Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции

Срок  хранения указанных документов в  соответствии с перечнем составляет в основном 75 лет. Исключениями являются:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством, – 45 лет;
• тарификационные ведомости – 25 лет; 
  
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

В течение  установленных сроков организация  обязана обеспечивать их сохранность  и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными видами документов, характеризующих  трудовую деятельность граждан, являются:

• приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;
• личные дела, личные карточки работников (в т.ч. временных работников);
• лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Документы, оформленные в соответствии с  Основными правилами работы архивов  организаций, передаются в архив  организации по описи.

Документы по личному составу выделяются в  отдельную группу, систематизируются  обособленно и включаются в самостоятельную  опись.

Подготовка  документов к длительному хранению включает:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов). 
  

3. Составление и оформление описей дел

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.

Опись дел - это информационно-поисковый  архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации  составляются три отдельные описи  на документы:

• постоянного хранения;
• временного (свыше 10 лет) хранения;
• по личному составу.

Ряд организаций описи  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в  связи с отсутствием соответствующих  документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным  правилам в опись дел по личному  составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному  составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных  подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

 

Сводная опись дел организации  составляется на основе описей дел  структурных подразделений. Это  означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу  в отделе кадров, бухгалтерии и  других структурных подразделениях, где имеются соответствующие  документы.

Основу сводной описи  дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально  включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями  документов по личному составу, включаемыми  в опись дел по личному составу  кадровой службы, являются:

• приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
• личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);
• личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);
• список (штатно-списочный состав) работников организаций;
• протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение  года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись  сформированными и полностью  оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
 

• правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
• качество подшивки или переплета дела;
• правильность нумерации листов дела;
• наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;
• наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;
• правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных  правил формирования и оформления дел  они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются  меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному  составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.

При составлении описи  дел кадровой службы соблюдаются  следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным  порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

 

 

2. Практический аспект работы. Анализ деятельности

кадровой  службы на базе исследования

1. Краткая история и структура базы исследования

 

День  образования Отдела МВД России по городскому округу «Семеновский» - 2 февраля 1918 г.

Начальники РОВД Семеновского района:

1. Галанин Серпион Петрович: 14.01.1918 – 01.06.1918 г.г.
2. Волский И.А.: 10.06.1918 – 01.09.1918 г.г.
3. Петропавловский Федор Иванович: 09.1918 – 02.1919 г.г.
4. Криночкин: 02.1919 – нет данных
5. Коротков: нет данных – 02.10.1922 г.
6. Кокушкин: 02.10.1922 – нет данных
7. Гусаров Николай Иванович: 10.1937 – 05.1941 г.г.
8. Крутинов Александр Дмитриевич: 08.1941 – 06.1949 г.г.
9. Павлюченко Петр Миронович: 06.1949 – 10.1950 г.г.
10. Смирнов Павел Дмитриевич: 1953 – 1957 г.г.
11. Сазонов Михаил Павлович: 1958 – 1960 г.г.
12. Игнатов Степан Владимирович: 1960 – 1963 г.г.
13. Ежков: 1963 – 1966 г.г.
14. Шамин Ото Павлович: 1966 – 1968 г.г.
15. Смирнов Василий Александрович: 1968 – 1969 г.г.
16. Пряничников Александр Александрович: 05.1969 – 10.1969 г.г.
17. Иринин Борис Петрович: 10.1969 – 1971 г.г.
18. Матреничев Виктор Степанович: 1972 – 1990 г.г.
19. Кузьмичев Федор Андреевич: 1990 – 2002 г.г.
20. Ведерников Зиновий Романович: 2002 – 2004 г.г.
21. Веселов Александр Николаевич: 2006 г. – настоящее время.
 

СТРУКТУРА 

2. Общая характеристика делопроизводства на базе

исследования

1. Структура и состав документационной службы

 

Отдел кадров располагается на 3 этаже.

