Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2012 в 15:42, реферат

Краткое описание

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Прикрепленные файлы: 1 файл

КУРСОВАЯ.docx

— 41.50 Кб (Скачать документ)

Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел.

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают  большое количество документов. После  их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов на первое место выступает  такая функция документа как  накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь  через определенное время, т.е. они  выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможны лишь при  четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы  по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

  1. Она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и определяет систему хранения документов в учреждении.
  2. Каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
  3. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов.
  4. Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
  5. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно.
  6. Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет.
  7. Номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению  и оформлений номенклатур дел  изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе  документационного обеспечения  управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.

Номенклатура дел должна быть в  каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько  видов:

1.Типовая.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать  заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки  хранения. Основные правила работы ведомственный архивов указывают, что типовая номенклатура дел  устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают: «заголовок каждого дела из типовой  номенклатуры дел переносится полностью  и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации».

2.Примерная.

Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный, состав дел, заводимых в  делопроизводстве организаций, на которые  она распространяется, с указанием  их индексов и носит рекомендательная характер.

Из примерной номенклатуры дел  при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые  фактически образуются. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут быть разъединены  или объединены в конкретной, что  обуславливается или объемом  документации, или спецификой работы.

3.Индивидуальная(конкретная)

Индивидуальная номенклатура дел  может быть для организации в  целом или отдельно для каждого  структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих  структурного деления, и в структурных  подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них  в течение календарного года. В  крупном учреждении номенклатуры дел  структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего  учреждения.

Сводная номенклатура, как классификационный  справочник, имеет структурную схему  построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений  обязаны не только организовать составление  номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопроизводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к  ним, предъявляемые нормативно-методическими  документами: «Государственной системой документационного обеспечения  управления», «Основными правилами  работы ведомственных архивов» и  изучить методические материалы  по их разработке. Используются также  положение об учреждении и его  структурном подразделении, штатное  расписание, перспективные и текущие  планы, описи дел постоянного  и временного хранения. Но главным  источником при составлении номенклатуры являются сами документы вся совокупность как полученных извне, так и созданных процессе деятельности подразделения.

 «Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений». Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Требование к заголовку дела – краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

При составлении заголовка каждого  конкретного дела необходимо учитывать  сроки хранения документов. Документы  с постоянным сроком хранения, временным  свыше 10 лет и временным до 10 лет  не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются  по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым  и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией организации.

Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск  конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур  дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем дела с организационной  документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются  названия дел с организационно-распорядительными  документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных  органов). За этой группой дел последовательно  идут дела с плановыми и отчетными  документами (годовые, за ними квартальные  и месячные) и переписка.

При наличии однородных корреспондентов  «заголовки дел, заведенные по географическому  и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или названий» .

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки  согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и  визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его  работники проверяют полноту  охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков и установления сроков хранения.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделении и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, последовательно, повторяется из года в год.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой  каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.(Приложение А)

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам  в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые  документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в  номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть  резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

Номинальный признак –  указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки  по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак  – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак  – указание в заголовке дел  по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора».

Хронологический признак  – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы  документы, например, «Годовой отчет  ОАО «Корсак» за 2007 г.».

Географический признак  – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется  при заведении личных и судебных дел или при объединении различных  документов, связанных между собой  последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей  Федорович».

Термин «переписка» применяется  при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или  более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Информация о работе Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел