2. Электронный документооборот.
Электронный документооборот - система ведения документации,
при которой весь массив создаваемых,
передаваемых и хранимых документов поддерживается
с помощью информационно-коммуникационных
технологий на компьютерах, объединенных
в сетевую структуру, предусматривающую
возможность формирования и ведения распределенной
базы данных. При этом не отрицается использование
бумажных документов, но приоритетным
признается электронный документ, создаваемый,
корректируемый и хранимый в компьютере.
Кроме того, электронный документооборот
-- высокотехнологичное решение проблемы
повышения эффективности работы любых
организаций, в первую очередь проектных,
конструкторских, строительных, научных,
ремонтных и обслуживающих. Автоматическое
отслеживание перемещения потоков информации
внутри предприятия, а также порядка передачи
конфиденциальных сведений позволяет
значительно снизить трудозатраты делопроизводителей.
Сквозной контроль исполнения на всех
этапах работы способствует своевременной
подготовке документации и существенному
повышению качества работы исполнителей.
Информационные компьютерные
технологии образуют основу решений, обеспечивающих
централизованный автоматизированный
обмен знаниями и позволяющих извлекать
из всех доступных источников лишь необходимую
информацию.
Система автоматизации документооборота,
система электронного документооборота
(СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская
система, сопровождающая процесс управления
работой иерархической организации с
целью обеспечения выполнения этой организацией
своих функций. При этом предполагается,
что процесс управления опирается на читаемые
человеком документы, содержащие инструкции
для сотрудников организации, необходимые
к исполнению.
ФЗ «Об электронном документообороте:
Обмен электронными
документами.
Отправление электронных
документов:
1. Электронный документ
может быть отправлен:
- составителем электронного документа;
- лицом, уполномоченным действовать от
имени составителя электронного документа
в отношении данного электронного документа;
- информационной системой, запрограммированной
функционировать в автоматическом режиме
от имени составителя.
2. Электронный документ должен быть представлен
в форме, позволяющей получателю электронного
документа хранить и воспроизводить документ.
3. Электронный документ считается не отправленным,
если получатель знал о том, что:
- лицо, представленное в документе его
составителем, в действительности не является
инициатором составления или . отправления
электронного документа;
- документ получен с искажениями.
4. Электронный документ считается неполученным,
если лицо, получившее документ, в действительности
не является тем получателем, которому
данный документ был адресован или для
которого данный документ предназначался
по замыслу отправителя.
Время и место отправления
и получения электронного документа
1. Если соглашением сторон
не предусмотрено иное, моментом
отправления электронного документа
считается момент, когда электронный
документ поступает в информационную
систему, находящуюся вне контроля
отправителя или лица, которое
отправило электронный документ
от имени отправителя.
2. Если соглашением сторон не предусмотрено
иное, моментом получения электронного
документа является момент, когда электронный
документ поступает в информационную
систему получателя, если получатель указал
информационную систему для цели получения
таких электронных документов, либо, если
подобная информационная система не указана,
момент извлечения электронного документа
получателем из информационной системы.
Основные принципы
электронного документооборота:
-Однократная регистрация
документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ;
-Возможность параллельного
выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов
и повышения оперативности их
исполнения;
-Непрерывность движения
документа, позволяющая идентифицировать
ответственного за исполнение
документа (задачи) в каждый момент
времени жизни документа (процесса);
-Единая (или согласованная
распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить
возможность дублирования документов;
-Эффективно организованная
система поиска документа, позволяющая
находить документ, обладая минимальной
информацией о нём.
2.1. Системы электронного
документооборота.
Развитие компьютерных технологий
позволило во многих областях заменить
бумажный документооборот безбумажным
(электронным).
Первые системы электронного
документооборота (ЭДО) появились в банковской
сфере. В западной литературе такие системы
получили название "системы электронного
перевода денежных средств" (The Electronic
Funds Transfer Systems (EFTS)). Одна из таких систем
SWIFT1 функционирует с начала 1970-х годов.
