Корреспонденция входящая исходящая и внутренняя, номенклатура дел

Содержание

Теоретически раздел

Практический раздел

Список литературы

Приложение 1

Приложение 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 1

Корреспонденция входящая, исходящая и внутренняя.

Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до подшивки в дело или отправки образует документооборот учреждения.

Различают 3 основных группы документов:

• Входящие (поступающие в учреждение)
• Исходящие (отправляемые из учреждения документы)
• Внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы)

Прием и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ в централизованном порядке, в небольших организациях секретарем или специально выделенным работником.

Входящая корреспонденция.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции состоит из следующих операций:

1. Проверка правильности доставки и целостности вложений. Проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и составить акт. Ошибочно  доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
2. Вскрытие документов – вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, которые сразу передаются по назначению. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа или адрес корреспондента можно установить только по конверту.
3. Регистрационный штамп – проставляется на всех входящих документах. Фиксирует факт и время поступления документа  организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, а при необходимости и время (часы и минуты).
4. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации должен быть свой перечень такой корреспонденции). Документы, подлежащие регистрации, заносят в принятую соответствующую форму регистрации.

При предварительном рассмотрении поступившей корреспонденции  работники службы ДОУ руководствуются:

• Положением об организации и ее структурных подразделениях
• Должностными инструкциями
• Номенклатурой дел
• Примерными схемами движения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ или секретарем – референтом руководителя в следующем порядке:

1. Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата ДОУ предварительного рассматриваются службой ДОУ, а документы в адрес структурных подразделений – передаются непосредственно в структурные подразделения.
2. После предварительного рассмотрения документы передаются (докладываются) руководителю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальная корреспонденция распределяется между заместителями (согласно их функциональным обязанностям).
3. Если к поступившим документам необходимо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т. п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.
4. Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должны быть осуществлена в день их поступления.
5. Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них. Резолюция включает в себя следующие документы: кому, что сделать, к какому числу, подпись руководителя и дата.
6. Получив от руководителя документы с резолюцией, в службе ДОУ вносятся  сведения из резолюции об исполнителях и сроках исполнения документа в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.
7. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки ( как правило, в день поступления документа).
8. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочерёдно или размножаются и передаются одновременно в копиях.
9. В дальнейшем служба ДОУ ведёт контроль исполнения документов, поставленных на контроль, в отведённые сроки (получает информацию, как идёт работа по документу, напоминает о сроке исполнения), как исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу.  

Исходящая корреспонденция.

Основные этапы прохождения исходящих (отправляемых) документов от создания до отправления состояния из операции:

• Состояние проекта документа;
• Согласование, визирование (в необходимых случаях);
• Подписание и утверждение (при необходимости);
• Регистрация (в журнале или на карточке)
• Отправка документа адресату.

Составление проекта документа. Проект документа составляется исполнителем после изучения вопроса по существу и с использованием как нормативных документов, так и инструкции по делопроизводству  в организации.

Согласование документа. До передачи подготовленного проекта документа на подпись руководителю исполнитель проводит процедуру внутреннего согласования, проставляя на проекте визы согласования или гриф согласования.

Подписание документа. Ознакомившись с проектом документа, руководитель либо сразу удостоверяет его своей подписью, либо отправляет на доработку исполнителю, если в этом есть необходимость. В этом случае исполнитель перерабатывает документ с обязательным проведением процедуры составления проекта от начала до конца.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Регистрация документа. Подписанные документы регистрируются в службе ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в организации и передаются в экспедицию для отправки.

Отправка документа. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• Проверку правильности оформления документов (наличие необходимых реквизитов даты, номера, подписи и т. д.)
• Проверку наличия приложений, указанных в документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов
• Проверку правильности адресовании, в случае неправильного оформления документы возвращаются на доработку.
• Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки (документы, отправляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт).

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего дня.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самой организации.

Обработка внутренних документов при их подготовке и оформлении проходит все те же этапы,  что и при работе с исходящими документами (подготовка проекта, его согласование, подписание, регистрация), а на этапе исполнения – с входящими документами (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Целесообразно рассмотреть некоторые особенности при работе с различного вида внутренними документами в организации.

Распорядительные документы. Проекты распорядительных документов после их подготовки и согласования с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильным их оформлением. Копии подписанных руководителями документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в компетенции которых находятся рассматриваемые вопросы.

Протоколы. Особенность прохождения протоколов – отсутствие этапов визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным подразделениям и должностным лицам, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные и служебные записки, справки, сводки и т.д. Внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в установленном порядке передаются на исполнение в соответствующие подразделения или исполнителям, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, через секретарей, референтов или лиц, ответственных за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству может быть также предусмотрена передача документов между структурными подразделениями через службу ДОУ.

Исполнение документов происходит в следующем порядке:

1. Исполнитель после получения документа с длительными сроками исполнения (до 6 месяцев) намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их в службу контроля ДОУ или вводит их в автоматизированную систему контроля и исполнения.
2. При решении вопросов оперативного характера (по телефону) или лично на исполненном документе или в регистрационно-контрольной форме делается отметка, содержащая сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 352 – 43 – 84 с главным инженером НПО «Сатурн» Паниным Р.В. На коллегии будет присутствовать ведущий специалист Антипов В.О.       12.03.2009                   Личная подпись                         А.И.Логунов

 

3. Если исполнение вызывает создание ответного или иного документа, то подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и отправка производятся аналогично работе с исходящими документами.
4. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ – запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
5. При исполнении документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документ и передает его для тиражирования. На документ, направляемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список рассылки.
6. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения документов (при наличии объективных причин), делать пометки на документе о датах промежуточного исполнения (телефонные и письменные запросы), дате и результате окончательного исполнения.

 

Вопрос № 15

                                              Номенклатура дел.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура предназначена для организации группировки исполнительных дел, систематизации и учёта дел и оперативного их поиска и использования в работе.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел предшествующих лет.

Сводная номенклатура дел организации (приложение 11) составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи службы ДОУ.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службу ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и при необходимости с экспертно - проверочной комиссией архивного органа, куда передаются дела на государственное хранение, и утверждаются руководителем. Номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.