Делопроизводство в учреждениях

1. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. 
    
   Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др. 
    
   При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), Достоинства этой формы делопроизводства заключается в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. Такую форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет ленейно-функциональную организационную структуру. 
    
   При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации. 
    
   При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием и отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формировании дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. 
    
   Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. 
    
   Смешенная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства [4, c. 60-61].

 

 

2. Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую щих задач: 
   • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 
   • обеспечение единого порядка документирования, органи зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст вующими государственными нормативно-методическими документами; 
   • сокращение документооборота; 
   • разработка и внедрение нормативных и методических до кументов по совершенствованию документационного обес печения в организации и в подведомственной системе, прог рессивных технологий делопроизводства*. 
    
   Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий: 
   1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи цированных форм документов организации; внесение в них изменений. 
   2. Разработка и проектирование бланков документов. 
   3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. 
   4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен тов и выполнение информационно-справочной работы по документам. 
   5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов. 
   6. Контроль за правильностью оформления документов, пред ставляемых на подпись руководству. 
   7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус тановленный срок. 
   8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения. 
   9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 
   10. Организация и ведение делопроизводства по предложе ниям, заявлениям, жалобам граждан. 
   11. Организация контроля за работой с документами в струк турный подразделениях. 
   12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. 
   13. Контроль за правильностью оформления и формирова ния дел в структурных подразделениях организации. 
   14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива. 
   15. Повышение квалификации работников службы делопро изводства и архива, проведение совещаний и консульти рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства. 
   16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд ников службы делопроизводства*.

 

 

3. Инструкция по делопроизводству в организации. 
    
   Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. 
    
   Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[1]. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). 
    
   Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т. к. она позволит: 
    
   - регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации; 
   - закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства; 
   - сделать систему работы с документами стабильной; 
   - обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов; 
   - установить ответственность за работу с документами. 
    
   Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части (общие положения), основной части (тематические разделы) и приложений. 
    
    
   Общие положения. 
   В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция. 
    
    
   Основная часть. 
   Основная часть инструкции может включать три основных раздела: «Правила составления и оформления документов», «Организация работы с документами», «Документация по личному составу». 
    
   Раздел «Правила составления и оформления документов», как правило, включает несколько подразделов: 
    
   - «Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»; 
   - «Виды бланков организации и порядок их использования»; 
   - «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003); 
   - «Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания); 
   - «Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»; 
   - «Порядок изготовления и размножения документов»; 
   - «Правила оформления и заверения копий и приложений»; 
   - «Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»; 
   - «Порядок работы исполнителей с документами»; 
   - «Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи». 
    
   Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы: 
    
   - порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому); 
   - основные инстанции движения документов; 
   - порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.)); 
   - порядок учета объема документооборота. 
    
   В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется журнальная форма регистрации. В инструкцию по делопроизводству обязательно следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.

 

 

В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов» перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использования форм и отметок на документах.

В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и др.

Особого внимания заслуживает вопрос о ведении личных дел работников организации. Решение о необходимости их ведения принадлежит руководству организации (если нет решения вышестоящей организации). Если такое решение принято, то личные дела следует вести по всем правилам, а порядок их формирования и работы с ними необходимо закрепить в специальном подразделе«Правила формирования личных дел». В этом подразделе устанавливают категории работников, в отношении которых ведение личных дел обязательно (например, все работники организации или только материально ответственные лица). Необходимо установить также состав документов личного дела, порядок их подшивки в личное дело, периодичность проверок личных дел и порядок их подготовки для сдачи в архив.

В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив. 

В данном подразделе приводятся также правила подготовки дел к архивному хранению (включая оформление дела (подшивку или переплет), нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела), закрепляются требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, устанавливается порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

При составлении третьего раздела  «Документация по личному составу» следует учесть, что документирование трудовых отношений имеет специфику, определяемую профилем работы организации. Например, оформление трудовых отношений в научном учреждении и на промышленном предприятии, в медицинском учреждении или государственном учреждении будет различно, прежде всего, по составу необходимых документов.

Исходя из логики возникновения и развития трудовых отношений данный раздел может иметь следующую структуру:

- «Порядок оформления  приема на работу»;

- «Порядок оформления  перевода на другую работу»;

- «Порядок оформления  увольнения»;

- «Порядок оформления  отпусков»;

- «Порядок оформления  командировок»;

- «Порядок оформления  поощрений»;

- «Порядок оформления  дисциплинарных взысканий»;

- «Порядок оформления  и ведения трудовых книжек»;

- «Учет кадров».

 

 

start="4"

 К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие: 
 
3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними. 
3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации. 
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации. 
3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы. 
3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению. 
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации. 
3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения. 
3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия. 
3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации. 
3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам. 
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей. 
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 
3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников. 
3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия. 
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы. 
3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации. 
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

 

 

 

 

 

 

5. Должностная инструкция директора

 

_____________________________________________ (наименование  организации)	УТВЕРЖДАЮ ________________________________ (орган юридического  лица (учредители) ________________________________ (лицо, уполномоченное  утверждать
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ директора организации     00.00.0000                                                № 00	________________________________ должностную инструкцию) _______                _________________ (подпись)                   (фамилия, инициалы)

 

 

I.        Общие положения.  

 

1.Директор организации  относится к категории руководителей.

2. На должность  директора организации назначается  лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет

3. Директор организации  назначается на должность и  освобождается от нее

_________________________________________________________ .

(учредителем  организации, Общим собранием  учредителей или  иным  органом)

4. Директор организации  должен знать:

-        Конституцию Российской Федерации;

-        законы Российской Федерации, постановления и решения Правительства Российской Федерации, касающиеся отрасли предприятия и его работы;

-        постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, затрагивающие вопросы ведения производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия;

-        перспективы развития данной отрасли;

-        специализацию, профиль, особенности структуры предприятия;

-        технологию производства продукции организации и возможности ее производственных мощностей;

-        методы хозяйствования и управления предприятием в условиях рыночной экономики.

5. В своей деятельности  директор организации руководствуется:

-                 законодательством РФ;

-                 уставом организации;

-                 настоящей должностной инструкцией;

-        правилами внутреннего трудового распорядка организации;