Организационная диагностика на примере Магазина "Байрам"

При изучении системы  вышеописанного подразделения, выявлено, что у начальника и возможных специалистов нет  должностных инструкций. Это негативный момент в системе организации и обеспечения деятельности, так как невозможно четко отследить многие факторы:  взаимодействие с другими должностными лицами; квалификационные требования; подчиненность и подчиненных; порядок замещения на должности; основные выполняемые задачи и функции; регламентация четкого распределения прав и обязанностей, а также ответственности и полномочий. Должностные инструкции должны быть на каждом предприятии независимо от масштабов  и видов его деятельности.

В организации применяется централизованная форма ведения  бухгалтерского учета, при которой все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в бухгалтерии. Данная форма учета характерна для небольших организаций, имеющих сравнительно небольшой объем документооборота, являющейся самой оптимальной с точки зрения  делопроизводства. Бухгалтерская документация, является частью управленческой документации, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность.

Бухгалтерскую службу на предприятии  возглавляет главный бухгалтер, в обязанности которого входит:

 

Рис.5 Функции главного бухгалтера ООО «Байрам»

 

В ООО «Байрам» нет также такого необходимого подразделения, как группа финансового контроля, которое необходимо для формирования комплекса организационных и других мер, призванных обеспечить соблюдение внутреннего контроля в организации, своевременное выявление, предотвращение и ограничение нарушений.

 

 

2. Структуризация проблемного поля организации

 

 

Проведя диагностику ООО «Байрам» сформируем качественный список проблем организации. Для этого проведем в определенную структуру проблемное поле с выявленными проблемами организации, на которое руководству ООО «Байрам» следует остановиться в ближайшем будущем.

Проведем выявленные проблемы по пунктам:

1. Ошибка в управление как неумение, под которым менеджеры понимают  обеспечивать фактическое выполнение решений. А особенно актуальные ошибки для организации сегодня выделены незнания, предубеждения, управленческие иллюзии, естественные ошибки,  а также ошибки дисфункциональной склонности.
2. Существуют разногласия в согласованности целей основных подразделений с общими целями организации, так как основная часть руководящего состава считает текущую выручку в ближайшее время основным стимулом в работе. Хотя основная долгосрочная цель – завоевание как можно большей территории рынка продаж продуктами питания
3. Невыполнение управленческих решений, в основном из-за отсутствия обратной связи по назначенному решению определенному отделу/подразделению/сотруднику. Также происходит рассеивание целей фирмы на уровне подразделений/сотрудников и принимаются маятниковые решения.
4. Несвоевременное финансирование закупок продуктов – ошибки в работах финансового отдела, бухгалтерии, а также несвоевременная подача документов отдела закупа в финансовый отдел и бухгалтерию;
5. Несвоевременная транспортировка в магазины для реализации – ошибки в работе отдела транспорта;
6. Несоответствие первичных документов с реальными поставками, нарушение договоров поставки – не проверяются документы от поставщиков отделом закупа, отделом продаж;
7.   Нарушение трудовой дисциплины – ошибка в работе отдела кадров;
8. Отсутствие в организации положения о бухгалтерии – в связи с чем, непонятно, насколько бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, как она создается, с какими сотрудниками взаимодействует, какие функции выполняет, на сколько штатных единиц рассчитана. Не регулируется внутренними распорядительными документами порядок взаимоотношений между руководителем предприятия и главным бухгалтером, что в последствии, может очень негативно сказаться на деятельности фирмы. Отсутствует регламент регулирования таких взаимоотношений, который организации будет необходимо разработать.
9. Не на всех сотрудников разработаны должностные инструкции. Это негативный момент в системе организации и обеспечения деятельности, так как невозможно четко отследить многие факторы:  взаимодействие с другими должностными лицами; квалификационные требования; подчиненность и подчиненных; порядок замещения на должности; основные выполняемые задачи и функции; регламентация четкого распределения прав и обязанностей, а также ответственности и полномочий. Должностные инструкции должны быть на каждом предприятии независимо от масштабов  и видов его деятельности.
10. Нет подразделения - группа финансового контроля, которое необходимо для формирования комплекса организационных и других мер, призванных обеспечить соблюдение внутреннего контроля в организации, своевременное выявление, предотвращение и ограничение нарушений.

