МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального
образования
«Ярославский государственный
университет имени П.Г. Демидова»
Университетский колледж
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине:
Архивоведение
«Архивное хранение электронных
документов»
Выполнила:
студентка группы ДОУ –
22 КО
специальность:
032002.51 Документационное обеспечение
управления и архивоведение
Н.И. Новикова
Проверила:
И.Н. Котова
_____________________________
(подпись)
Оценка:
_____________________________
Ярославль 2012 г.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1 Хранение электронных документов.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . .4
1.1 Создание оптимальных
условий хранения документов. . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2 Обеспечение физической сохранности
файлов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . .9
2.1 Оптический компакт-диск
(СД) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . 9
2.2 Миграция . . . . . . . . . . . . . .
.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .. . . .12
2.3 Инкапсуляция . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .13
2.4 Другая проблема . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . .14
Заключение . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . .19
Список использованных источников
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . .20
Приложения . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . 21
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы
являются документы информационной основой
деятельности организации, поскольку
именно в них сосредоточено более 80% ее
информационных ресурсов. При архивном
хранении документов они в той или иной
мере подвергаются воздействию различных
факторов, которые вызывают необратимое
изменение свойств материалов - старение.
Массовым разрушением документов, находящихся
на длительном хранении обусловлена актуальность
проблемы обеспечения сохранности и консервации
фондов.
В настоящее время
в архивах нашей страны хранится
огромное количество документов, свидетельствующих
о многогранной деятельности народа.
Обеспечение их длительной сохранности
является первоочередной задачей работников
архивов. О важности этой проблемы говорят
и соответствующие постановления
нашего правительства.
Обеспечение сохранности
архивных документов - одно из главных
направлений работы архивистов. От
того насколько верно была выбрана
стратегия хранения документов, зависят
их физическое состояние и возможности
использования в самых разнообразных
целях.
Процедуры по обеспечению
сохранности электронных документов
условно можно разделить на три
вида:
- обеспечение
физической сохранности файлов
с электронными документами;
- обеспечение
условий для считывания информации
в долговременной перспективе;
- обеспечение
условий для воспроизведения
электронных документов в так
называемом человек читаемом виде.
Целью работы является
выяснить оптимальные условия для
обеспечения сохранности архивных
документов.
Объектом исследования
являются архивные электронные документы.
Предмет исследования
– система обеспечения сохранности
документов архива.
В данной работе
были использованы научные статьи,
опубликованы из интернета.
1 ХРАНЕНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 Создание оптимальных
условий хранения документов
Оптимальные условия
хранения документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом
зданий архивов; оборудованием хранилищ
средствами пожаротушения, охранной и
противопожарной сигнализации; применением
технических средств для создания оптимального
температурно-влажностного режима хранения,
проведения санитарно-гигиенических мероприятий
в помещениях хранилищ; применением специальных
средств хранения документов (стеллажи,
шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для
государственных архивов могут
быть построены специально или переоборудованы
из других помещений. Они должны быть
удалены от промышленных предприятий,
загрязняющих воздух (агрессивные газы,
цементная пыль и т.п.), от объектов
и сооружений, опасных в пожарном
отношении (нефтехранилища, бензоколонки,
автостоянки, гаражи и т.п.), а также
в соответствии с требованиями строительных
норм и правил.
Пригодность месторасположения
архива определяется с учетом заключений
службы пожарной охраны о степени загрязненности
воздуха.
Строительство и
реконструкция здания архива производятся
в соответствии с нормативными правовыми
актами, содержащими требования к
объектам технического регулирования
и проектной документацией, согласованной
с соответствующим уполномоченным
органом исполнительной власти в
сфере архивного дела. Здание архива
представляет собой комплекс основных
и вспомогательных помещений, предназначенных
для выполнения задач архива по хранению,
обработке, использованию архивных
документов и задач административно-хозяйственного,
технического, бытового характера, отвечать
требованиям рациональной планировки
помещений.
Состав, расположение,
оборудование помещений основного
назначения должны обеспечивать сохранность
архивных документов на всех участках
работы с ними, соблюдение требований
технологии работ, охраны труда, техники
безопасности и производственной санитарии,
а также рациональное взаимодействие
подразделений архива.
Архив обеспечивается
архивохранилищами, читальным залом,
рабочими комнатами, помещениями для
автоматизированной библиотеки съемных
электронных носителей, серверного
и коммуникационного оборудования.
Предназначенные
для хранения архивных документов помещения
в приспособленных зданиях должны
быть изолированы от остальных помещений
здания. Не допускается размещение
архивных документов в помещениях здания,
занятого службами общественного питания,
пищевыми складами, организациями, хранящими
пожароопасные и агрессивные
вещества или применяющими пожароопасные
и химические технологии.
Архивохранилища
нумеруются арабскими цифрами в
валовом порядке и располагаются
изолированно в отдалении от лабораторных,
производственных, складских помещений,
связанных с применением (хранением)
химических веществ, продуктов питания,
а электронного архива - от источников
электромагнитных излучений и силовых
полей.
Хранилища рекомендуется
располагать в зданиях окнами
на северную сторону. Естественное освещение
допускается только с обязательной
защитой документов от прямого попадания
солнечных лучей. Допускается рассеянное
освещение с применением на окнах
жалюзи, защитных фильтров, штор или окрашенных
стекол. Для искусственного освещения
применяются лампы накаливания в закрытых
плафонах или люминесцентные лампы с урезанным
ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных
документов осуществляется в темноте.
