Делопроизводство в кадровой службе предприятия

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей  и распределение обязанностей между  ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в  среде  Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря  является документационное обеспечение  деятельности директора по производству и выполнение технических функций  по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные  сроки получает и просматривает  поступившие документы, проверяет  правильность регистрации, выбирает  документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу  директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций  на поступившие документы, согласует  их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по  производству планирует его рабочий  день, корректирует его и обеспечивает  выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие  и комплектность приложений) исходящих  документов.

2.6. Контролирует сохранность документов  в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний  и поручений директора по бронированию  номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел  приемной к сдаче в архив,  их предархивную обработку, подписывает  описи и акты на уничтожение  документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль  за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12.  По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные  документы в папки в соответствии  с номенклатурой дел, контролирует  наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.  Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15.  Принимает и передает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16.  Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17.  Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.  Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19.  Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной  техники, средств связи.

Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных  на него функций секретарь  обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность  служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения  руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления  и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по  делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового  общения, нормы служебного этикета,  служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям  структурных подразделений предприятия  за информацией по вопросам  подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы,  связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности  служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных  прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное  выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных  прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

6.2. с канцелярией по вопросам  делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической службой по  вопросам согласования проектов  распорядительных документов

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 3

Типовая межотраслевая форма N Т-1

Утверждена  Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

 

┌────────┐

│ Коды   │

├────────┤

Форма по ОКУД   │ 0301001│

├────────┤

Организация ______________________________________________________  по ОКПО    │……………..

└────────┘

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)                                                                                    

                                                                                                                   ┌──────────┬───────────┐

                                                    О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ                          │ Номер        │   Дата    │

│документа  │составления│

├──────────┼───────────┤

│          │           │

└──────────┴───────────┘

__________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество

┌────────┐

│  Дата  │

├────────┤

Зачислить на работу с _________________________________                                                 │        │

├────────┤

по _________________________________                                                                                     │        │

└────────┘

┌────────┐

По  трудовому договору (контракту) от "__" _____ 19__ г.                                                     │        │

└────────

___________________________________________________________   ________________  ┌────────┐

с испытательным  сроком или без него                                                      срок испытания   │  Коды  │

Характер  работы ______________________________________                                               ├────────┤

                                              постоянно, на определенный срок,                                              │        │

                                                          временно, сезонно                                                                ├────────┤

Вид работы ___________________________________________                                               │        │

                                        основная, по совместительству                                                           ├────────┤

Режим труда __________________________________________                                               │        │

                                  полное, неполное рабочее время                                                               ├────────┤

Продолжительность рабочего дня (недели), ч ___________                                                  │        │

└────────┘

Структурное подразделение  (цех, отдел)	Участок	Категория   персонала
1	2	3
Профессия, должность	Размер  тарифной ставки,    оклада, руб. коп.	Табельный   номер
4	5	6

 

┌───────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│      Надбавка к заработной плате                                                                     │         Размер         │

├───────────────────────────────────┬───┼───────┬────────────────┤

│               вид                                                                     │код│                процент│сумма, руб. коп.│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

│                7                                                                          │ 8 │                           9   │                 10       │

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

Форма оплаты труда                         _______________ │     │

                                                    сдельная, повременная ├───┤

 Система оплаты  труда _____________                             │   │

                  прямая сдельная,                                               │   │

                   аккордная и т.д.                                                ├───┤

 Условия труда  ____________________                           │   │

                           нормальные, тяжелые,                            │   │

                                   вредные и т.д.                                  └───┘

 

Оборотная сторона  формы N Т-1

 

 Направляется  для ознакомления с условиями  работы

__________________________________________________________________

         структурное подразделение (цех,  отдел, участок)

_________    _______________________     _________________________

должность            подпись                 расшифровка подписи

 

"__" ____________ 19__ г.

                               по профессии

Согласен(на) принять  на работу -----------------------------------

                               на должность

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 

по тарифному  разряду (классу)

-------------------------------- с испытательным сроком на _______

со ставкой, с  окладом, руб. коп.

 

                   структурного подразделения

Начальник (мастер) -------------------------- ________ ___________

                   цеха, отдела, участка       подпись расшифровка

                                                         подписи

 

"__" ______________ 20__ г.

 

С условиями  работы согласен(на) __________________________________

                                        подпись работника