Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения  и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный  архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства  хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

В ООО «Птицефабрика  Александровская» отсутствует специальное  подразделение – ведомственный  архив. Обязанности архивариуса  совмещает секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственного архива с птицефабрикой осуществляется на договорной основе. В договоре закреплены принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и  др.

Птицефабрика может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:

• прекращения деятельности;
• нестабильности деятельности;
• отсутствия условий для хранения документов;
• желания самого предприятия.

Соблюдение правил ведения и  хранения кадровой документации, а  также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью  кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.

 

Заключение

 

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному  составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов  труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при  каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты  всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

 

1.Печникова Т.В., Печникова А.В.  Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова В.М. Ведение  трудовых книжек по новому  Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга  сервис», 2003.

3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

6.Указ Президента РФ  от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений  конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство  в кадровой службе – М.: ИНФРА  –М,2000.

10.Андреянова В.В. Как  правильно подготовить и оформить  приказ. –М..1998

11.Об утверждении «Временных  методических рекомендация по аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ

12. Сотов П.В. Сборник  трудовых документов. –М.,1997

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

 

Утверждаю:

     Директор  ООО «Птицефабрика

Александровская»

___________Кузнецов А.Д.

 

Должностная инструкция

начальника отдела кадров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

		Приложение № 13
ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ»   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________  № _____ П.ЯЙВА   На _______ год	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Птицефабрика Александровская»   _____________ А.Д.Кузнецов «___»___________ 200_г.

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел		Срок       хранения		Примечание
1	2	3		4		5
Управление делами
Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников				75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)				5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных  сотрудников				75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т – 2)				75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы  рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)				До востребования	Не востребованные –  не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)				75 лет ст.19б
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к  приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки  др.)				3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры				3 года
ОК-09	Трудовые соглашения				3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового  характера				3 года
ОК-11	Документы табельного учета				3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия				3 года после замены  новыми
ОК-13	Положения о службах  и отделах организации				3 года после замены  новыми
ОК-14	Переписка с организациями  о подготовке, переподготовке  и  повышении квалификации кадров				5 лет ЭПК ст.2С
ОК-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников				До минования надобности
ОК-16	Служебные записки				1 год
ОК-17	Штатное расписание и  структура  организации				Постоянно ст. 52 а
ОК- 18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников				75 лет ст.508
ОК- 19	Книга учета выдачи и  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним				50 лет ст.526а
1	2		3		4	5
ОК-20	Журнал регистрации приказов по кадрам				5 лет
ОК-21	Журнал регистрации  приказов по личному составу				75 лет
ОК-22	Журнал регистрации  распоряжений о предоставлении отпуска  без сохранения заработной платы				5 лет
ОК-23	Журнал регистрации  листков нетрудоспособности				3 года

 

Итоговая запись о  количестве дел, заведенных в ______ году.

 

Долговременного хранения:

 

Временного хранения:

 

Итого:

 

Начальник отдела кадров

__________________И.О.Ф.

________И.О.Ф.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ООО «ПТФ«Александровская» Должностная инструкция Начальника отдела кадров «___»__________200_ г.

УТВЕРЖДАЮ Директор________А.Д.Кузнецов «_____»_________200_г.

 

1. Общие положения

 

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается  лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать: