Информационные технологии в управлении отелем

Итальянскую компанию ”Италколор”, одного из ведущих европейских производителей лакокрасочных материалов (брэнд Rossetti ).

В 1999 - 2000 году ”Форт” активно  ведет строительство нового собственного здания и ремонт офисных площадей. 2000 год ознаменовался для компании окончанием строительства и переездом всех подразделений в новое здание.

С 2002 года ”Форт” постепенно переходит к оказанию услуг в сфере гостеприимства и бизнес-образования. Благодаря накопленному за долгие годы опыту и сплоченной команде, компания успешно вошла в эту новую для себя сферу деятельности и на сегодняшний день развивается весьма динамично.

Бизнес-Отель “Форт” - уютная мини-гостиница, расположенная в тихом месте, в 10 минутах от центра, круглосуточно открыта для приема гостей и оборудована согласно лучшим канонам европейского гостиничного бизнеса. Бизнес-Центр, созданный при гостинице, предлагает аренду конференц-залов и сопровождение бизнес-мероприятий любого уровня.

В гостинице работают доброжелательные люди, всего 30 человек. Организационная  структура.

 Функции служб гостиницы

1. Административная служба (директор, заместители директора)

Руководство обеспечением гостиницы  оборудованием, инвентарем, материалами;

Контроль за рентабельностью, соблюдением финансовой, договорной, трудовой дисциплины

Контроль за своевременным  проведением капитального и текущего  ремонтов

Контроль за проведением  мероприятий безопасности

Обеспечение образцового  содержания  гостиницы

Контроль за работой всех служб гостиницы

Создание качественной исполнительской  деятельности персонала

Взаимодействие с административными  службами других гостиниц.

2. служба приема и размещения (администраторы и менеджер)

Продажа номерного фонда

Регистрация и распределение  номеров

Обработка заказов на бронирование

Координация всех видов обслуживания гостей

Обеспечение гостей информации о гостинице, местных достопримечательностях и т.д.

Обеспечение руководства  гостиницы точными данными об использовании номерного фонда

Подготовка и выдача счетов за предоставленные услуги и осуществление  окончательных расчетов с клиентами

Контроль за статусами  номеров, ведение учетной документации.

3. финансовая служба (бухгалтеры)

Контроль и учет всех проводимых в отеле финансовых операций (получение  и выдача денежных средств, начисление заработной платы)

Операционное  обслуживание  денежными средствами; расчеты внутри отеля, с поставщиками и кредиторами;

Планирование финансово-экономической  деятельности гостиницы;

Подготовка отчетных форм для контролирующих  государственных  органов, владельцев гостиницы.

4. служба безопасности (охранники)

Защита жизни и здоровья гостей и персонала

Организация безопасности имущества  клиентов

Организация сохранности  собственности гостиницы

Взаимодействие с внешними  охранными структурами

Поддержка общественного  порядка и обеспечение надлежащего  поведения в общественных местах;

Незамедлительное реагирование в случае ЧС;

Осуществление контроля доступа  в отеле;

Предотвращение краж и  проникновения в отель посторонних  лиц;

5. Инженерная служба ( главный  инженер, плотник, электрики, сантехники)

Создание условий, для  функционирования систем жизнеобеспечения гостиницы;

Проведение текущего и  капитального ремонта помещений  и оборудования в гостинице;

Осуществление взаимодействия со всеми службами гостиницы.

6. служба обслуживания  номерного фонда (горничные, уборщица)

Уборка и поддержание  чистоты номеров, холлов, подсобных  помещений, офисов;

Обслуживание мини-бара

7. служба питания 

Обеспечение гостей и персонала  гостиницы питанием.

Основной услугой гостиницы  является размещение.

Характеристика номерного  фонда и оснащение номеров  – (приложение 2)

Дополнительные услуги:

Бесплатные (кипяток в  номер, вызов скорой, побудка, предоставление набора посуды, швейный набор)

Платные   услуги, не входящие в стоимость номера: прачечная, (глажка и стирка белья), мини-бар, продажа сувениров.