В дальнейшем системы ЭДО стали
широко применяться и для обмена другой
коммерческой информацией. (Английское
название таких систем Electronic Data Interchange,
или сокращенно EDI.) Уже много лет такие
системы используются для продажи и бронирования
авиационных билетов; пятнадцать национальных
союзов предприятий химической промышленности
стран Западной Европы создали специальную
организацию для осуществления обмена
электронными документами; аналогичная
организация была учреждена и западноевропейскими
производителями автомобилей; транснациональная
текстильная компания "Benetton" использует
систему ЭДО для передачи необходимой
информации между своими подразделениями,
занимающимися продажей и производством
продукции.
Даже эти несколько примеров
показывают, насколько широк спектр применения
систем безбумажного документооборота
в коммерческой деятельности в индустриально
развитых странах. И в такой сфере, как
оформление таможенных документов, где,
казалось бы, трудно избежать заполнения
бумажных форм и бланков, в некоторых странах
(например, во Франции, Норвегии) стало
возможным представление деклараций в
электронном виде. К проекту TVINN2 Норвежского
таможенного управления присоединилось
около семидесяти крупнейших норвежских
компаний. В рамках этого проекта создана
система ЭДО, позволяющая ее участникам
использовать электронные таможенные
декларации, которые направляются в таможенные
органы из центральных офисов фирм по
телекоммуникационным сетям.
В последние годы системы ЭДО
стали активно внедряться и в нашей стране.
Ряд крупных банков и банковских объединений
(например Межбанковский финансовый дом)
создают и используют в работе с клиентами
и в межбанковском обмене указанные системы.
Очевидно, масштабы использования
систем ЭДО в коммерческой деятельности
будут увеличиваться благодаря множеству
несомненных преимуществ этих систем
перед традиционным документооборотом
на бумажных носителях.
Во-первых, существенно возрастает скорость
передачи и обработки информации. Правда,
скорость выше только по сравнению с передачей
бумажных документов по почте или с курьером,
а такие средства обмена сообщениями,
как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить
практически одинаковую с ЭДО скорость.
Но и по сравнению с ними ЭДО имеет существенное
преимущество. Системы ЭДО позволяют передавать
структурированную определенным образом
информацию, что в свою очередь позволяет
автоматизировать обработку принимаемых
сообщений. Естественно, при этом стороны
должны предварительно договориться об
обмене электронными документами и об
их структуре. Проблема стандартизации
документов в системах ЭДО является одной
из важнейших на настоящий момент.
Во-вторых, значительно сокращается пространство,
необходимое для хранения документации
(например, вся "Большая советская энциклопедия"
может быть записана на одном жестком
магнитном диске персонального компьютера).
Одновременно существенно упрощаются
такие операции, как поиск необходимой
информации, копирование документов.
В-третьих, использование систем ЭДО
позволяет получить ощутимый экономический
эффект. По оценкам американских фирм-производителей
автомобилей, внедрение ЭДО позволяет
сэкономить около 200 долл. на каждом автомобиле3.
Суммарное годовое сокращение издержек
благодаря использованию систем ЭДО в
Норвегии оценивалось в 1989 г. в 5 млрд норв.
кр.4 (около 1 млрд долл.).
Прежде чем перейдем к правовым
аспектам использования систем ЭДО, остановимся
вкратце еще на двух вопросах, имеющих
непосредственное отношение к обсуждаемой
теме.
Любой ли обмен данными
в электронном виде можно считать электронным
документооборотом?
Существуют два подхода к определению
этого понятия. Первый подход (его можно
назвать ЭДО в широком смысле) предполагает,
что любой обмен компьютерными данными
между различными субъектами можно считать
ЭДО. В этом смысле, например, передача
компьютерных файлов на дискете или система
электронной почты, когда получаемая информация
обрабатывается "вручную", подпадают
под определение ЭДО. Например, П. Даукинс
дает такое определение: "ЭДО есть передача
коммерческой информации между организациями
в электронном в иде и, в частности, между
компьютерами различных организаций"5.
