Делопроизводство в кадровой службе предприятия

контроль соблюдения работниками  правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении  отличившихся работников, наложений  взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ  в отделе;

основы экономики, организации  труда и управления;

правила внутреннего трудового  распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и  перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «Птицефабрика Александровская» (Приложение №1).

 

1.3. Нормативная численность  сотрудников отдела кадров

 

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию  учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:    Т(1) * К(1)

Ч=        Ф(п)

где  Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч;

К(1) – коэффициент, учитывающий  затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами ( К(1) принимается равным до 1,25);

Ф(п) – полезный фонд рабочего времени  одного работника за год (квартал), ч.

 

1.4.Организация  труда

 

 

 

Деятельность работников, занятых  комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утверждено директором птицефабрики.

Оформление и учет личного состава  осуществляется в соответствии с  Унифицированными формами первичной  учетной документации, утвержденными  постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики  России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.

Учет явок на работу и ухода с  нее ведется по табелям.

Учет явок на работу и уходя с  нее на птицефабрике организован  в централизованном порядке и  осуществляется путем отметки в  табеле всех явившихся, не явившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и  ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в  течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве не явившихся или опоздавших работников.

 

1.5. Нормативы времени на отдельные  операции

 

 

 

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

 Работа состоит из следующих  операций:

ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа  о приеме на работу (форма № Т-1);

заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока;

на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного  листка по учету кадров, заявления  о приеме на работу, автобиографии  и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

 

Таблица №1

Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

 

Наименование операции	Единицы измерения	Норма времени, ч	Номер нормы
Оформление приема на работу: Рабочих служащих	Один работник, принимаемый на работу	0,5 0,8	1 2

 

2.Оформление  документов при увольнении рабочих  и служащих.

Работа  состоит из следующих операций:

на  основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);

в соответствии с резолюцией директора  птицефабрики составление проекта  приказа об увольнении, в котором  указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина  увольнения работника;

на основании оформленного приказа  запись в личной карточке работника  даты, причины увольнения, номера приказа  об увольнении;

на основании приказа о прекращении  трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных;

комплектование документов для  передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;

составление отчета об увольнении с  работы.

 

 

Таблица №2

Норма времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих.

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	Один увольняемый работник	0,55

 

3. Оформление и учет трудовых  книжек.

Выписка новой трудовой книжки или  выдача к ней с отметкой в книге  учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих  операций:

запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице –  фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и  даты заполнения книжки; на второй развернутой  странице – проставление штампа предприятия  и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;

подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

 

Таблица №3

Норма времени на оформление и учет

трудовых книжек

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Выписка новой трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней выписка дубликата трудовой книжки	Одна трудовая книжка или выписка к ней один дубликат трудовой книжки	0,12 0,3

 

4. Запись в трудовую книжку  сведений о работе, поощрениях  и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

подборка трудовой книжки;

 на основании соответствующих  документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение  в трудовую книжку или вкладыша  к ней изменений по работе (перевод  в другое подразделение, перемещение  по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица №4

Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш)

сведений о работе, поощрений  и награждений

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрений и награждений	Одна запись	0,08

 

5. Оформление документов по учету  движения кадров.

Работа  состоит из следующих операций:

на  основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

составление приказа о переводе.

Таблица №5

Норма времени на оформление перевода работника

в другое подразделение или на другую должность

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление перевода работника в другое подразделение или на др. должность	Одна запись	0,4

 

6. Составление и корректировка  графика отпусков.

работа состоит из следующих  операций:

получение графика отпусков от подразделений;

 составление сводного графика  и его корректировка;

 доведение графиков до руководителей  подразделений; 

контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

 составление и корректировка  графика отпусков руководящих  работников.

 

 

Таблица №6

Норма времени на составление и корректировку графика отпусков

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Составление и корректировка графика отпусков	Один работник	0,1

 

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих  операций:

на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

 подсчет продолжительности  дополнительного отпуска; 

составление приказа на отпуск;

 запись в журнале регистрации  отпусков.

 

Таблица №7

Норма времени на оформление отпусков

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Оформление отпусков	Один работник	0,12

 

8. Ведение картотеки работников  по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих  операций:

заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности  стажа);

пополнение картотеки и изъятие  карточек;

внесение изменений в карточки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица №8

Норма времени на ведение картотеки

 

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Ведение картотеки	Один работник	0,08

 

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

на основании личной карточки (форма  №Т-2) или трудовой книжки определение  длительности непрерывного рабочего стажа  работника и заполнение соответствующих  граф листа нетрудоспособности

    ( стаж работы, количество  нерабочих дней, дата заполнения листка);

регистрация листа в книге учета.

 

Таблица №9

 

Норма времени на оформление листа  нетрудоспособности

 

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Оформление листа нетрудоспособности	Один лист	0,06