Учет архивных документов

      ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета – «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.) «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.

      Одновременно  в 1995 году по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд». Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.). Она же получила широкое распространение в архивах. «Архивный фонд» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдении единства традиционной и автоматизированной систем учета.

      «Архивный фонд» представляет собой интегрированный  многофункциональный программный  комплекс, предназначенный для решения  следующих задач:

• учет документов;
• контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;
• контроль за состоянием НСА;
• поиск документов (во второй версии программы на уровне фонда и описи; в третьей версии – на уровне фонда, дела, документа, документной информации);
• ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).⁸

Учетная часть программы ориентирована  прежде всего на ведение централизованного  учета, а именно на создание массивов данных на формирование и ведения  в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

   Начальник отдела учета, сверив данные с помощью  пункта меню «Подсчет сводных» в режиме администратора, мог получить паспорт  архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов; 43 вида перечней реестров (описей); состав фондов и документов по категориям; список фондов.

   «Архивный фонд» оказался эффективнее учетных  программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат, она распространялась бесплатно. К достоинствам можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с ведением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998-2001 год вторая версия «Архивный фонд» распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.

   В 2009 г. в архивных учреждениях началось внедрение программной версии «Архивный фонд 4.0», которая была усовершенствована по сравнению с предыдущими. Охват, автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край и т.д.) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов АФ РФ. Появилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов, а также распечатывания описи и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд».⁹

   «Архивный фонд» представлял собой часть  взаимосвязанного комплекса ПО. В  органах управления архивным делом  субъектов РФ с 1997г. Внедрялась программа  «Фондовый каталог», а в Росархиве  начал функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.

   Фондовый  каталог – общеотраслевая программа, предназначенная для органов  управления архивным делом субъектов  РФ. Она предназначена для централизованного  государственного учета, информационного  поиска на межархивном уровне, контроля за состоянием НСА и обеспечения сохранности документов.¹⁰

   В 1997 году был утвержден Регламент  государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии  соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета.

   В 2000 году в дополнение к Регламенту был утвержден «Временный порядок  РФ». Документ закреплял методы, процедуры  и средства ведения автоматизированного  учета в государственных и  муниципальных архивах.

   В 2002 году «Фондовый каталог» внедрен  в органах управления архивными  делами в 18 субъектах Федерации.

   По  техническому заданию, составленному  Информцентром Мосгорархива на основе изучения традиционного и автоматизированного  учета документов, центром «Инсофт» была создана программа «Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно автоматизировать учет архивных документов в архиве. Программа позволяла получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета поступлений, список фондов, реестр описей, книгу учета движения фондов, описей и дел, лист фонда, книгу учета документов передаваемые в другие архивы) так и централизованного учета (паспорт архива, карточку ЦФК, сведения об изменении в составе и объеме фондов). Таким образом, хотя общее количество отчетов значительно уступало программе «Архивный фонд», это были основные учетные документы архива.

   Последовательность  ввода данных в учетную базу была детально продумана для того, чтобы  максимально повысить точность учета  и избежать искажения данных. К недостаткам программы можно отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактировании данных – для исправления значения данных некоторых полей или удаления данных необходимо обращаться к программисту.

   Что касается процедуры ведения автоматизированного учета, она различается для федеральных архивов и субъектов Федерации. Федеральные архивы представляют учетные сведения непосредственно в Росархив для включения в автоматизированный фондовый каталог. Республиканские, краевые, областные, муниципальные архивы передают данные в электронном формате в орган управления архивным делом субъекта РФ. При этом если не используют другую учетную программу, они должны конвертировать данные в общеотраслевой формат в составе обязательных реквизитов. На следующем уровне в органе управления архивным делом данные архивов вводятся в ПК «Фондовый каталог». При этом проверяется их полнота и достоверность. По решению органа управления архивным делом, архив может быть освобожден от предоставления учетных документов в традиционной форме, если он ввел в Архивный фонд все сведения о фондах.

   Очевидно, что ведение  централизованного  учета чрезвычайно затрудняет то, что автоматизация учета не введена  во всех архивах и органах управления архивным делом. По этой причине иногда приходиться вести параллельно автоматизированный и традиционный учет документов. При этом учетные данные нужно вводить своевременно и точно. Из-за задержки при представлении данных в вышестоящие органы вся система учета может быть нарушена.   

2.2. Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности. 

      Составной частью интегрированной учетно-информационной системы является Государственный  реестр уникальных документов АФ РФ. Он потребовал от разработчиков расширения сложившихся представлений о содержании работы, новых, теоретических, методических и организационных решений. Сложность заключается в определении статуса уникальных документов и критериев их отбора, разработки учетных форм документов, порядка организации и ведения Государственного реестра. Архивисты пришли к выводу, что культурологический подход имеет определяющее значение: в реестр должны включаться все документы, имеющие общекультурную ценность, представляющие большой интерес для общества. В конечном итоге создание Государственного реестра базируется на следующих основных принципах: государственному учету подлежат все уникальные документы АФ РФ независимо от места их хранения, и от того в чьей собственности, или в чьем пользовании они находятся; единство основных требований к постановке на государственный учет уникальных документов на разных носителях, хранящихся в архивах, музеях, библиотеках и т.д.

      Согласно  «Регламенту государственного реестра  уникальных документов АФ РФ, утвержденному 9 октября 2001 г., началось создание еще одной общественной базы данных.¹¹ Государственный реестр уникальных документов называют «Красной книгой АФ РФ», поскольку в него включаются сведения о наиболее ценных документах, утрата которых была бы невосполнима. Согласно регламенту, реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных. Но, в отличие «автоматизированного центрального фондового каталога», имеющего распределенную структуру, он формируется в едином центре – Росархиве – на основе карточек учета и описания документов, поступающих из архива, музеев, библиотек, ведомств.

      Выявление уникальных документов на основе комплекса  критериев осуществляют экспертно-проверочные  комиссии государственных архивов, органов управления архивным делом  субъектов Федерации. Владельцы документов негосударственной части АФ РФ могут осуществлять выявление уникальных документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных документов составляются листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек, архивов РАН, и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и описания уникальных документов поступают в Росархив, где они проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной комиссии. После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов поступают в Центр информационных технологий Росархива, где формируется единая база данных об уникальных документах.

      Центр информационных технологий Росархива  осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов АФ РФ», но и исполнение запросов от физических и юридических  лиц.

      Сохранение  принятых на хранение документов – важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспылевание и дезинфекцию документов, но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.

      Информационные  технологии в области обеспечения сохранности документов применяются:

- для  учета наличия и состояния  документов в автоматизированном  режиме;

- для  создания фонда пользования и  страхового фонда с помощью  технологий оцифровывания;

- для  электронной регистрации документов.

      При обеспечении сохранности документов очень важно своевременно принять  меры по картонированию, реставрации, консервации, дезинфекции, поиску отсутствующих  дел. Для этого нужна точная и  оперативная информация о состоянии  и физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью собирания такой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния документов.

      Однако  собрать воедино и проанализировать многочисленные статистические данные о состоянии документов непросто. Для этого создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения дел. Одна из программ – БД «Обеспечение сохранности документов» - была создана ВНИИДАД в середине 1990-х годов. Подобное программное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат при планировании работы по обеспечению сохранности.

      Таким образом, с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов – требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

      В развитие системы автоматизированного  централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных  и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение – программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива.