Совершенствование первичного учета и документооборота в организации

Бухгалтер-экспедитор – ведет учет товарно-материальных ценностей. Бухгалтер ведет учет труда и его оплаты, а также совмещает обязанности кадрового работника. Форма учета – журнально-ордерная. Учет по журнально-ордерной форме проводится следующим образом. Полученные бухгалтерией первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов. Кроме того, обработка включает внесение сведений из данных документов в соответствующие регистры таблицы, ведомости и в кодировании хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. (Сведения по ряду операций не заносятся во вспомогательные документы, а поступают сразу в журналы-ордера.) Расчеты по кассе оформляются дополнительно в кассовой книге, а затем из нее переносятся в соответствующие журналы-ордера.

В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются полные обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Затем сведения из журналов-ордеров переносятся в главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебетам счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам.

По сведениям из Главной книги составляется баланс и оформляется отчетность предприятия (месячная, квартальная и годовая). 
Часть участков учета автоматизирована: учет заработной платы, основных средств и учет расчетов.

Особенности организации бухгалтерского учета представлены в учетной политике предприятия. Учетная политика составлена в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, Налогового кодекса РФ, Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 г. № 60н и приказа МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ».

Учетной политикой регламентируется порядок учета основных средств предприятия, материально-производственных запасов, покупных товаров, выпуска готовой продукции, учет расчетов, порядок образования и распределения прибыли, сроки и порядок выдачи заработной платы и проведения инвентаризации.

Согласно учетной политики, инвентаризации проводятся постоянно действующей комиссией, утвержденной приказом руководителя 2 раза в год в июне и в декабре. Внеплановые инвентаризации проводятся при смене материально-ответственных лиц, при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей. 
 
         2.3 Организация первичного учета в ООО «Старый парк» 
 
         Согласно перечню должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов:

• право подписи разрешения на выдачу наличных денег из кассы имеют руководитель предприятия (право первой подписи) и главный бухгалтер (право второй подписи);
• выдачу наличных денег – кассир предприятия;
• первичных документов по учету основных средств – главный бухгалтер и руководитель предприятия;
• первичных документов по учету труда и его оплаты – бухгалтер (он же работник кадровой службы), главный бухгалтер и руководитель предприятия;
• первичных документов по производству продукции и учету товарно-материальных ценностей – заведующий производством.

Рассмотрим основные первичные бухгалтерские документы, которые используются на предприятии.

План-меню Код по ОКУД - 0903106. Ежедневно, накануне дня приготовления пищи заведующим производством составляется план-меню. Данный документ составляется в одном экземпляре и утверждается директором предприятия. Блюда в план-меню записываются в следующей последовательности: холодные закуски, первые блюда, вторые блюда, третьи блюда, комплексные обеды.

Дневной заборный лист Код по ОКУД - 0903111. Применяется для оформления отпуска изделий из кухни в летнее кафе и гриль. Бланки дневных заборных листов нумеруются бухгалтерией предприятия и выдаются каждому материально ответственному лицу под расписку, в особом журнале. В каждом экземпляре заборного листа бухгалтерией указывается сумма лимита дневного отпуска продуктов данному материально ответственному лицу. Выписываются заборные листы в двух экземплярах. Заведующий производством при отпуске изделий из кухни заполняет соответствующие графы первого экземпляра заборного листа под копирку. Первый экземпляр вручается продавцу, а второй остается у заведующего производством. Возврат нереализованной продукции из летнего кафе и гриля отражается в отдельной графе заборного листа. По окончании смены определяются итоги натуральных показателей и стоимость отпущенной продукции по заборному листу, которые взаимно сверяются. Заборные листы сдаются в бухгалтерию при отчетах материально ответственных лиц с приложенной квитанцией о сдаче выручки.

Акты на бой, лом и утрату посуды и приборов Коды по ОКУД - 0903117, 0903118. Применяется для оформления возникшего по тем или иным причинам боя, лома и утраты столовой посуды и приборов. Составляется комиссией, куда входят: заведующий производством или главный бухгалтер, материально ответственное лицо. Акт составляется в двух экземплярах, один передается в бухгалтерию, другой  остается у материально ответственного лица. В акте перечисляются отдельно предметы столовой посуды и приборов, пришедших в негодность в процессе пользования ими (бой, лом и т. д.) и отдельно утраченные (недостающие) предметы.

