Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции

5. Распорядительная  документация:

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному  составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному  составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и  наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых  норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных 

 денежных вознаграждений; при  приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а  также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой  совместно с заинтересованными  структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями – его заместителем по персоналу.

В приказах (распоряжениях) обязательно  указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов.

6. Учетно-кадровая документация:

Комплекс  учётной кадровой документации выполняет  функцию персонального учёта  работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и  последующем обновлении необходимых  индивидуальных сведений по составу  и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации  и накопления персональных данных работников комплекс учётной документации можно  разделить на две подгруппы:

• первичные учётные документы;
• производные (вторичные) учётные документы. 
  

К первичным  учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы № Т-2. В подгруппу производных учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией.

7. Документация  по учету использования рабочего времени, документация по расчету оплаты труда персонала:

Комплекс  документации по учёту использования  рабочего времени и расчётов с  персоналом по оплате труда информационно  базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учёта рабочего времени и расчёта соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный  комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

• табель использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12);
• табель использования рабочего времени (форма № Т-13);
• расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);
• расчётная ведомость (форма № 51);
• платёжная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счёт (форма № Т-54);
• лицевой счёт (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);
• записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60);
• записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61); 
  
• акт о приёмке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73).

8. Отчетная  и отчетно-справочная документация:

Комплекс  отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические  информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций  управления персоналом за определённый период времени.

Отчётная  документация характеризуется чёткой периодичностью представления её адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и т.д.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утверждённых органами функционального управления. Это, прежде всего, отчётная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчётные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

В работе кадровых служб значительное место занимает малоформализованая, внутренняя отчётно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно чёткой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.

9. Иная документация:

Организационно-правовая документация

Комплекс  организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы. 

Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным  актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания и иные вопросы регулирования  трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого  типового варианта подобных правил совместно  с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются  руководителем кадровой службы и  утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном подразделении  определяет статус подразделения в  иерархической структуре организации  и имеет следующие разделы  содержательной части: Права и обязанности  руководителя подразделения; Ответственность  руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Персональная  документация

Комплекс  персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения  трудовых правоотношений гражданина с  учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

• документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.
• документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда – резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почётная грамота и другие.
• документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие; 
  

• служебные документы, характеризующие  профессиональные, деловые, моральные  и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, учёных и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Трудовая  книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно  и всесторонне отражаются факты  трудовой биографии гражданина, его  квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособие по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приёма.

2. Формирование, ведение и оформление личных дел

Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:

• внесение записей в графы и разделы личного дела;
• добавление документов;
• изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;
• периодический учет входящих в личное дело документов;

Внесение записей в документы  личного дела осуществляется на основании  документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. 

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного  дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.