведения о местонахождения фонда и его номере;
3. сведения о движении документов фонда.

     Сведения  о движение документов приводятся отдельно для описанных и неописанных  документов.

     При учете россыпи может быть указано  количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

     Архивная  опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет, путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда.

     Дело  фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

     В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема  систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.

     Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

     О дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видах научно-технической  обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

     Документы централизованного государственного учета составляется на основе суммирования данных, извлеченных из документов «Внутреннего учета». Основным документом, в котором зафиксированы правила его ведения, является Регламент государственного учета документов АФ РФ.⁵ Основным документом централизованного учета является паспорт архива. Паспорт государственного архива составляется на 1 января каждого года и состоит из разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы, страховой фонд копий, НСА, условия хранения документов.

     Карточка  фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации Центрального фондового каталога, Федеральной Архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН.

     В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях – источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

- всего по профилю архива;

- негосударственных  организаций;

- государственных  организаций;

- а также  о наличии в ведомственных  архивах номенклатуры дел, инструкции  по делопроизводству, помещений  и штатов.

     Для того чтобы механизм централизованного  учета четко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учетных документов в вышестоящие органы. 

1.2.Проверка наличия и состояния документов – важнейший этап учета документов

     Проверка  наличия и состояния документов является одним из основных видов  работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.