Защита документов от действия света обеспечивается
хранением документов в коробках, папках
и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых
и светорассеивающих штор и т. п. Документы
на электронных носителях хранятся в условиях,
исключающих прямое попадание света, и
подлежат дополнительной защите от агрессивных
примесей в воздушной среде (сернистого
газа, сероводорода, паров ртути, окислов
азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного
(радиационного) воздействия.
Защита архивных
документов от разрушающего действия
естественного и искусственного
света осуществляется во всех помещениях
архива при любых видах работы
с архивными документами.
Архивохранилища
обеспечиваются современными средствами
пожаротушения, охранной и пожарной
сигнализацией. Общие и поэтажные
рубильники располагаются вне архивохранилищ.
Здания архивов оборудуются противопожарным
водоснабжением, углекислотным огнетушителями,
охранно-пожарной сигнализацией.
Не допускается
размещение архивохранилищ в подвальных,
полуподвальных и цокольных помещениях.
Через архивохранилища не должны
проходить газовые, водопроводные
и канализационные трубопроводы.
Охранный режим
архива обеспечивается комплексом мер
по обеспечению инженерно-технической
укрепленности, оборудованию здания (помещения)
архива средствами охранной сигнализации,
организации поста охраны, опечатыванию
помещений, соблюдению внутри объектового
и пропускного режимов, хранению ключей
от служебных помещений.
Обязательному оснащению
средствами охранной сигнализации и
опечатыванию подлежат архивохранилища
и помещения, в которых постоянно
или временно хранятся архивные документы,
а также материальные ценности, аварийные
и запасные выходы из здания архива,
основной вход при отсутствии круглосуточного
поста охраны.
Архивохранилища
и другие помещения, где постоянно
или временно хранятся архивные документы,
оборудуются дверями с повышенной
технической укрепленностью против
возможного взлома, оснащенными замками
повышенной секретности.
Вынос из архива
архивных документов, материальных ценностей
и книг научно-справочной библиотеки,
а также научно-справочного аппарата
разрешается только по специальным
пропускам, выдаваемым в установленном
порядке.
Хранение документов
осуществляется в условиях, обеспечивающих
нормативные параметры светового,
температурно-влажностного и санитарно-гигиенического
режимов.
В архивохранилищах,
оборудованных системами кондиционирования
воздуха, поддерживается следующий
оптимальный температурно-влажностный
режим для хранения документов:
1) бумажные носители
- температура +17 - +19С, относительная влажность
воздуха 50-55 процентов;
2) черно-белые плёночные
носители - температура +15С, относительная
влажность воздуха 40-55 процентов;
3) цветные плёночные
носители - температура +2 - +5С, относительная
влажность воздуха 40-55 процентов;
4) электронные носители
- температура +15 - +25С, относительная влажность
воздуха 40-60 процентов.[9]
В архивохранилищах
с нерегулируемым климатом осуществляются
рациональное отопление, проветривание
здания и увлажнение (осушение) воздуха.
Резкие колебания (сезонные и в течение
одних суток) температуры (+5С) и относительной
влажности воздуха (+10%) не допускаются.
Температурно-влажностный
режим контролируется путем регулярного
измерения температуры и относительной
влажности комнатного и наружного
воздуха в одно и то же время: в
кондиционируемых помещениях - не реже
1 раза в неделю; в архивохранилищах
с нерегулируемым климатом - 2 раза в
неделю; при нарушениях режима - 1 раз
в сутки.
Контрольно-измерительные
приборы температурно-влажностного
режима (термометры, психрометры, гигрометры)
размещаются в отдалении от отопительных
и вентиляционных систем. Показания
контрольно-измерительных приборов
фиксируются в специальных регистрационных
журналах, в которых также отражаются
проверка правильности показаний приборов
и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного
режима в случаях его нарушения.
Помещения хранилищ
должны поддерживаться в образцовом
порядке и чистоте, исключающих
возможность появления плесени,
насекомых, грызунов и накопления пыли.
В архивохранилище обеспечивается
свободная циркуляция воздуха, исключающая
образование непроветриваемых зон
устойчивого микроклимата. Не допускается
размещение архивных документов на полу,
подоконниках, в не разобранных кипах.
Основными средствами
хранения документов являются стационарные
или передвижные металлические
стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные
огнезащитными средствами. В качестве
вспомогательного или специального
оборудования могут использоваться
металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи,
а также стационарные отсеки-боксы
с металлическими перегородками
и полками.
Кинодокументы,
рулонные микрофильмы хранятся в
горизонтальном положении в металлических
или пластиковых коробках на стеллажах
типа "елочка" либо на стационарных
стеллажах. Кинодокументы на негорючей
триацетатной основе хранятся в неплотно
закрывающихся металлических или
пластиковых с отверстиями коробках
для предотвращения скапливания
внутри коробки паров уксусной кислоты,
выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы
хранятся в вертикальном положении
в заводской упаковке.
Не допускается
хранение архивных документов на носителях
с магнитным рабочим слоем
на ферримагнитных металлических стеллажах,
стальные стеллажи могут быть использованы
в исключительных случаях, только при
условии размагничивания и замыкания
контуров стеллажа (соединение металлических
частей стеллажа электропроводом и
их эффективное заземление).
Каждая единица
хранения аудиовизуального или электронного
документа укладывается в негерметичную
индивидуальную упаковку. При этом
должно быть исключено свободное
перемещение архивного документа
внутри упаковки.
Архивные документы
на бумажной основе размещаются на
стеллажах, в металлических шкафах
горизонтально или вертикально
в коробках или других первичных
средствах хранения (папках, футлярах).
Не допускается размещение документов
на полу, подоконниках, лестничных площадках
или в не разобранных кипах.