Схема кабинета:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Шкаф  для документов

 

Отделение по работе с личным составом Отдела МВД  России по городскому округу «Семеновский» состоит из 4-х должностных лиц:

1. Начальник ОРЛС – Суслов Сергей Владимирович;
2. Старший инспектор ОРЛС – Бочкарев Александр Владимирович;
3. Инспектор ОРЛС – Щёлоков Михаил Павлович;
4. Психолог ОРЛС – Зайцева Светлана Вячеславовна. 
   

Обязанности начальника отделения по работе с  личным составом отдела МВД России по городскому округу «Семеновский»:

Заместитель начальника – начальник отделения  кадров обязан:

1. Руководить работой отделения кадров;
2. Организовывать работу в ОВД по подбору и расстановке кадров;
3. Обеспечивать подготовку проектов приказов по личному составу, осуществлять контроль по соблюдению требований Положения о службе в ОВД, Закона РФ «О милиции»;
4. Организовывать планирование работы отделения кадров и реализацию планов;
5. Анализировать качественный состав кадров и готовить предложения по его улучшению;
6. Всесторонне изучать кадры на практической работе, осуществлять мероприятия по закреплению кадров, устранению некомплекта и сокращению текучести кадров;
7. Организовывать работу кадровой и аттестационной комиссий;
8. Руководить формированием резерва руководящих кадров и его обучением;
9. Готовить предложения по изменению штатов ОВД;
10. Обеспечивать применение норм трудового законодательства РФ;
11. Принимать меры по постоянному изучению социально-психологических процессов в служебных коллективах, изменению социальной структуры коллектива, психологической совместимости сотрудников, предупреждению и разрешению конфликтов;
12. Содействовать в оказании мер социальной поддержки и правовой помощи сотрудникам;
13. Проводить работу по оптимизации процесса адаптации молодых сотрудников к новым условиям службы;
14. Обеспечивать проведение комплекса профилактических мер с сотрудниками, требующими повышенного внимания: склонными к нарушению служебной дисциплины, имеющими конфликтные взаимоотношения с сослуживцами, в семье, выполнявшими служебные обязанности в особых условиях;
15. Обеспечивать проведение занятий по профессиональной психологической подготовке, направленных на формирование у сотрудников психической устойчивости к стрессовым ситуациям в служебной деятельности;
16. Изучать условия жизни и быта сотрудников, выявлять социальные, психологические и иные проблемы, создающие в семьях конфликтные ситуации, оказывать помощь в нормализации семейных взаимоотношений, соблюдая при этом правовые и этические нормы;
17. Осуществлять контроль за порядком выдачи, хранения и ношения служебного оружия;
18. Проводить профилактические мероприятия, направленные на выполнение сотрудниками, имеющими в пользовании гражданское оружие, установленных правил безопасного хранения и обращения с ними;
 

20. Знать внешние проявления социально-психологической дезадаптации и выявлять сотрудников с признаками суицидального риска;
21. Обеспечивать оказание психологической, а при необходимости медицинской помощи сотрудникам, выполнявшим оперативно-служебные задачи с риском для жизни и здоровья, использованием и применением оружия;
22. Применять рекомендации психолога по обеспечению оптимального режима служебной деятельности и отдыха сотрудников с острыми признаками переутомления, психоэмоционального перенапряжения, особенно при выполнении оперативно-служебных задач с использованием и применением оружия;
23. Докладывать руководителю ОМВД о проявлениях суицидального поведения подчиненного сотрудника;
24. Проводить индивидуальную, воспитательную, профилактическую работу с сотрудником, у которого выявлены признаки острого кризисного состояния, суицидального поведения, определять меры психологической поддержки, представлять предложения вышестоящему руководителю о временном освобождении его от исполнения служебных обязанностей;
25. Направлять в установленном порядке по медицинским показаниям в медицинское учреждение сотрудника при наличии у него признаков острого кризисного состояния, суицидального поведения;
26. Проводить мероприятия по поддержанию оптимального режима служебной деятельности личного состава.