Делопроизводство в органах внутренних дел Российской Федерации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ  И ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ  ДОКУМЕНТОООБОРОТА 

 

При организации документооборота в структурных подразделениях органов внутренних дел реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации3, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями (должностными регламентами) их сотрудников. Документооборот организуется на основании следующих положений:

- движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

- маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

 В целях оптимизации движения  корреспонденции (документов) в документообороте  выделяются следующие основные  документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

-документация, используемая в управленческом процессе в органах внутренних дел (внутренняя).

 С учетом технологических  особенностей обработки в составе  основных документопотоков выделяются:

1) В составе входящей и исходящей документации: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе в издаваемых ими актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации; парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации; документы из федеральных органов исполнительной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций; документы из органов внутренних дел; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях; обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам ребенка в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека; обращения граждан и организаций (их представителей); жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц органов внутренних дел; другие группы документов.

2) В составе внутренних документов: организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы; документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Министерства (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и тому подобное); другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).

 Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов  в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия. Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

 В журналах (карточках) учета  отражаются данные о движении  документов с момента их получения  или подготовки до завершения  исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

В органах внутренних дел доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской службы, электросвязи, с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, в исключительных случаях - курьером4. Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.

 

Заключение

 

Закончив рассмотрение обозначенных выше вопросов, можно сделать следующие выводы.

Систему делопроизводства в органах внутренних дел можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:

- документирование деятельности органов внутренних дел;

- организация работы с документами по всем направлениям деятельности органа внутренних дел;

- кадровое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;

- правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;

- материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел.

Документирование деятельности органов внутренних дел включает в себя составление, исполнение и оформление документов (заголовки, подписи, даты) и заключается в записи по установленным формам необходимой для деятельности горрайорганов внутренних дел информации.

Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Чтобы какая-либо информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности, закрепленная на специальном материале, приобрела силу документа, необходимо, чтобы эта информация носила официальный характер.

Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.

Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности органов внутренних дел и повышению результативности контролирующих органов, так как для сравнения запланированного и фактического состояния дел, выявления причин невыполнения поставленных задач аналитическая деятельность нуждается в высококачественных документах, что, в свою очередь, играет позитивную роль в совершенствовании деятельности горрайорганов внутренних дел.

Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.

Для оптимальной работы органов внутренних дел необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями органов внутренних дел, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов внутренних дел, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.

Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в органах внутренних дел влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов внутренних дел архивной и оперативной (текущей) информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. О полиции: Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. N 3-ФЗ // Российская газета. 2011.8 февраля.

2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст.3060.

3. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 года N 484 // СПС "Консультант Плюс".

4. Инструкция по делопроизводству в  органах внутренних дел Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. N 615 // СПС "Консультант Плюс".

5. Коренев, А.П. Организация управления в ОВД/ А.П. Коренев. - М.: "Щит-М", 2003.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.

7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006.

8. Четвериков, В.С., Четвериков, В.В. Основы управления в органах внутренних дел/ В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997

1 Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются приказом МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России».

2 Пункт 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации,1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472; 2012, № 1, ст. 148, № 19, ст. 2419).

3Приказ МВД России от 1 января 2007 г. № 3 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления, выдачи, регистрации, учета и отмены доверенностей, выдаваемых для представления интересов Министерства внутренних дел Российской Федерации»

4В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию руководства соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.