 

2.2 Программа Shelter

 

Программа Shelter разработана фирмой UCS, данный программный продукт отличается от всех остальных. Данная программа рассчитана на автоматизированный процесс бронирования поселение, выселение и т.д. все модули программы между собой связаны, поэтому вся информация производится быстро. Таким образом, новый it-продукт Shelter производит комплексную автоматизацию гостиницы.

Организовать работу отеля, при всей внешней простоте его  услуг (гость приехал, пожил и уехал) совсем не просто. Уже с самых первых минут пребывания у стойки постоялец гостиницы начинает оценивать скорость и качество работы ее служб. Туристы и путешественники, бизнесмены и молодожены, участники различных мероприятий: семинаров и съездов, стараются побыстрее заселиться в номер и воспользоваться всеми преимуществами жизни без забот о домашнем хозяйстве.

Автоматизируя гостиницу, руководство  поступает мудро. Первая задача, которую  тут же решает система, — заселение в кратчайшие сроки (примерно 30 секунд на гостя, в течение которых ему можно предложить бокал шампанского). После этого приятного начала гость ожидает отличного и своевременного сервиса в любой момент пребывания в отеле. Для этого система автоматизации координирует деятельность не только отдела приема и размещения служб, но и отдела продаж, службы финансового контроля и хозяйственной службы.

Сложность заключается в том, чтобы сделать выбор системы, которая учитывает специфику отельного бизнеса. Двух одинаковых гостиниц не бывает. Они отличаются размерами и качеством номерного фонда, набором услуг и гибкостью тарифов, схемой работы с гостями (поселение по брони или свободное размещение, бронирование конкретного номера или только его типа, места в номере). Некоторые гостиницы работают с туристами (заселяют группы, оформляют счета на группы, ведут списки) и туроператорами, другие предпочитают иметь дело с постояльцами-индивидуалистами. Гостиница может быть ведомственной или туристической, что тоже влияет на особенности отчетности. Поэтому система автоматизации должна быть гибкой и настраиваемой. Компания HelpLine рекомендует владельцам отелей систему Shelter. Эта программа давно существует на рынке и опробована в работе гостиницами самого разного типа. Разработки нового функционала позволяют учесть и специфику санатория. Сегодня ею пользуются более 200 российских и зарубежных отелей, санаториев и домов отдыха.

Настройтесь на лучшее

Информация о номерном фонде, тарифных планах, видах услуг, условиях проживания и способах оплаты настраивается индивидуально для каждой гостиницы. При этом система Shelter оптимизирована для работы в российских правовых широтах, учитывая отечественные принципы и требования. К примеру, поселение на час у нас запрещено — только на сутки, зато во многих гостиницах до сих пор есть двух- и трехместные номера, где можно купить койко-место (что неприемлемо для зарубежных отелей). Программа адаптирована к российскому законодательству и работает с  кассовыми аппаратами, разрешенными к использованию в гостиничном бизнесе.

Добро пожаловать!

Гостиница начинается с портье. Когда множество людей, приехавших в группе, размахивают чемоданами и требуют ключи, сотрудник за конторкой должен быть спокоен и расторопен. Интерфейс рабочего места портье максимально прост и интуитивно понятен. Заселение ведется с использованием сетки номеров на основании сделанной ранее брони или без нее. Кроме заселения, в ведении портье находится вся текущая работа с клиентом. Ее у него немало. Он вносит в систему данные о пользовании услугами и оплате, переселяет клиентов из номера в номер, резервирует номера, информирует звонящих о текущей и будущей загрузке гостиницы. Портье выставляет клиентам счета и даже страхует гостей, выдавая им полисы.

Сколько стоит автоматизация  гостиницы? А сколько стоит удобство гостей и ваши нервы?

В хозяйстве все пригодится

Чтобы гостям было всегда приятно  и уютно, хозяйственная служба отеля беспрерывно поддерживает все части отеля в чистоте. Система автоматизации помогает сотрудникам управлять поддержанием порядка. С помощью системы можно контролировать данные о санитарном состоянии номеров, координировать работу горничных, организовывать бюро находок, в котором фиксируются сведения о найденных в номерах вещах. Shelter содержит необходимые инструменты для анализа текущего состояния номеров и управления их статусом (чистый, грязный, неисправен или вне продажи). Здесь же можно оставлять любые отметки. Так ответственные за красоту и чистоту отеля никогда не забудут, что в номере 13 требуется сменить полотенца, белье или халат, произвести определенную уборку или сделать мелкий ремонт. А гость, которому не пришлось пять раз напоминать портье о том, что в ванной не работает фен, быстро забудет о мелкой накладке, если порадовать его оперативной работой.