При втором подходе (ЭДО в узком смысле)
к подобным системам относят только передачу
по каналам телекоммуникационной связи
структурированной коммерческой информации,
причем предполагается, что хотя бы первичная
обработка сообщений производится автоматически,
без участия человека. Д. Палмер пишет:
"ЭДО - это передача структурированной
деловой информации от компьютера к компьютеру"6.
Приведем еще два определения:
"ЭДО - это передача электронным способом
структурированных в соответствии с согласованными
стандартами сообщений между информационными
системами"; "сообщение - это набор
связанных между собой данных, структурированных
в соответствии с согласованными стандартами;
данные подготовлены в компьютерочитаемом
формате и могут быть автоматически и
однозначно обработаны; набор таких данных
предназначен для передачи в электронном
виде"7. Очевидно, таким требованиям
удовлетворяют банковские системы, автоматизированные
системы проведения торгов. В названных
системах автоматически проверяется аутентичность
документа, его допустимость, т. е. соответствие
структуры документа согласованным стандартам,
и возможно автоматическое выполнение
определенных операций, предусмотренных
для допустимых документов.
В дальнейшем в данной статье,
если специально не будет оговорено другое,
речь будет идти об ЭДО в широком смысле.
Следует отметить, что в любом случае предполагается
обмен деловой информацией между различными
субъектами. Компьютерное же делопроизводство
в рамках одной организации или частная
переписка с использованием электронной
почты, например, не подпадают под данное
определение ЭДО.
Назовем теперь основные, на
наш взгляд, юридические проблемы, которые
могут возникнуть в процессе функционирования
систем ЭДО. К ним относятся:
проверка подлинности электронного
документа;
возможность использования
электронных документов (ЭД) в качестве
доказательств в арбитражных судах;
распределение риска убытков,
которые могут возникнуть в процессе функционирования
систем ЭДО;
взаимоотношения юридических
лиц, использующих ЭДО, с аудиторскими
фирмами, налоговыми и другими государственными
органами, куда необходимо представлять
отчетность о своей деятельности;
международноправовые проблемы,
которые могут возникнуть, когда, например,
два участника ЭДО и провайдер находятся
в разных странах;
стандартизация;
защита информации в системах
ЭДО.
2.2. Проблемы электронного
документооборота.
Электронный документооборот
представляет перечень методов и приемов
управления в соответствии с возможностями
современных информационных технологий.
Важно заметить, что международный
электронный документооборот, как отмечают
многие современные исследователи, просто
необходим ввиду не скольких важных обстоятельств:
1. Большого масштаба международных
отношений.
2. В международном общении
участвует большое число стран.
3. Структурные подразделения
международных организаций разбросаны
по большой территории и др.
Следовательно, электронный
документооборот может стать для международного
сообщества значительно более удобным,
чем документооборот бумажный [11]. Это
достигается за счет технологический
и организационных преимуществ электронного
документооборота.
Технологические связанные
со снижениям затрат на ведения делопроизводства
и документооборота:
1. Снижения времени на
распространения документов.
2. Снижения затрат на
печать и распространения документов.
3. Снижения затрат на
редактирования и подготовку
документов.
4. Сокращения цикла на
согласование документов.
5. Ускорения поиска документов
и создания типовых отчетов.
Организационные связанные
с повышениям качества работы организации
в целом.
1. Появляется возможность
коллективной работы над документом.
2. Создания полного электронного
архива организации.
3. Снижения доли рутинных
работ.
4. Повышения безопасности
хранения информации.
5. Расширения средств для
представления документов.
Однако электронный документооборот
имеет и недостатки. Основной недостаток,
который приписывают электронному способу
обмена данными, - возможность утраты информации
или ее утечки. Действительно, уровень
развития аппаратного и программного
обеспечения в настоящее время еще не
способен обеспечить абсолютную надежность
хранения и передачи информации в электронном
виде. Однако даже самые простые меры предосторожности
способны поднять надежность электронного
документооборота до вполне приемлемого
уровня. Если же применять технологии
более высокого уровня, правда, более дорогостоящие,
то надёжность электронного документооборота
оказывается более высокой, нежели обычного.