Для того, чтобы уменьшить общий объем проблем за счет исключения второстепенных распределим по степени важности перечисленный проблемы ООО «Байрам». И некоторые из них объединим, так как они разные только по особенностям формулировок, но не по содержанию.

Проблема под  номером 2 - разногласия в согласованности целей – самая важная. Далее по степени важности номер 3 и номер 1- невыполнение управленческих решений, номер 10 – отсутствие группы финансового контроля,  номер 4 – несвоевременное финансирование закупок продуктов, номер 5 и 6 объединим в одну проблему для ООО «Байрам», а также номер 8 и номер 9.

Чтобы выявить  причинно-следственные связи между проблемами воспользоваться методом попарного сравнения и результаты оформить в виде таблицы 7.

Таблица 7

Метод попарного сравнения проблем ООО «Байрам»

	Номер проблемы
Номер проблемы	*	1	2	3	4	5	6	7
	1	*
	2		*
	3			*
	4		0		*
	5				0	*
	6	0	0		0		*
	7			0		0	0	*

 

Между проблемами можно выявить общий характер взаимосвязи, т.е. причинно-следственные связи в каждой группе проблем.

Выявить причинно-следственные связи между группами проблем. Для  этого целесообразно воспользоваться методом попарного сравнения и результаты оформить в виде таблицы. Условно эти 7 проблем (после объединения некоторых в одну), можно поделить на вызывающие (наличие одной проблемы причинно обусловливает появление другой) и обостряющие (когда снятие какой-либо причины, обостряющей проблему, приводит к снятию проблемы).

Построим граф-дерево взаимосвязи проблем. Такая структуризация проблем позволяет выявить главные направления изменений. К ним можно отнести:

• Проблемы определения и распределения служебных функций;
• Формирования организационной структуры;
• Мотивации сотрудников;
• Развития организационной культуры.

 

 

 

Рис. 6 Граф-дерево взаимосвязи проблем - выявление корневой проблемы предприятия

 

Выявление корневой проблемы предприятия: нет  представления общей одной цели работы ООО «Байрам» всеми сотрудниками и стратегии, обеспечивающей подготовку и повышение деятельности, в том числе квалификации кадров; также низкая требовательность и ответственность руководителей снижает экономические результаты; система оплаты труда недостаточно мотивирует работников; отсутствие сопричастности к общему делу не формирует социокультурные ценности; неправильное оформление документов и их несвоевременная подача на оплату ведет к сбоям в работе предприятия.

В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, чем и когда  должна заниматься организация. Главная  проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей.

 

3. Проектирование элементов системы  управления

 

 

Процесс организационного реформирования ООО «Байрам» предлагается проводить  в два этапа с промежутком  в 2 - 3 года для подготовки к реализации второго, наиболее трудоемкого, этапа. Реализация первого этапа и включает нижеперечисленные мероприятия.

Анализ организационной структуры  показывает наличие необоснованного  количества заместителей первого руководителя с фактическим дублированием  полномочий, таких как заместитель  директора по общим вопросам, заместитель  директора по коммерческим вопросам и 3 отдельных руководителя для каждого  подразделения. Распределение их обязанностей представляется нам весьма условным. Также является сомнительной фактическая  загруженность и, соответственно, необходимость  наличия двух заместителей директора. Целесообразность подчиненности водителя напрямую заместителю директора  также представляется весьма сомнительным.

Таким образом, предлагается вывести  из штатного расписания должности "заместитель  директора по общим вопросам", "заместитель директора по коммерческим вопросам" и ввести должность " первый заместитель директора" с  консолидацией всех функций по распределению  и торговле в одних руках.

Далее предлагается вывести из штатного расписания должности "Руководитель подразделения в г. Уфе", "Руководитель подразделения в г. Бирск" и «Руководитель подразделения № 2 в г. Уфе», ввести в штатное расписание должность "ответственный руководитель подразделений" с объединением функций.