А кушать хочется всегда

Клиента важно накормить, причем желательно не в убыток гостинице. Это — дополнительная выгода. Поэтому кафе или ресторан отеля тоже нужно автоматизировать. Но две независимые системы управления в одной гостинице — это явно перебор. Важнейшим аргументом в пользу комплекса Shelter является возможность интеграции с универсальной мегасистемой автоматизации любого «пищевого предприятия» R-Keeper.

Звонок

Телефоном в номере не пользуются только совершенно безразличные к сигналам из внешнего мира люди. Все нормальные путешественники и трудоголики звонят из гостиницы домой или деловым партнерам. В системе Shelter имеется возможность интеграции с телефонной станцией. В интерфейсе системы будет представлена информация о сделанных звонках и их стоимости. Система автоматически определит тип телефонного доступа в номере, подсчитает стоимость звонка на основе настраиваемых прейскурантов на различные внешние линии. Все переговоры сохраняются в архиве. Если развлечений в виде разговоров с родственниками гостю окажется недостаточно, то к его услугам — каналы кабельного телевидения. «Расход» платного видеоэфира также учитывается в интерфейсе Shelter.

Прошу в кассу

Финансовая история каждого  гостя ведется в его персональном счете, так называемом фолио. В любой момент клиент может заплатить по счету полностью или частично, причем оплата может быть и наличной и безналичной.

Извольте  отчитаться

Ну и, разумеется, без функции анализа не может существовать ни одна система автоматизации. Отчеты, которые доступны руководителям отеля в системе Shelter, так же разнообразны, как и сама функциональность гостиницы. Здесь достаточно информации для анализа и планирования любой деятельности, поскольку все, что когда-либо вносилось в систему, остается в базе и может быть просмотрено, обдумано и учтено.

Здесь нужно не забывать еще и о том, что в отличие от многих других программ, гостиничная система должна работать круглосуточно в режиме реального времени. Сбой системы чреват потерей данных, поскольку через нее ежесекундно происходит большое количество транзакций (особенно при наличии платных телеканалов и телефонных тарификаторов). Shelter — надежная и быстрая система. Гость у стойки администратора никогда не будет ждать, пока тот справится с компьютерными проблемами.

А если в работе все же возникают затруднения, сотрудники нашей компании придут на помощь. Мы обеспечиваем качественное сопровождение и обслуживание внедренного комплекса.

 

2.3 Internet в гостинице “Форт»

 

Само слово Интернет, конечно, знакомо уже все. Об интернете  говорят все и повсюду, его  хвалят и его ругают, он источник масштабных преимуществ и не менее  масштабных проблем. Всемирной сетью  пользуются и на межгосударственном уровне, и на самом что ни на есть бытовом. Услуга беспроводного доступа  в сеть Интернет преимущественно  востребована деловыми путешественниками. Доступ в интернет из гостиницы «Форт» возможен через компьютер администратора и всех остальных работников отеля. Основной принцип работы беспроводной сети заключается в передаче данных по определенной радиочастоте, а не по проводам. Аппаратура установлена  на стенах кабинета. Посетитель гостиницы  может подсоединится к всемирной  паутине в любой точке отеля.

Через интернет администратор  принимает заявки с сайта на бронирование  номеров.

Важным моментом при подключении  к интернету является безопасность. На всех компьютерах в гостинице  стоит антивирусная система.

Сайт гостиницы имеет электронный адрес  www.fortural.ru,  email:hotel@fortural.ru. Сайт  на данное время не актуален, имеется устаревшая информация.  На сайте размещена информация о номерном фонде, стоимость проживания, фотогалерея, онлайн бронирование, спецпредложения, информация по бизнес-центру. В ближайшее время информацию на сайте обновят.