Понятие электронного документооборота

     Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

     Электронный документооборот – это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т.д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования.

     Российское  законодательство не дает определения  термина «электронный документооборот». Международное законодательство также  не использует этот термин.

     Следует отметить, что Федеральный закон  «Об электронной цифровой подписи» не уделяет должного внимания ни понятию  «электронный документооборот», ни понятию  «электронный обмен документами». Возможно, законодатель планировал закрепить  данные понятия в других законах, посвященных электронному документу, электронной торговле и т.д., и  в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они  так и не стали законами.

     Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов  документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы  включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».

     Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и  функционирования предприятия или  организации.

     Рис. 2. – Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

     При формировании электронного адреса в  качестве учетного имени пользователя необязательно используется его  реальное имя.

     Ничто не мешает зарегистрировать бесплатный почтовый ящик, включив в состав выбранного имени имя другого  человека, и разослать почту, притворяясь  другим лицом. Технически возможно установить, с какого именно компьютера был отправлен тот или иной документ, однако весьма затруднительно установить его отправителя.

     Неосмотрительно использовать электронный адрес  для установления автора и отправителя  электронного документа, с которого данное сообщение было доставлено. Даже добросовестный пользователь интернет-почты  в случае необходимости может  воспользоваться чужим электронным  адресом для отправки электронного документа своему контрагенту. Более  того, на предприятиях довольно часто  секретарь через свой электронный  адрес осуществляет отправку электронных  документов по поручению руководителя⁴.

     Разумеется, электронный адрес отправителя  сообщения является реквизитом, идентифицирующим электронный документ, однако его  следует рассматривать в совокупности с иными реквизитами, например, указанными в документе Ф.И.О. автора. Конечно, такого рода реквизиты не позволяют  с достоверностью установить отправителя  электронного документа. Однако стороны  электронного обмена документами могут  согласовать, в том числе и  в письменной форме, кодовые обозначения, условные знаки, пароли, шифры и иные аналоги собственноручной подписи, включая электронную цифровую подпись, которые позволят со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя  электронного документа.

     2. На пути прохождения незашифрованного  электронного письма от отправителя  к адресату доступ к нему  могут получить многие лица.

     Электронный документ становится доступным третьим  лицам даже без принятия ими специальных  мер по перехвату сообщений. Если же речь идет о специально организованных системах перехвата электронной  почты, то здесь возможности доступа  к электронной почте ограничены только мощностью имеющегося оборудования.

     Однако  при использовании электронного документооборота в предпринимательской  деятельности стороны максимально  заинтересованы в высокой степени  достоверности идентификации отправителя, а также гарантиях целостности, неизменности и конфиденциальности документа. На сегодняшний день самый  надежный способ обеспечения неизменности содержания электронного документа  – использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), основанной на асимметричном шифровании.

     Электронный документооборот может соответствовать  предъявляемым требованиям, при  условии применения диспозитивного метода правового регулирования  — заключение между участниками  соглашения об условиях электронного документооборота или соглашения об использовании электронных документов в рамках указанного в статье 421 Гражданского кодекса принципа свободы договора, в соответствии с которым участники  сделок свободны в определении вида и условий договора при заключении сделок⁵.

     Несмотря  на недостатки Федерального закона «Об  электронной цифровой подписи», его  значимость очевидна. Дальнейшее развитие электронного документооборота и электронной  торговли без такого акта уже невозможно. В то же время этот Закон настолько  усложнил процедуру использования  ЭЦП, что наметился некоторый  спад активности в этой сфере. Хочется  надеяться, что формирующаяся правовая база будет способствовать применению ЭЦП как в гражданском электронном  документообороте, так и во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами власти.

     На  наш взгляд, при подготовке нового законодательного акта необходимо выделить следующие основные направления:

• устранение противоречий норм информационного законодательства общепризнанным нормам международного права и международным договорам Российской Федерации (презумпция соответствия);
• законодательное разграничение полномочий в области применения информационных технологий между органами государственной власти и органами местного самоуправления Российской Федерации;
• закрепление правовых гарантий презумпции открытости информации, затрагивающей права и интересы каждого в целях реализации конституционных прав и ограничений на получение информации в интересах защиты нравственности, здоровья, прав и законных интересов физических лиц, прав и законных интересов юридических лиц, основ конституционного строя, обеспечения обороноспособности страны и безопасности государства;
• правовое урегулирование применения электронного документооборота на основе совершенствования общих требований к документообороту, включая создание и использование средств его обеспечения.

     Теоретические и методологические основы регулирования  в информационной сфере целесообразно  сосредоточить в едином документе. В нем должны быть учтены новые  правоотношения, с учетом Стратегии  развития информационного общества в России, Доктрины информационной безопасности РФ, Концепции использования  информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной  власти до 2010 г., Федеральной целевой  программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» и ряда других правовых документов, касающихся развития информационного  законодательства.

     При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно  принимать на основе комплексного анализа  возможностей СЭД в зависимости  от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены  наиболее важные аспекты выбора, внедрения  и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

     Если  говорить о выборе СЭД для организации  с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится  система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной  стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие  возможности настройки и модификации  при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет  гибкие возможности при адаптации  к требованиям заказчика. В настоящее  время внедрение этой системы  осуществляется через партнерскую  сеть компании DocsVision, что говорит  о достаточной независимости  системы от разработчика. Кроме этого  по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow. 
 
 
 
 

Заключение 

     Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

     Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном  виде, что качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми  руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически  отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока  исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных  сроках.

     Также значительно видоизменяется процесс  согласования проектов документов, в  рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить  время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

     Система электронного документооборота обязательно  включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 
 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. – М.Ростов на Дону. «МарТ», 2006. – 152 с.
3. Гавлин М.Л., А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. – М., 2008. – 90 с.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2007. – 312 с.
5. Тарасова М.Е. СЭД: тогда мы идем к вам! // Секретарь-референт. – 2010. –  №4. – С.8-10
6. Шуваев А. Электронный документооборот как аналог традиционного // Журнал «Бизнес консультант». – 2008. – №12. – С.4-5.