В целях построения единой политики в области экономики и финансов предлагается подчинить должность "менеджера по подбору персонала" непосредственно главному бухгалтеру и возложить дополнительные обязанности.

Необходимо, чтобы водитель непосредственно  стал подчиняться «первому заместителю  директора», а не заместителю директора по общим вопросам, что целесообразно.

 

Предлагаемая  организационная структура управления ООО «Байрам»:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 7. Разработанная организационная структура

 

Таким образом, в завершение реализации первого этапа следует отметить, что за счет вышеприведенных мероприятий  можно достигнуть оптимизации численности  административно-управленческого персонала  до 20 – 25 человек, что даст среднегодовую  экономию по ФОТ и страховым взносам (при средней заработной плате  в 10 тыс. руб.) от 268 тыс.руб. При этом необходимо рассмотреть вопрос повышения заработной платы оставшимся сотрудникам в пределах 10 - 20% (отдать половину экономии) для снятия социальной напряженности коллектива.

Совершенствование процессов управления представим в таблице 8.

Таблица 8

 Недостатки в организации учета и их устранение

Выявленный недостаток	Последствия для организации	Фактически сделано
Неэффективная структура управления организацией	Возникновение ошибок, неточностей в  учете	разработанная организационная структура
Отсутствие должностных инструкций у персонала	Путаница в функционале, нет четкой схемы движения документов	разработанные должностные инструкции
Отсутствие положения о бухгалтерии, утвержденного приказом руководителя	Бесконтрольность в составлении  и сдаче отчетности, выполнении функций  бухгалтерии	разработанное положение о бухгалтерии

 

Акцент в совершенствовании  необходимо сделать на выявленные недостатки в учете и контроле, которые  обнаружены в процессе проведенного исследования, так как именно на них основан процесс расчетов с поставщиками и покупателями.

По результатам выявленных нарушений  необходимо принять следующие меры:

1. Разработать должностные инструкции персоналу предприятия

Должностная инструкция для главного бухгалтера, менеджера по подбору персонала  и менеджеров отделений разработаны  для ООО «Байрам» в Приложении 3. Благодаря использованию должностных  инструкций предприятие сможет контролировать обязанности своих работников, разграничить функционал персонала. Это документ, регламентирующий производственный процесс  каждого работника. Обычно включает в себя краткое изложение основных обязанностей, полномочий и необходимых  навыков, относящихся к конкретной должности в организации. Его  нужно утвердить как приложение к учетной политике ООО «Байрам».

2. Закрепить приказом Положение о бухгалтерии. Положение о бухгалтерии необходимо, т.к. непонятно, кто ведет учет в организации. Положение о Бухгалтерии раскрывает основные функции и задачи бухгалтерии предприятия, а также права и обязанности бухгалтерии. За организацию финансовой работы и бухгалтерского учета в организации отвечает руководитель данной организации. Для ведения в организации финансовой работы и учета (статистического, оперативного и бухгалтерского) организуется бухгалтерия в виде самостоятельного специализированного структурного подразделения, которое входит в состав управления. Бухгалтерская служба состоит из бухгалтерии. В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» руководитель организации назначает главного бухгалтера, который непосредственно подчиняется ему.

С переходом к рыночной экономике  функции предприятия по организации  обучения и обеспечению его надлежащего  качества значительно расширяются. Прежде всего это связано с ослаблением роли государственного регулирования подготовки квалифицированной рабочей силы через систему профессионально-технического образования и переподготовкой высвобождаемой значительной части рабочей силы, с повышением требований к гибкости рабочей силы, повышением значимости процессов перемены труда, с ориентацией предприятия на Удовлетворение потребности в квалифицированной рабочей силе за счет собственных работников.

Отсюда и требования к гибкости (подвижности) системы переподготовки и повышения квалификации, к ее способности быстро менять содержание, методы, организационные формы в  соответствии с потребностями производства и ситуацией на рынке труда.