Понятие электронного документооборота

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Российский  рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет. Его появление и столь  успешное, пожалуй, даже бурное, развитие обусловлено быстрым ростом информационных потоков, а следовательно, и увеличением  документооборота. Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили  задуматься о переходе к принципиально  новым методам управления. Принятие Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об  электронной цифровой подписи» создало  правовую основу для повсеместного  распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка  управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД  и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

     Однако  не все так радужно. Российские компании в части распространения СЭД  все же существенно отстают от западных. Связано это, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

     Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев  объясняется сложностями технического характера.

     Цель  контрольной работы – подробно разобраться  в системе электронного документооборота (СЭД).

     Задачи:

• дать понятие электронного документооборота;
• рассмотреть преимущества и недостатки электронного документооборота;
• представить схему электронного документооборота.

 

1. Понятие электронного документооборота 

     Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

     С юридической точки зрения понятие  электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому  наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его  законодательная поддержка, суть которой  состоит в придании данным, создаваемым  и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

     Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

     Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

     Основные  принципы электронного документооборота:

• однократная регистрация документа;
• возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• непрерывность движения документа;
• единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа;
• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

     Система электронного документооборота (СЭД) – типовое решение, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода деятельности. Система позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство, организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Преимущества и недостатки электронного документооборота

     Российские  компании в части распространения  СЭД все же существенно отстают  от западных. Связано это, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

     Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев  объясняется сложностями технического характера. Но актуальными остаются вопросы организационно-технической  подготовленности компаний к внедрению  СЭД: наличие мощных функционально  пригодных серверов, техническая  оснащенность современными персональными  компьютерами, дополнительной техникой, уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность  организации новых рабочих мест для новых участков работ, необходимость  аттестации персонала и повышения  квалификации сотрудников. Кроме того, при планировании внедрения СЭД  необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения¹.

     Серьезным камнем преткновения является и человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая  напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей  старшего поколения, которые часто  не хотят осваивать новые компьютерные программы.

     Что касается крупных предприятий –  государственных структур, банков, торговых компаний и т.п., – то их технические проблемы связаны, прежде всего, с региональной сетевой разветвленностью, территориальной удаленностью и  разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний, многоступенчатыми схемами управления и организационных структур, большими объемами документооборота, повышенными требованиями безопасности.

     Еще одной проблемой может стать  назначение внутри компании IT-менеджера  для сопровождения проекта. Его  переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый  или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но и не распишется в собственной  профнепригодности, затягивая с  обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт  на правах администратора, самостоятельно внося в нее правки, а разработчикам  остается потом ломать голову, как  эти правки «подтянуть» так, чтобы  сохранить системные настройки.

     Кроме того, существует и проблема бумажного  «балласта». Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов, не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации «на бумаге». Чтобы внедрить эти  документы во внутреннюю систему  электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для  простых решений достаточно обычной  программы сканирования или распознавания  документов. При больших объемах  необходимо изучить возможности  использования профессиональных систем, предназначенных для получения  изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса².

     Плюсов  внедрения СЭД множество, все  и не перечислить, но все-таки попробуем  назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение  системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

     Прямой  эффект от внедрения системы позволяет  экономить средства, затрачиваемые  на расходные материалы, оплату служб  почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для  функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской  дисциплины и т.п.

     Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

• полностью автоматизировать процесс работы с документами;
• обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
• обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
• наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
• обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
• повысить эффективность работы с документами;
• повысить корпоративную культуру работы с документами;
• значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
• значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
• обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
• упорядочить процесс регистрации всех видов документов;
• обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
• обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
• обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
• обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
• проследить историю создания документа;
• обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
• выстроить отлаженную систему поручений;
• обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
• производить сортировку документов по любым критериям;
• обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
• обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
• обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
• обеспечить регламентацию прав доступа;
• обеспечить мгновенный доступ к документам;
• уменьшить количественные потери документов;
• увеличить производительность труда;
• сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
• придать юридическую силу электронным документам;
• сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
• сократить количество внутренних и внешних курьеров;
• обеспечить ведение информационно-справочной базы³.

     К стратегическим преимуществам, связанным  с повышением эффективности работы предприятия или организации  после внедрения СЭД, можно отнести:

• появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля за исполнением документов.

     Рис. 1 – Преимущества электронного документооборота

     Минусов гораздо меньше, но они существенные:

     Пробелы в информационной безопасности. Это  общая проблема. Рынок наводнен «пиратским»  дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных  структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого  и среднего рынка. Конкуренция –  закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

     Резкое  увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного  документооборота такой резкий рывок  невозможен.

     Увеличение  трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда  как штатный состав остается прежним.

     Несмотря  на минусы, плюсы внедрения СЭД  все же перевешивают. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Электронный документооборот 

     Управление  любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.