Хранение документов в электронном виде

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем. формат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается  уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал: для формата  А 4 - одинарный; в адресах, заголовках  и подписях, а также для формата  А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с  отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине и,  как правило, без переносов  слов (в таблицах выравнивание  по необходимости, с переносом  слов);

- номера страниц в центре  верхнего колонтитула с расстоянием  10 - 15 им от верхнего края, размер  шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

2.2. для тезисов выступлений:

- формат А4 (210x297 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее  -не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

- межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

- первая строка в абзаце с  отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, без  разрыва абзацев на следующую  страницу и без переносов слов;

- номера страниц в центре  верхнего колонтитула с расстоянием  10 - 15 мм от верхнего края, размер  шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

3. Реквизиты документа (за исключением  текста), состоящие из нескольких  строк, печатают с интервалом  точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", 'Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка  о наличии приложения" отделяют  друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют  друг от друга полуторным интервалом.

   При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).

4. От границы левого поля (без  отступа первой строки) печатают  следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", 'Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и 'Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", 'ТЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

5. Начало абзацев в тексте  печатают с отступом первой  строки 12,5 мм.

6. Реквизит "Адресат" оформляется  с отступом от левого поля 80 мм.

7. Реквизиты 'Гриф утверждения"  и 'Гриф ограничения доступа  к документу" оформляется с  отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому  акту оформляется в правом  верхнем углу колонтитула с  отступом от левого поля 140 мм.

8. Расшифровка подписи в реквизите  "Подпись" оформляется с  отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки  наименования должности.

9. При наличии нескольких грифов  утверждения и согласования их  располагают на одном уровне  вертикальными рядами, начиная от  левого поля без отступа и  с отступом от левого поля  на 100 мм.

10. Если в тексте документа  имеются примечания или выделенная  в самостоятельный абзац ссылка  на документ, послуживший основанием  к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

11. В случае оформления резолюций  на отдельных листах соблюдаются  следующие правила печатания  их текста:

11.1. для рефератов малого размера: формат Аб (105 х 148 мм);

- поля страницы: верхнее - не  менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,

- полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный.  Допускается уменьшение межстрочного  интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с  отступом 10 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом  слов;

11.2. для рефератов среднего размера:

- формат A3 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее - не  менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее  S мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,

- полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный.  Допускается уменьшение межстрочного

- интервала (когда текст не  вмещается);

- первая строка в абзаце с  отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом  слов;

11.3. для рефератов большого размера:

- формат А4 (210 х 297 мм);

- поля страницы: верхнее - не  менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный.  Допускается уменьшение межстрочного

- интервала (когда текст не  вмещается);

- первая строка в абзаце с  отступом 12,5 им;

12. Для таблиц, печатаемых на  листах формата A3 (594 х 210 мм):

- поля страницы: верхнее н нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал одинарный.  Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- номер страницы в центре  верхнего колонтитула с расстоянием  10 - 15 им от верхнего края, размер  шрифта 14 пт.

13. В нижнем левом углу лицевой  стороны последней страницы документа (за исключением рефератов) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке).