Номенклатура дел

 

  

Список использованной литературы

1. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь  от 06.10.1994 г. № 3277-XII (в редакции от 26.12.2007) // Национальный реестр правовых актов. – 2007. - № 119, 2/1322.

     2. Основные правила работы архивов  центральных и местных органов  государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь/Авт.- разраб. СВ. Жумарь и др. -Мн.: БелНИИДАД, 2006.-184с.

3. СТБ 6.38-2004. «Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов» - Мн.: Белстандарт, 2004.

4. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. М.: Изд-во  стандартов, 2004.

5. Делопроизводство и основные  нормативные требования к документам. – М., 2004-460с.

6. Андреянова В.В. Как правильно организовать делопроизводство. - М., 2002.-296с.

7. Гавриленко В.Г., Ядевич Н.И., Изотко В.П. Номенклатура 
дел/журнал порядок ведения делопроизводства. Минск, «право и 
экономика», 1998.

8. Давыдова Э.Н. Номенклатура дел// научно-практический журнал 
«Архивы и делопроизводство». 2005.-№ 3.-24-32.

9. Рыбаков А.Н., Давыдова Э.Н. Номенклатура дел// научно-практический журнал «Архивы и делопроизводство». 2005.-№ 4.-19-27.

Рыбаков А.Н., Давыдова Э.Н. Номенклатура дел// научно-практический журнал «Архивы и делопроизводство». 2006.-№ 6.-51-55.

10. Михайлов Ю.К. Номенклатура дел//журнал «Секретарь- референт» 2007 №6-С60-65.

 

11. Краснокуцкая Г.П., Оскерко Т.С. Хранить нельзя, выбрасывать. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения в работе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации / Г.П. Краснокуцкая, Т.С. Оскерко. - Мн.: СООО «ИПА «Регистр», 2005. - 200 с.

12. Методика составления и применения примерной номенклатуры дел [Электронный ресурс] // www.ippnou.ru/article.php.

 

 

Приложение 2

 

Форма номенклатуры дел организации

 

Наименование организации                

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     

___________ N __________                                 

________________________    

               (место составления)     

на _____________ год                

 

 

 

Название раздела
Индекс    дела	Заголовок дела  (тома, части)	Кол-во дел  (томов,   частей)	Срок хранения дела  (тома, части) и    N статей        по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

 

Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления                  Подпись       Расшифровка подписи

Дата

 

Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

 

 

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)                       Протокол ЭПК архивного

наименование организации               учреждения

__________ N ___________               __________ N _________

от _______  № __________                от ________ № _________

Подпись          Расшифровка             Подпись             Расшифровка

 

 

 

 

 

 

 

         Приложение 1

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Наименование структурного     

подразделения организации              

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     

___________ N __________                                      

               (место составления)      

 

на _____________ год                

 

Название раздела
Индекс    дела	Заголовок дела  (тома, части)	Кол-во дел  (томов,   частей)	Срок хранения дела  (тома, части) и    N статей        по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

 

Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления                  Подпись       Расшифровка подписи

Дата

 

Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

 

 

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)                       Протокол ЭПК архивного

наименование организации               учреждения

__________ N ___________               __________ N _________

от _______  № __________                от ________ № _________

Подпись          Расшифровка             Подпись             Расшифровка

 

 

 

Приложение 3

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ______ году в организации

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше         10 лет)
временного (до 10         лет включительно)
Итого

 

 

Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления                    Подпись              Расшифровка подписи

Дата

 

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

 

Наименование должности лица,

передавшего сведения                       Подпись       Расшифровка подписи

Дата

 

 

Если рассматривать номенклатуру дел с правовой точки зрения, то очевидно,  что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным в организации. В этом аспекте номенклатура дел, как источник информации о деятельности юридического лица (организации), является гораздо более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота. Номенклатура дел любого юридического лица не может появиться на пустом месте. Номенклатура дел является документальным подтверждением деятельности данного юридического лица.

 

 

СТОРОНЫ: + рекомендации

 … 1. Поэтом в каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, как думают многие руководители, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельного данного юридического лица.

….2. Перед службой ДОУ (документационного обеспечения управления) и архивом органитзации, а в маленькой фирме - перед секретарем-референтом поставлена задача составления номенклатуры дел. Прежде чем непосроедственно заняться этой работой, необходимо выяснить у руководства разделение ответственности, а именно: где кончается компетенция и ответственность службы ДОУ и начинается ответственность архива, если он есть. На мой взгляд, этот пункт должен быть четко обозначен в инструкции по делопроизводству. В соответствующем разделе инструкции должно быть четко зафиксировано положение о том, что после завершения работы с документами в текущем делопроизводстве они должны быть сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел, контроль над правильность формирования которых несет руководитель структурного подразделения.

 

Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными актами, типовыми перечнями со сроками хранения…., и их соблюдение несет архив организации.

…. 3. Начинать с издания соответствующего распорядительного документа. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности  в следующем делопроизводственном году. Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Если организация имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения.

…..4.Так же при составлении номенклатуры дел необходимо иметь в виду, что во многих организациях сложилась практика, когда руководители и специалисты держат у себя и не передают в.. ряд важных документов

 

 

 

 

 

 

Квалифицированно составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций. Можно говорить о том, что примерная номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

 

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

 

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

 

Пример 1

 

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

 

 

После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.

 

В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

 

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

 

Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

 

К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

 

В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив.

 

В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи.

 

*  *  *

 

Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.

 

Если тебе когда-нибудь захочется найти человека, который сможет преодолеть любую, самую невероятную беду и сделать тебя счастливым, когда этого не может больше никто - просто посмотри в зеркало и скажи: "Привет!" - Ричард Бах

 

 

 

 

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

 

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.

 

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

 

При составлении номенклатуры дел ООО «ДИН», необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

 

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать методическую помощь - разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:

 

 

Номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.