Составление и оформление номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

Одной из важнейших функций  делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел.

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел).

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, производится их классификация в текущей работе с документами. От того, насколько качественно она составлена, зависят полнота дальнейшего использования содержащейся в документах информации. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ

НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты  которой оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

При построении номенклатуры дел основными признаками являются:

• соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению поиску документов;

• применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел добавлений и исправлений;

• стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой дел функции  учета документов.

Для того чтобы квалифицированно составить  номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего комплекса организационно-распорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел используют также: положения или уставы учреждения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, дела общественных организаций, созданных в учреждении. В номенклатуру дел включаются также незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру печатные издания, сборники постановлений правительства, брошюры, справочники, информационные листки, журналы, экспресс-информации.

Номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего нового календарного года (для учебных заведений – с 1 сентября нового учебного года).

Номенклатуру дел пересогласовывают  с отраслевым архивом  не реже чем  раз в пять лет. В случае коренного  изменения функций и структуры  организации номенклатуру дел пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Выделяют номенклатуру дел структурного и производственно-отраслевого типов. Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учете организационно-структурного построения аппарата учреждения или выполняемых им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу, наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений организации, которые располагаются согласно утвержденной структуре учреждения. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать секретариат (канцелярию).

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевому признаку, названиями разделов и подразделов  являются управленческие функции и отрасли, которые располагают в ней по значимости. Такой тип номенклатуры дел более удобен, так как не зависит от изменений, которые могут происходить в структуре учреждения в течение делопроизводственного года.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь собственный строго определенный индекс, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

Как правило, в номенклатурах  дел структурных подразделений  следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел. Если в  течение года возникают новые  документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они  вносятся в номенклатуру дел дополнительно на резервные номера, которые предусмотрены в каждом разделе номенклатуры дел.

В течение всего срока  действия номенклатуры дел в ней  своевременно проставляются отметки  о заведении дел, передача их в  архив, о «переходящих» делах, о  выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения или структурные подразделения для продолжения.

Заголовки дел указываются  в соответствующем разделе номенклатуры дел. Они формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждений. Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.

В основном используют следующие  признаки документов при составлении  заголовков дел:

• номинальный – за основу берется вид документов, которые помещаются в дело (приказы по личному составу);

• авторский – определяется на основании реквизитов «наименование  организации» или «подпись» (письма, предложения, заявления);

• корреспондентский  – определяется по реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков к делам по переписке (например, переписка с Минэкономразвития России по вопросам распределения молодых специалистов);

• предметно-вопросный (основной приказ), отвечающий на вопрос «о чем  документы дела?». Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы не только по одному вопросу и с одним сроком хранения;

• хронологический –  содержит указание о том, какой временной  период сгруппированы документы  в дела. Как правило, в дело подшиваются  документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и «переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение нескольких лет. В этом случае заголовок обязательно содержит указание на временной отрезок (например, переписка с Мингосимуществом России за 2000-2002 годы);

• географический – используется  в случаях, когда в деле сгруппированы  документы нескольких авторов или  корреспондентов, объединенных признаком  территории, на которой они расположены (отчеты глав администраций Центрального района Воронежской области).

Не допускаются формулировки типа «исходящая переписка», «входящие  письма», «разное».

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых :

1) наименование вида  документа (приказы, протоколы,  отчеты);

2) название автора  документа (организация, структурное подразделение, должностное лицо);

3) наименование организации,  которой адресована или от  которой будет получена документация (адресат или корреспондент документа);

4) краткое содержание  документов дела;

5) название местности,  с которой связано содержание документов дела;

6) даты (период времени)  документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  исполнения, в качестве вида дела употребляется  термин «документы», а в конце  заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады). Например, «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Например, «Приказы по основной деятельности».

Если ожидается, что  дело будет состоять из нескольких томов (частей) и содержание его будет  уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляется общий заголовок. При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Например, «Переписка с ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько, то в заголовке они не указываются. Например, «Переписка об организации семинаров по вопросам документирования управленческой деятельности».

В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается  временной период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ.

Термины «материалы»  и «документальные материалы» ГОСТом не предусмотрены, их использование в делопроизводстве и архивном деле не рекомендуется.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел  составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Дела группируют и подсчитывают по срокам их хранения, обязательно отмечая – «переходящие» дела.

Составляет и подписывает  итоговую запись сотрудник (секретарь), работающий с номенклатурой дел.