Электронный документооборот

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Октября 2014 в 16:50, реферат

Краткое описание

Целью моей работы является - познакомится с такими понятиями, как «Электронный документ», «Электронный документооборот», «Электронная цифровая подпись», «электронная подпись» и «цифровая подпись». Рассмотреть их виды, особенности и правовой статус по российскому законодательству.

Содержание

I Введение………………………………………………………………………………………..…2
II 1 .Электронный документ…………………………………………………………………........3
Сфера применения
Определения
Законодательство в сфере использования электронных документов
Правовой режим электронных документов
Действительность электронного документа
Доказательственная сила договоров
Защита электронных документов
Подлинность электронного документа
Оригиналы электронного документа
Копии электронного документа и их удостоверение
2. Электронный документооборот……………………………………………………….……6
Отправление электронных документов
Время и место отправления и получения электронного документа
Основные принципы электронного документооборота
2.1. Системы электронного документооборота………………………………………………8
2.2. Проблемы электронного документооборота……………………………………….……10
3. Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования) .………………………………………………………………………………...12
III Заключение……………………………………………………………………………………..15
IV Список литературы…………………………………………………………………………….17

Прикрепленные файлы: 1 файл

реферат Электронный документ, документооборот.docx

— 51.18 Кб (Скачать документ)

Содержание.

I Введение………………………………………………………………………………………..…2

II  1 .Электронный документ…………………………………………………………………........3

Сфера применения 

Определения

Законодательство в сфере использования электронных документов

Правовой режим электронных документов

Действительность электронного документа

Доказательственная сила договоров

Защита электронных документов

Подлинность электронного документа

Оригиналы электронного документа

Копии электронного документа и их удостоверение

 

2. Электронный документооборот……………………………………………………….……6

 

Отправление электронных документов

Время и место отправления и получения электронного документа

Основные принципы электронного документооборота

2.1. Системы электронного документооборота………………………………………………8

2.2. Проблемы электронного  документооборота……………………………………….……10

3. Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования) .………………………………………………………………………………...12

III Заключение……………………………………………………………………………………..15

IV Список литературы…………………………………………………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Именно компьютеризация информационной деятельности помогла человечеству существенно ускорить процессы обработки, поиска, передачи информации, повысить надежность хранения больших ее массивов и тем самым преодолеть так называемый "второй информационный барьер".

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Актуальность темы. Поскольку сегодня Интернет занимает огромное значение в жизни современного общества. С технической точки зрения, Интернет - объединение транснациональных компьютерных сетей, работающих по самым разнообразным протоколам, связывающих всевозможные типы компьютеров, физически передающих данные по телефонным проводам и оптоволокну, через спутники и радиомодемы.

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Целью моей работы является - познакомится с такими понятиями, как «Электронный документ», «Электронный документооборот», «Электронная цифровая подпись», «электронная подпись» и «цифровая подпись». Рассмотреть их виды, особенности и правовой статус по российскому законодательству.

1. Электронный документ.

Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд преимуществ:

-Даёт возможность поиска  по ключевым словам;

-Не изнашивается с  течением времени;

-Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество  других информационных дополнений;

-Электронный документ  легче использовать в системах  автоматизации процессов;

-Меньше трудоёмкость  редактирования, тиражирования, перевода  и множество других функциональных  усовершенствований.

Электронная форма документов появилась и получила распространение в связи с унификацией и автоматизацией бизнес процессов и процессов управления во многих областях. Бумажный документооборот постепенно сдает свои позиции, за последнее десятилетие различные виды электронных документов практически вытеснили из оборота аналоговые.

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа - это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

ODF - это формат хранения документов изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт. Полное описание формата занимает 738 страниц. На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами. Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ.

Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

В России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его, государство преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости. Некоторые предприятия регламентируют для внутреннего обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде. Например размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

В настоящее время принят ФЗ «Об электронном документообороте», который включает в себя общие положения и правовой режим электронных документов, а также их обмен.

Вот некоторые положения из него:

 

Сфера применения:

Настоящий Федеральный закон регулирует особенности использования электронных документов гражданами Российской Федерации или зарегистрированными в соответствии с законодательством Российской Федерации юридические лица, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота.

Определения:

Для целей настоящего Закона применяются следующие термины и определения:  
а) электронный документооборот - система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций;  
б) электронный документ - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;  
в) составитель (электронного документа) - физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств (за исключением лица, действующего в качестве посредника в отношении передачи этого электронного документа);  
г) посредник (в отношении передачи конкретного электронного документа) - лицо, которое от имени другого лица отправляет, получает или хранит электронный документ или оказывает другие услуги в отношении передачи электронного документа с использованием электронных технических средств.

Законодательство в сфере использования электронных документов:

Законодательство об использовании электронных документов является частью правовой системы Российской Федерации и состоит из настоящего Федерального закона и иных правовых актов Российской Федерации. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем те, которые предусмотрены настоящим Федеральным законом, применяются правила международного договора.

Правовой режим электронных документов:

1. Информация, зафиксированная  на электронном материальном  носителе, признается электронным  документом, если она:  
- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;  
- подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;  
- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;  
- если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.  

2. Электронный документ  должен быть доступным для  его последующего использования.  
3. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

Действительность электронного документа:

Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Федеральным законом требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

Доказательственная сила договоров:

При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор.

Защита электронных документов:

Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, государственными или международными стандартами либо соглашением сторон.  
Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации.  
Каждая сторона обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам.  
При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Подлинность электронного документа

Электронный документ признается подлинным, если:  
- документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором;  
- в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.

Оригиналы электронного документа

В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.

Копии электронного документа и их удостоверение

1. Формой внешнего представления  электронного документа является  воспроизведение электронного документа  на экране дисплея, на бумажном  носителе либо отделимом от  машинного носителя объекте в  понятной для визуального обозрения  и пригодной для восприятия  человеком форме.  
2. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.  
3. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия.

Информация о работе Электронный документооборот