Калькуляционная карточка Код по ОКУД – 0903102. Калькуляционная карточка предназначается для определения продажной цены отдельно на каждое блюдо кухни. Для наиболее точного определения цены одного блюда калькуляция составляется из расчета стоимости сырья на сто блюд. Продажная цена блюда сохраняется впредь до изменения сырьевого набора блюда или стоимости сырья. При изменении сырьевого набора (стоимости сырья) новая продажная цена исчисляется в следующей свободной графе калькуляционной карточки. Калькуляционные карточки регистрируются в специальном реестре. Правильность исчисления продажной цены блюда подтверждается подписями заведующего производством и бухгалтером-калькулятором, и утверждается директором предприятия.

Акт о реализации и отпуске изделия кухни Код по ОКУД – 0903103. Акт о реализации и отпуске изделий кухни составляется ежедневно заведующим производством на основании кассовых чеков. Реализованные и отпущенные изделия группируются в акте по видам готовой продукции. Порционные блюда, имеющие повышенную наценку, выделяются в отдельную группу. Акт является приложением к отчету заведующего производством о движении продуктов на кухне. Акт составляется вручную заведующим производством.

Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни Код по ОКУД – 0903114. Форма предназначена для учета на кухне остатков продуктов, полуфабрикатов и нереализованных готовых изделий. Количество необработанного сырья записывается в графе 3. Остатки полуфабрикатов и готовых изделий пересчитываются в сырье по нормам рецептур, которые были предусмотрены при составлении калькуляций на данные полуфабрикаты или готовые изделия. Акт составляется комиссией при инвентаризации и при смене бригады. Накладная на внутреннее перемещение товара. Внутреннее перемещение товара оформляется накладной на внутреннее перемещение. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания ТМЦ, а второй - принимающему подразделению для их оприходования. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя ТМЦ, после чего он сдается в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Первичное документальное оформление операций по движению денежных средств. Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением следующих первичных документов:

Договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

• приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
• расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);
• кассовая заявка (форма N 408027);
• объявление на взнос наличными (форма N 0402001);
• справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6);
• препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма N 0402006);
• авансовый отчет (форма N АО-1);
• доверенность (формы М-2);
• акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма N ИНВ-15).

Приходный кассовый ордер служит для приемки денег, а расходный кассовый ордер - для выдачи денег. На основе кассовых заявок от предприятия, банком определяется лимит денежной наличности в кассе.

Авансовый отчет служит для отчета подотчетных лиц за выданные им ранее суммы на командировочные или административно-хозяйственные расходы. Доверенность предназначена для получения сотрудниками товарно-материальных ценностей в других организациях. Объявление на взнос наличными используется для передачи денежных средств из кассы предприятия в банк (например, для сдачи выручки).

Книга кассира-операциониста служит для учета и контроля этих расчетов с населением. ККМ (контрольно-кассовая машина) печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в книге кассира-операциониста, а затем из них переносятся в кассовую книгу предприятия. 

Безналичные расчеты с другими предприятиями осуществляется на основании платежного поручения. Первичное документальное оформление операций по учету труда и его оплаты. Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в ООО «Старый парк» используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) применяются для оформления и учета, работников принимаемых на работу по трудовому договору. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) генерального директора. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) генерального директора.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) используются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. М Т-6) применяются для оформления и учета от пусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, графиком отпусков и трудовым договором (контрактом). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков визируется бухгалтером и подписывается генеральным директором.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ф. Т-8) применяются для оформления и учета увольнения работника. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Данная форма предусматривает только учет использования рабочего времени. При этом оплату труда начисляют в расчетной ведомости (ф. № Т-51). Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам с учетом отработанных работниками дней.

Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченной в срок заработной платы, по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет. Первичное документальное оформление операций по учету основных средств предприятия

Необходимо отметить, что постановлением от 21 января 2003 г. N 7 Госкомстат РФ утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Одновременно признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств принятые ранее. На предприятие были учтены эти изменения и применяются только вновь утвержденные формы.